Phịng kế hoạch thị trường là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, cĩ nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động.
Căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua vật liệu bằng cách làm phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu tới bộ phận mua hàng, để bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng (đã được Giám đốc duyệt) trực tiếp với bên bán vật tư, khi nhận được hĩa đơn, kiểm phiếu xuất kho của bên
bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi lên phịng kế hoạch thị trường sẽ kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng.
Khi hàng được chuyển đến cơng ty, cán bộ tiếp liệu phịng kế hoạch thị trường sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hĩa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, phịng kế hoạch thị trường lập phiếu nhập kho.
Đối với vật liệu nhập khẩu, phịng cũng lập biên bản kiểm nghiệm. Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, khơng đúng quy cách mẫu mã như ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phịng kinh doanh biết.
Phiếu xuất kho được lập cho từng lần xuất và được lập thành ba liên Một liên lưu tại phịng vật tư
Một liên thủ kho giữ
Một liên đối tượng lĩnh vực tư giữ
Ví dụ minh họa:
Ngày 7 tháng 5 năm 2010, nhận được giấy đề nghị mua hàng của bộ phận sản xuất
Biểu số 1:
GF PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG Ký mã hiệu GF – TT -7.4/BM06
Lần ban hành 01
Ngày ban hành 01/02/2008
Người đề nghị : Trần Nam Trung Bộ phận : sản xuất ST T Tên sản phẩm cần mua Đvt Số lượng Mục đích sử dụng Ghi chú
AD)
2 CR 44 “.5mm (white + AD) yard 1500 San yo 3 CR 44 “.5mm (white + 2AD) yard 500 Gastech
(panasonic) Các yêu cầu khác
Thời gian giao hàng : 14/05/2010
Ngày 1 tháng 5 năm 2010
Người phê duyệt Người đề nghị
Minh họa biểu thực tế khác : xem phụ lục 01
Phịng kế hoạch thị trường căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng, lập lệnh đặt hàng với bên bán vật tư.
Biểu số 2:
GLOBAL FAB CO., Ltd
Lot No. 3, Road 11, TAN BINH Industrial park Tel : 84-8-8155567
TAN BINH District, Hochiminh City, Fax : 84-8-855568 VIET NAM
TO : CRMTO Date : may.01,2010
Attn : Ms THANH PO No: GF09-01
Tel : 0650 743601/ FAX : 0650 743605 From : GLOBAL FAB CO., LTD