I. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Thanh Nam
I.4.4.Hệ thống sổ sách
Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ” và đợc thực hiện ghi chép trên máy vi tính.
Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tơng ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đa vào sổ kế toán có liên quan nh bảng kê, sổ thẻ chi tiết Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng… hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề
phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo tài chính.
Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của công ty
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán Công ty Thanh Nam có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đa ra một số nhận xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này.
Chứng từgốc
Bảng kê
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán
II. Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ . .
II.1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Thanh Nam.
Nh phần trên đã nêu ( Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam) việc bán hàng của Công ty Thanh Nam chủ yếu đợc tổ chức thực hiện trên 3 phơng thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đờng bu điện. Tuỳ vào từng phơng thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không đợc đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên.
• Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán buôn.
Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đờng về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi th chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và th chào hàng của Công ty đa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã đợc phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với ngời mua hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng đợc lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần) :
Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua.
Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.