Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
3.2.2. Những vấn đề cần hoàn thiện.
3.2.2.1. Về phân loại nguyên vật liệu.
Hiện nay, việc phân loại vật liệu cha phân nhỏ thành từng thứ vật liệu nên công ty cha lập ra đợc hệ thống sổ danh điểm vật liệu để phòng kế và các phòng ban khác có thể sử dụng thống nhất, tránh nhầm lẫn trong việc kết hợp quản lý vật liệu.
Công ty nên mở sổ danh điểm theo từng nhóm vật liệu để tiện cho công tác quản lý của đơn vị, đồng thời tiện cho công tác kế toán trên máy vi tính sau này.
Ví dụ: danh mục vật t kho :Vật liệu xây dựng cơ bản
Danh mục Tên vật t Quy cách Đơn vị
1 Thép Φ6 Cuộn Kg
2 Thép Φ8 Cuộn Kg
3 Thép Φ10 Cây Kg
.... .... .... ....
15 Gạch xây (lỗ) Nội Viên
16 Gạch xây (đặc) Nội Viên
17 Gạch lát nền Trung Quốc Viên
18 Gạch lát nền Nội Viên
.... .... .... ....
Khi đã phân loại nguyên vật liệu một cách chi tiết nh vậy, việc quản lý sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra khi xí nghiệp áp dụng kế toán trên máy vi tính, áp dụng các phần mềm kế toán vào công tác kế toán thì việc không thể thiếu đợc là phải phân loại nguyên vật liệu thành từng quy cách, gọi là Bảng danh mục vật t hàng hoá. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến loại nguyên vật liệu nào, kế toán chỉ việc nhập số lợng theo loại đã có sẵn trong danh mục. Nếu là vật liệu mới, chỉ cần bổ xung tên, quy cách của nguyên vật liệu đó vào Bảng danh điểm.
3.2.2.2. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Một nguyên tắc kế toán rất quan trọng đòi hỏi kế toán phải đặc biệt chú ý, đó là nguyên tắc thận trọng. Việc thực hiện bằng cách trích lập ra các khoản dự phòng 60
giảm giá, trong kế toán nguyên vật liệu đó là lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nó giúp cho các rủi ro tài chính nằm trong giới hạn có thể kiểm soát đợc.
Vấn đề đặt ra đối với xí nghiệp là việc trích lập ra các khoản dự phòng đợc tiến hành nh thế nào?
Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với việc trích lập dự phòng là khoản dự phòng là bao nhiêu là vừa đủ, dự phòng quá lớn không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn, dự phòng quá nhỏ so với yêu cầu sẽ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn đến tình trạng mất cân đối vốn lu động, ảnh hởng tới sản xuất kinh doanh.
Hiện nay, Bộ Tài chính đã có văn bản hớng dẫn các doanh nghiệp trích lập dự phòng. Giá cả của bất kỳ loại nguyên vật liệu nào cũng thờng xuyên không ổn định, có thể tháng này vật liệu lên cao hơn tháng trớc và ngợc lại, ảnh hởng đến tính chính xác thực tế vật liệu mua vào và càng khó khăn hơn cho việc hạch toán kết quả kinh doanh. Vì vậy, để đảm bảo tính ổn định giá trị vật liệu, tránh đợc các cú sốc của thị trờng thì chúng ta nên trích lập dự phòng
Thứ nhất, các doanh nghiệp tiến hành tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán.
Nếu dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn năm trớc thì số chênh lệch lớn hơn đợc lập thêm, kế toan ghi:
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán
Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trờng hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán
Khoản dự phòng nếu có phát sinh đợc tính vào giá vốn hàng bán
Thứ hai, chỉ trích dự phòng đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trờng giảm xuống so với giá gốc.
Ví dụ nh cuối kỳ, nếu thấy giá của nguyên vật liệu tồn trong kho trên thị trờng giảm so với giá mua về thì cuối niên độ kế toán, phải trích lập dự phòng cho các loại nguyên vật liệu đó.
Thứ ba, dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc tính riêng cho từng mặt hàng, không lấy phần tăng của mặt hàng này để bù phần giảm của mặt hàng khác.
Nguyên tắc này có thể thể hiện cụ thể ở ví dụ sau:
Trong kỳ, xí nghiệp tồn kho hai loại nguyên vật liệu là sắt và thép, trong đó, cuối kỳ thấy giá của thép trên thị trờng giảm so với giá nhập kho, trong khi đó, giá của sắt lại tăng. Điều đó không có nghĩa là không trích lập dự phòng mà vẫn phải trích lập cho thép, không phải trích lập cho sắt.
Thứ t, dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ đợc tính theo khối lợng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm tính dự phòng.
Mức tính dự Số lợng hàng Giá trị hàng Giá trị hàng phòng = tồn kho bị x (tồn kho - tồn kho trên )
giảm giá trên sổ thị trờng
TK sử dụng: TK159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng
Bên Có: Trích lập dự phòng
D Có: Dự phòng đã trích cha hoàn nhập
3.2.2.3. Việc ghi chép các nghiệp vụ xuất vật liệu
Vật t đợc mua về thờng đợc chuyển thẳng tới chân công trình cho các đội thi công. Số vật t không sử dụng hết sẽ đợc tiếp tục sử dụng vào tháng sau. Vì vậy, xí nghiệp cần phải có một luận văn chính xác về số lợng nguyên vật liệu còn lại để còn có kế hoạch quản lý cho thích hợp. Căn cứ vào phiếu Xuất kho và vào số liệu cuối tháng không sử dụng hết cho công trình, các đội cần phải lập thêm Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ theo mẫu sau.
