- Tên doanh nghiệp
Kỹ thuật đàm phán quốc tế
SỬ DỤNG BẢNG CÂU HỎI THĂM DÒ QUAN ĐIỂM
Trả lời các câu hỏi dưới đây để bạn có thể điền vào bảng Câu hỏi thăm dò quan điểm.
Chủ đề: Chủ đề gì sẽ được đề cập tới trong cuộc đàm phán? Mục đích của bạn là gì?
Mục đích của đối tác là gì? Mục đích của hai bên giống nhau hay khác nhau?
Tầm nhìn: Cái nhìn của bạn về một kết quả ý tưởng là gì?
Nguồn thông tin: Bạn thu thập thông tin để chuẩn bị cho cuộc đàm phán bằng cách
nào?
- Nghiên cứu chủ đề cuộc đàm phán qua sách và băng video?
- Tìm đến các nguồn đáng tin cậy như Báo cáo khách hàng, tài liệu Kelley Blue Book (dành cho ôtô), hoặc Danh sách dịch vụ (đối với nhà cửa)?
- Đến thẳng hãng cạnh tranh?
- Tra cứu trên Internet hoặc nguồn thông tin trực tuyến về sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự?
- Tìm hiểu mục đích của đối tác bằng cách hỏi người đã từng có cuộc đàm phán tương tự với đối tác?
- Tìm hiểu liệu người đó phải chịu phạt bằng hình thức nào khi không đạt được kết quả- bằng tiền lương hay bổn phận? (Thông tin này cho biết mức độ động cơ của người đó). Khi bạn đã thu thập được thông tin, hãy ghi tóm tắt lại và điền những thông tin có liên quan vào bảng thăm dò quan điểm. Bạn không thể nhớ hết được mọi thông tin vì thế việc ghi chép là rất cần thiết trong quá trình đàm phán.
Thông tin hữu ích: Thông tin nào hữu ích cho cả bạn lẫn đối tác? Cả hai đều biết giá
bán lẻ của sản phẩm, hoặc có bao nhiêu hãng cạnh tranh bán cùng một sản phẩm đó? Một số thông tin chỉ có lợi cho một bên. Ví dụ, chỉ có người bán mới biết được giá của hàng hoá là bao nhiêu để ra giá.
Vấn đề có thể đàm phán:Những vấn đề nào có thể đàm phán được? Đó là những vấn
đề về giá cả, chất lượng, ngày vận chuyển, bảo hành, hướng dẫn, cải tiến, màu sắc và kiểu mẫu, hàng kèm thêm, gửi hàng trọn gói hoặc từng phần, phí vận chuyển …
Yêu cầu của các bên đàm phán: Yêu cầu và mối quan tâm của các nhân là gì, của đối
tác đại diện cho một tổ chức, đoàn thể, hãng kinh doanh là gì?
Hãy đề cập đến cả yêu cầu trực tiếp và yêu cầu ẩn của cả hai bên. Những yêu cầu hiện rất dễ thấy vì người đàm phán thường nói thẳng ra. Ví dụ, đối tác sẽ đưa ra các yêu cầu như giá hợp lý, mức nào anh ta có thể trả được, thời gian vận chuyển hàng hoá hoặc dịch vụ, và số lượng chính xác mà bên đó cần. Những yêu cầu ẩn lại khó phát hiện ra nếu bên đối tác không tiết lộ. Bao gồm những yêu cầu như muốn được thích, muốn được tin tưởng; tôn trọng; muốn mình đúng; muốn nhìn thấy sự tốt đẹp trong mắt người khác; muốn có quyền lực; muốn được đối xử tốt; muốn người khác lắng nghe mình; muốn được chấp nhận; muốn người khác nghĩ mình giỏi; muốn chiến thắng; thấy mọi việc quá dễ; và muốn thiết lập được mối quan hệ. Cần nhớ hết những yêu cầu ẩn đó để có thể điều khiển được cuộc đàm phán.
Cá nhân hoặc tập thể: Ai sẽ tham gia vào cuộc đàm phán? Bên phía bạn là một tập thể
hay bạn đàm phán với tư cách cá nhân? Bên đối tác đàm phán với tư cách là tập thể hay cá nhân?
Phong cách của người đàm phán:Phong cách hành vi của người đi đàm phán là gì?
Phong cách của bạn là người Ôn hoà, Mạnh mẽ, Phân tích hay Tổng hợp? Phong cách của đối tác là gì? Trong cuộc đàm phán, bạn sẽ là Cá mập, Cá chép hay Cá heo? Đối tác của bạn sẽ là gì? Nếu đây là một cuộc đàm phán lần hai, đối tác xử sự với bạn như thế nào trước đây?
Lựa chọn hoặc thay thế: Cả hai bên có những lựa chọn hoặc biện pháp thay thế nào để
tiến tới kết quả thắng-thắng? Nhìn chung, các lựa chọn hoặc biện pháp đó càng khả thi thì cả hai càng có nhiều cơ hội đạt được mục đích.
