1.7.2.1Giới thiệu và phân tích khái quát về nghiệp vụ bán hàng:
1. Giới thiệu :
Hoạt động bán hàng được nằm trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp. chu trình doanh thu bao dồm các nghiệp vụ kinh tế ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh tốn. Trong nghiệp vụ bán hàng cĩ bốn sự kiện kinh tế xãy ra, đĩ là:
Nhận đơn đặt hàng của khách hàng
Giao hàng hố hoặc dịch vụ cho khách hàng Yêu cầu khách hàng thanh tốn tiền
Nhận tiền thanh tốn
Trong quy trình bán hàng cĩ hai loại:
Bán hàng thu tiền ngay: các sự kiện kinh tế xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế tốn ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế tốn
Bán chịu hàng hố hoặc dịch vụ: mỗi sự kiện kinh tế xãy ra tạo một nghiệp vụ kế tốn tại những thời điểm khác nhau.
2. Phân tích khái quát về nghiệp vụ bán hàng:
Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng
Đây là bước xử lý đầu tiên của nghiệp vụ bán hàng, bước nhận đơn đặt hàng gồm các hình thức
Nhân viên khinh doanh nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ các khách hàng là các cá nhân tổ chức, đơn vị, các cơng ty khác.
Nhận đơn đặt hàng gián tiếp:
Phịng kinh doanh nhận đơn đặt hàng qua điện thoại,Fax,…
Đối với hình thức nhận đơn đặt hàng thì lưu ý trong đơn đặt hàng phải ghi đầy đủ các thơng tin như là:
Tên và địa chỉ đơn vị bán( cơng ty), số lượng hàng, thời gian giao nhận, phương thức vận chuyển hàng, hình thức thanh tốn..
Khi đã cĩ đủ các yêu cầu trên bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu , lập lệnh bán hàng chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng
Để giảm rủi ro do khơng thu được tiền nợ mã khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa. Chấp nhận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này cĩ làm tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay khơng để xét duyệt chấp thuận bán chịu
Trong bước này thì tham gia vào hoạt động xử lý nhận đặt hàng này cĩ hai bộ phận là bán hàng tín dụng thuộc chức năng tái vụ.
Gửi hàng cho khách hàng:
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng. Bộ phận gựi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm định trước khi tiến hành đĩng gĩi gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng.
Giấy gửi hàng này cĩ thể là bản sao của PackingSlip hoặc cĩ thể là vận đơn(Bill of Lading). Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữ hộ
bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thơng tin liên quan tới hàng gửi như: chủng loại, số lượng hàng, trọng lượng hàng.
Lập hố đơn bán hàng
Đây là bước cơng việc thứ 3 trong chu trình doanh thus sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển đến bọ phận lập hố đơn.lúc này bộ phận lập hố đơn đã cĩ đủ chu7nng1 từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hồn tất và do đĩ bộ phận này tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ cĩ liên quan và lập hố đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hồn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế tốn phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Nhận tiền thanh tốn:
Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình khi khách hàng gửi check thanh tốn và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại lập bảng kê nhận check thanh toan và chuyển check thanh tốn này cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế tốn phải thu, thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng kế tốn phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh tốn.
Trong trường hợp hàng bị khách hàng trả lại hoặc xố nợ phải thu:
Nếu khách hàng trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận hàng và lập phiếu nhập kho cho số lượng hàng bị trả lại. căn cứ phiếu nhập kho bộ phận hố đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại. căn cứ chứng từ này, kế tốn phải thu điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng.
Trong trường hợp: Doanh nghiệp khơng thể thu nợ căn cứ bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, trưởng tài vụ ký duyệt cho xố nợ phải thu căn cứ vào đĩ bộ phận lập hố đơn lập Credit Memo
ghi nhận nghiệp vụ xố nợ phải thu và căn cứ chứng từ này kế tốn phải thu ghi giảm chi tiết phải thu khách hàng.
Credit Memo là chứng từ kế tốn ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thhu như hàng bán khơng đúng yêu cầu bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán hoặc xố nợ phải thu do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi tên người mua chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, số tiền của hàng bị trả lại hoặc giảm giá. Một bản của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng trả lại hoặc giảm giá hàng bán.
Cơng ty Cổ Phần Nam Việt ĐƠN ĐẶT HÀNG
BM 01- BH
Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm…
Tên người đặt hàng: ………..
Đơn vị………..
Địa chỉ:………..
Điện thoại :……….. Fax: ……….
Hình thức thanh tốn:………..Tại:………..Số tài khoản:……… Số TT Tên sản phẩm Quy cách , đĩng gĩi Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thời gian giao hàng Địa điểm giao hàng Ghi chú