Đơn vị: Mẫu số: 07-VT
Địa chỉ: Ban hành theo
QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính
Số:
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ
Ngày ... tháng... năm...
TT Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật t Mã số Dự tính Số lợng Lý do sử dụng A B C D E F
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ phải đợc nhân viên thống kê ở các đội ghi chép kịp thời để cuối tháng gửi cho kế toán của xí nghiệp, qua đó kế toán sẽ tính toán đợc số lợng từng thứ vật liệu đã sử dụng cho các đội trong tháng. Sau đó, căn cứ vào đơn giá từng thứ nguyên vật liệu ghi trên phiếu xuất kho, kế toán mới tính giá trị vật liệu thực dùng trong tháng.
Giá thực tế nguyên vật liệu sử dụng cho từng đội trong tháng đợc hạch toán trực tiếp vào chi phí theo định khoản:
Nợ TK 621, 623, 627
Có TK 152 : Nếu nguyên vật liệu xuất từ kho Có TK 111 : Nếu nguyên vật liệu mua trực tiếp
Cuối tháng, căn cứ vào phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ, kế toán tiến hành định khoản :
Nợ TK 152: Nếu nguyên vật liệu nhập lại kho công trình Nợ TK 111: Nếu nguyên vật liệu không nhập lại kho
Có TK 621, 623, 627.
3.2.2.4. Trờng hợp hàng mua, hoá đơn xí nghiệp đã nhận nhng đến cuối tháng hàng cha về nhập kho hoặc đang nhập kho.
Tại xí nghiệp, trong trờng hợp đó, xí nghiệp sẽ không hạch toán trong kỳ mà đợi đến khi hàng đã về nhập kho, có phiếu nhập kho mới tiến hành hạch toán. Điều đó sẽ gây nên hiện tợng lu chứng từ từ tháng này sang tháng khác, dẫn đến việc hạch toán thiếu chính xác.
Theo quy định của Bộ tài chính, trong trờng hợp này, kế toán phải sử dụng TK 151-Hàng mua đang đi trên đờng để phản ánh hoá đơn cho hàng mua đang đi trên đ- ờng. Kế toán sẽ hạch toán nh sau:
Nợ TK 151: Ghi theo giá vốn Nợ TK 1331
Có TK 331,111,113,...
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn đã nhận từ tháng trớc, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 152
Có TK 151
Nếu khi kiểm kê, phát hiện chênh lệch giữa hoá đơn với số lợng nhập kho, tuỳ từng trờng hợp cụ thể mà doanh nghiệp có biện pháp xử lý.
3.2.2.7. Trang bị và sử dụng vi tính trong công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng.
Hiện nay, doanh nghiệp mới hoạt động nhng khối lợng công việc cũng tơng đối nhiều, việc vi tính hoá công việc kế toán là một trong những việc rất cần thiết để phục vụ cho công tác kế toán. Xí nghiệp đã cài đặt phần mềm kế toán máy nhng hiện nay, do cha quen đợc với việc sử dụng nên xí nghiệp vẫn thực hiện kế toán thủ công. Đề nghị xí nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện các công tác kế toán, điều này vừa làm giảm khối lợng công việc cho các cán bộ kế toán tại xí nghiệp, vừa thực hiện công việc kế toán chính xác hơn, nhanh chóng hơn.
Kết luận
Qua quá trình thực tập ở trờng và nhất là trong thời gian thực tập ở Xí nghiệp xây lắp số II - Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà nội, tôi đã nhận thức đợc một cách sâu sắc mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn. Lý thuyết đợc đào tạo trong trờng là lý luận chung, khi bớc vào làm việc thực tế, phải biết vận dụng những lý luận đó một cách linh hoạt cho phù hợp với thực tế, phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp và lĩnh vực mà nó hoạt động.
Thực tập là quá trình giúp học sinh vận dụng kiến thức đã học vào thực tế. Chính vì vậy, trong quá trình thực tập tại đây, tôi đã cố gắng học hỏi để trau dồi kiến thức thực tế cho mình và để hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này. Với hy vọng hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, qua luận văn tốt nghiệp của mình, tôi cũng đã đa ra một vài kiến nghị nhỏ. Tôi hy vọng rằng, nó có ích cho công tác kế toán tại Xí ngiệp mà dù gắn bó cha lâu, chỉ trong thời gian thực tập, nhng đã để lại cho tôi ấn tợng rất sâu sắc vì sự nhiệt tình và khả năng chuyên môn của lãnh đạo và các cán bộ ở đây.
Xin chúc cho Xí nghiệp ngày càng phát triển, trở thành một trong những đơn vị xây lắp hàng đầu của Việt nam và phục vụ ngày càng tốt hơn nữa cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá nớc nhà.