- Đây chỉ là cuộc đàm phán một lần hay sẽ có cuộc đàm phán khác trong tương lai? - Có tổ chức chính phủ hoặc luật pháp nào tham gia vào cuộc đàm phán không? - Có bên thứ ba tham gia vào cuộc đàm phán?
Vị trí của vấn đề: Bạn đã xác định rõ mong muốn (kết quả tốt nhất), mức độ thoả mãn
(kết quả mà bạn thấy hài lòng), và điểm mấu chốt (điểm bạn không thể bỏ qua) chưa? Bạn cần phải xác định những thông tin này cho mỗi vấn đề đặt ra.
Bạn có biết gì về mong muốn, mức độ thoả mãn và điểm mấu chốt của đối tác chưa? So sánh mục đích hàng đầu của bạn với của đối tác giống khác nhau như thế nào?
Chiến thuật và mẹo: Để đạt được mục đích, bạn sẽ sử dụng chiến thuật hoặc mẹo nào?
Nếu bạn muốn mua ôtô, bạn có thể dùng đến sức mạnh của cạnh tranh, nói cho người bán biết bạn đang phân vân giữa hai hãng khác nhau để họ giảm bớt giá. Hoặc có thể sử dụng những con số và thông tin để chứng minh rằng giá mà bạn đưa ra là phù hợp. (Những chiến thuật và mẹo sẽ được đề cập đến chi tiết hơn trong phần sau).
BATNA (Biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới thoả thuận): Bạn có chuẩn bị
BATNA không? BATNA nghĩa là biện pháp dự phòng tốt nhất để tiến tới sự thoả thuận (Best Alternative to a Negotiated Agreement). Khái niệm này đã được đề cập đến vào năm 1981 trong cuốn “Có được sự đồng ý” của Roger Fisher và William Ury, yêu cầu bạn phải suy nghĩ xem bạn có thể chấp nhận được giải pháp nào khi đàm phán không thành công. Có BATNA, bạn vẫn cảm thấy mục đích của bạn vẫn được thoả mãn dù đối tác không chấp thuận. Cuộc đàm phán càng quan trọng đối với bạn, bạn càng phải cần đến yếu tố này, cả về tâm lý lẫn mưu lược. Ví dụ, nếu bạn được một côgn ty mời làm việc với mức lương bằng 2% so với mức lương hiện tại của bạn, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi đàm phán một mức cao hơn vì bạn đã có biện pháp dự phòng rồi-tiếp tục công việc cũ mà bạn vẫn thích. Dựa trên biện pháp dự phòng để bạn chấp nhận hoặc không các vấn đề trong đàm phán.
Khi xác định BATNA, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau:
- Bạn có thể làm gì để thực hiện được mục tiêu nếu bạn đứng lên và chấm dứt cuộc đàm phán? Đôi khi bạn cần phải tìm một đối tác khác. Ví dụ, nếu giá bên đối tác đưa ra quá cao, lựa chọn của bạn là tìm đối tác khác. Trong các trường hợp khác, cách tốt nhất là không có sự chấp nhận nào. Ví dụ, bạn có thể quyết định không cần mua xe mới nữa. - Bạn có thể làm gì để có được sự hợp tác của đối tác nhằm đạt được mục tiêu? Khi trả phòng thuê, người chủ liệu có đồng ý trả lại đầy đủ tiền an ninh cho bạn không nếu bạn rời đi vào thời điểm có người khác muốn thuê tiếp?
- Nếu cuộc đàm phán bị phá vỡ, có thể nhờ đến bên thứ ba như luật sư hoặc một người trung gian không? Nếu không thể thoả hiệp được sự bất đồng giữa công nhân và nhà quản lý về một hợp đồng mới thì có thể nhờ đến bên trung gian không?
Chương trình tiến hành: Bạn sẽ là người chuẩn bị chương trình tiến hành? Hay là bên
đối tác?
Địa điểm: Cuộc đàm phán được diễn ra tại đâu? Ở chỗ của bạn, chỗ đối tác hay chỗ của
bên trung gian?
Phía bạn Phía đối tác
Chủ đề: Chủ đề:
Tầm nhìn: Tầm nhìn:
Nguồn thông tin: Nguồn thông tin: Thông tin hữu ích: Thông tin hữu ích: Vấn đề đàm phán: Vấn đề đàm phán: Yêu cầu hiện: Yêu cầu hiện: Yêu cầu ẩn: Yêu cầu ẩn:
Cá nhân hay tập thể: Cá nhân hay tập thể: Phong cách đàm phán: Phong cách đàm phán: Lựa chọn hoặc thay thế: Lựa chọn hoặc thay thế: Vị trí của vấn đề: Vị trí của vấn đề:
Chiến thuật và mẹo: Chiến thuật và mẹo:
BATNA: BATNA:
Chương trình tiến hành: Chương trình tiến hành:
Địa điểm: Địa điểm: