Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu đợc nhập về từ bên ngoài thông qua nhiều nguồn cung cấp khác nhau.
- Chứng từ sử dụng: + Phiếu nhập kho
+ Hoá đơn giá trị gia tăng.
- Tk sử dụng: TK 152,111,141,331... - Hệ thống sổ sách: + Sổ chi tiết TK 152 + Sổ cái TK 152 + Sổ tổng hợp TK 152 + Bảng kê 3
Nguyên vật liệu của công ty mua ngoài gồm từ nhiều nguồn khác nhau nh từ tiền tạm ứng,mua bằng tiền mặt,mua trả chậm...Việc tạm ứng đợc theo dõi trên tài khoản 141.
Ví dụ: Ngày 10/12/2006 tạm ứng cho ông Năng- phòng kinh doanh đi mua nguyên liệu. Căn cứ vào giấy dề nghị tạm ứng kế toán ghi viết phiếu chi.
Nợ TK 141 : 30.000.000 đ Có TK 111.1 : 30.000.000 đ
Khi nhập kho nguyên vật liệu mua bằng tiền tạm ứng căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan kế toán lập phiếu chi tạm ứng:
Nợ TK 152 : 18.200.000 Nợ TK 133.1 : 1.820.000
Có TK 141 : 20.020.000
Phần chênh lệch giữa số tiền mua nguyên vật liệu và số tiền tạm ứng nếu nhập lại quỹ thì kế to
(*) Trờng hợp công ty mua hàng nhng cha thanh toán ngay cho ngời bán mà để nợ sang tháng sau,kế toán công nợ căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc các chứng từ khác để ghi vào sổ chi tiết tài khoản” Phải trả cho ngời bán”, đồng thời cuối tháng đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu cũng vào sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Nợ TK 152
Có TK 331
Do đặc thù của công ty là sản xuất hàng rau quả nên nguyên vật liệu nhập vào cũng chủ yếu là hàng nông sản,nguyên liệu này công ty ký trực tiếp với các hợp tác xã nên thờng đến hết vụ công ty mới thanh toán cho khách hàng. Còn những nguyên vật liệu phải nhập khẩu công ty cũng thờng đợc trả chậm từ 30-60 ngày.
(*) Trờng hợp công ty nhập hàng tại cửa kho rồi thanh toán ngay bằng tiền mặt,kế toán căn cứ vào hoá đơn,chứng từ để ghi lập phiếu chi :
Nợ TK 152
Có TK 111
(*) Trờng hợp Công ty mua hàng với số lợng nhiều hoặc mua hàng qua mạng,qua điện thoại thì tiền hàng công ty thanh toán cho khách hàng bằng chuyển khoản qua ngân hàng,cuối tháng căn cứ vào uỷ nhiệm chi kế toán nguyên vật liệu cũng vào sổ chi tiết nguyên vật liệu:
Nợ TK 152
Có TK 112
Sau khi tập hợp tất cả các tài khoản đối ứng ghi nợ cho TK 152 kế toán lên bảng kê số 3 để tính nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu.
Biểu mẫu số: 13
Đơn vị: Công ty LD Luveco Mẫu số S04b3-DN
ngày 20/3/2006 của bộ trởng BTC)