được coi là vấn đề quần chúng” - đó là một chân lý cơ bản được tướng
Creighton W. Abrams nhấn mạnh vào khoảng giữa thập niên 70. Tổ chức của bạn cũng như vậy. Tổ chức này có thể sản xuất ra sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, nhưng trước hết, nó phải là tập hợp của những con người. Trách nhiệm hàng đầu của một nhà lãnh đạo là phát triển con người và cho phép nhân viên dưới quyền phấn đấu vươn lên bằng tất cả năng lực sẵn có. Các nhân viên của bạn có thể có nhiều kiến thức và trình độ cơ bản khác nhau, nhưng tất cả đều có những mục tiêu mà họ mong muốn hoàn thành. Hãy tạo ra một “môi trường quần chúng”- nơi mà mọi người có thể thực sự là chính bản thân họ.
Đào tạo và Huấn luyện
Với cương vị là nhà lãnh đạo, bạn phải nhìn nhận công việc huấn luyện từ hai quan điểm khác biệt:
1) Huấn luyện để dẫn dắt người khác
2) Được huấn luyện để tự hoàn thiện bản thân mình.
Đào tạo và huấn luyện là hai công việc hoàn toàn khác nhau, mặc dù nhiều người vẫn đánh đồng hai phạm trù này làm một. Đào tạo là một bài học có hệ thống được thiết kế để cung cấp cho nhân viên các kiến thức cũng như kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ. Trong khi đó, huấn luyện là một quy trình được thiết kế để giúp nhân viên có được năng lực làm việc tốt hơn và vượt qua những rào cản nhằm cải thiện các hoạt động trong công việc của họ. Bạn có thể hình dung ra điều này ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Bạn có còn nhớ những bài học chơi bóng chày mà các giáo viên thể dục đã dạy bạn không? Và sau đó, bạn chơi cho đội bóng của trường. Bạn đã có những kiến thức cơ bản về môn thể thao này cùng các luật chơi của nó, tuy nhiên, huấn luyện viên của đội bóng sẽ là người cho bạn biết bạn phải chơi như thế nào cho thật tốt.
Đào tạo và huấn luyện có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thứ nhất, bạn đào tạo nhân viên bằng cách giúp đỡ họ về mặt chuyên môn, và sau đó bạn huấn luyện nhân viên bằng những lời khuyên và gợi ý một cách tận tuỵ.
Cả đào tạo và huấn luyện đều nhằm một mục đích là giúp người khác có điều kiện để học hỏi và phát triển bản thân. Mọi người học bằng cách lấy người khác làm gương, bằng việc thiết lập một bức tranh trong tâm trí họ về những gì mình cần cố gắng đạt được, bằng việc tiếp thu và thấu hiểu những thông tin cần thiết, bằng việc áp dụng chúng vào công việc thực tế hay thực hành.
Cả đào tạo và huấn luyện đều có một vài điểm chung như sau:
• Đánh giá nhằm xác định các mức độ kiến thức, kỹ năng và lòng tin. • Vạch rõ những mục tiêu có thể được đánh giá theo định kỳ. Nó sẽ giúp phân chia mục tiêu thành các hành động theo từng bước một.
• Làm sáng tỏ các định hướng, mục tiêu cũng như trách nhiệm giải trình. Để tạo dựng trách nhiệm giải trình rõ ràng, hãy để nhân viên hay tập thể tham gia vào quá trình ra quyết định.
• Động viên công việc huấn luyện của các đồng nghiệp bằng việc nhắc nhở họ rằng mọi người đều có phần đóng góp của mình trong mỗi thành công của người khác.
• Huấn luyện là công việc có ý nghĩa nhiều hơn so với việc chỉ đơn thuần nói cho các nhân viên biết họ phải làm như thế nào. Nó bao gồm việc đưa ra lời khuyên, xây dựng kỹ năng, tạo ra thách thức, loại bỏ những rào cản trong công việc, hình thành những quy trình hiệu quả hơn, học hỏi thông qua những khám phá,….
• Giải quyết những rào cản tâm lý qua sự thay đổi, xem xét lại và chỉ ra cách mà họ đang kìm nén bản thân, khuyên giải khi họ lúng túng chưa giải quyết được khó khăn.
• Đưa ra những ý kiến phản hồi bằng việc vạch rõ và gợi ý về những giải pháp; cố gắng không mắc phải những lỗi phê bình.
Học tập
Điều kiện đầu tiên của việc học tập là cá nhân phải có động cơ thực sự. Bạn không thể truyền đạt kiến thức và kỹ năng cho một ai đó không có động cơ học tập. Cá nhân đó phải cảm thấy họ cần thiết phải học những gì bạn đang dạy. Phần lớn các nhân viên đều có động cơ và mong muốn làm một công việc tốt. Họ muốn có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác. Động cơ của họ là thực hiện công việc theo đúng yêu cầu và tiêu chuẩn nhất định để đổi lại có được tiền công, lợi ích, thách thức và sự thoả mãn công việc… Điều kiện tiếp theo của việc học tập là để nhân viên đích thân tham gia vào quá trình học tập. Hãy gây sự chú ý của họ bằng việc chủ động hướng tâm trí và tình cảm của họ vào quá trình học tập đồng thời để họ đích thân tham gia quá trình học tập thông qua những buổi thực hành kỹ năng một cách thiết thực hoặc các buổi thảo luận. Bạn không thể thu hút sự chú ý mọi người bằng những bài học quá dài. Thông thường, mọi người thường tập trung chú ý trong một thời gian ngắn và thường là dưới 30 phút. Và họ cần phải sử dụng ngay những gì bạn truyền đạt cho họ, nếu không, họ sẽ rất dễ dàng quên ngay. Nếu bạn thao thao bất tuyệt trong thời gian khoảng một tiếng, nội dung bài giảng của bạn sẽ có nguy cơ bị lãng quên nhanh. Khả quan nhất, nên đưa ra những bài học ngắn gọn với thời lượng trên dưới 10 phút, có kèm giải thích và sau đó để họ thực hành. Nếu đó là một bài giảng lớn và phức tạp, bạn hãy phân ra thành nhiều bài giảng ngắn gọn hơn.
Quyền lực và Năng lực lãnh đạo
Al Capone đã từng nói rằng “Lời nói tử tế kèm theo khẩu súng trong tay sẽ giúp bạn thu được nhiều thứ hơn so với việc chỉ đơn thuần chỉ có lời nói tử tế suông”. Hầu như bất kỳ ai cũng có thể sử dụng quyền lực, nhưng với công việc lãnh đạo, bạn cần phải có những kỹ năng nhất định khi sử dụng quyền lực này. Quyền lực lãnh đạo khác nhiều so với việc sử dụng sức ép và nó tác động lên những ai thực sự MUỐN hoàn thành mục tiêu. Quyền lực thông thường chỉ đơn thuần là việc ép người khác hoàn thành mục tiêu đề ra. Quyền lực đề cập đến khả năng của một cá nhân A tác động đến thái độ và hành vi của một người khác (cá nhân B), để anh ta hay cô ta (cá nhân B) hành động theo mong muốn của cá nhân A. Quyền lực này là những khả năng hay tiềm năng sẵn có, tự bản thân nó đã có ảnh hưởng tới người khác
mà không cần đến hành động nào đó để trở nên có hiệu lực. Quyền lực tồn tại khách quan, nhưng nó không nhất thiết phải được dùng để được thực thi. Ví dụ, một sỹ quan trong quân đội có những quyền lực nhất định đối với lính nhập ngũ, quyền lực này là sẵn có, nhưng sỹ quan không cần sử dụng quyền lực đó để tác động tới người khác. Những nhận thức sơ qua về quyền hạn của người sỹ quan từ phía lính nhập ngũ cũng đã có một vài ảnh hưởng lên anh ta hay cô ta.
Năm kiểu quyền lực
khác theo năm kiểu quyền lực sau:
• Quyền lực ép buộc - Quyền lực dựa trên sự lo sợ. Một cá nhân có quyền lực ép buộc có thể khiến mọi thứ trở nên khó khăn hơn với mọi người. Có những người mà bạn muốn tránh xa nếu không muốn bản thân luôn bực bội, khó chịu vì họ. Các nhân viên làm việc dưới quyền một nhà quản lý có quyền lực ép buộc không chắc đã toàn tâm toàn ý, và họ có xu hướng chống đối lại nhà quản lý nhiều hơn.
• Quyền lực thưởng công – Đây là quyền lực khiến người khác tuân theo mình dựa trên việc đưa ra những phần thưởng mà người khác xem như có giá trị. Nếu biết đưa ra những phần thưởng hay lợi ích đặc biệt cho mọi người, bạn sẽ thấy nó rất có ích nhằm “trao đổi” ân huệ với một ai đó.
• Quyền lực xác thực – Đây là quyền lực của một cá nhân có được từ vị trí của mình trong cấp bậc chức vụ của tổ chức. Với việc xem xét đến vị trí của anh ta hay cô ta cũng như trách nhiệm của bạn, họ có quyền mong đợi quyền lực chính đáng của mình.
• Quyền lực chuyên môn – Đây là lọai ảnh hưởng dựa trên những kiến thức và kỹ năng chuyên môn riêng biệt. Quyền lực chuyên môn có mối liên hệ chặt chẽ và mạnh mẽ với tính hiệu quả trong công việc của các nhân viên.
• Quyền lực thu hút – Đây là lọai ảnh hưởng dựa trên sự khống chế bởi tính cách, sức hấp dẫn riêng hay một đặc điểm cá nhân nào đó. Ví dụ như bạn thích một cá nhân nào đó và sẵn lòng làm điều gì đó cho cô ta hay anh ta.
Chính trị và Quyền lực
Trong một tổ chức, yếu tố chính trị càng nhiều bao nhiêu thì sự thoả mãn của nhân viên càng ít bấy nhiêu bởi họ sẽ có cảm giác bất lực về những vấn đề cơ bản. Mặc khác, sự sắc bén mang tính chính trị, có khuynh hướng nhìn vấn đề một cách khác biệt:
Để ngăn ngừa sự phát triển của các “Biểu hiện bất lực”, bạn cần sử dụng các kỹ năng lãnh đạo hiệu quả:
• Quyền lực không đòi hỏi sự tương thích với các mục tiêu, thay vì đó, nó tập trung vào sự hăm doạ, trong khi năng lực lãnh đạo yêu cầu sự thích hợp và tương đồng với mục tiêu đề ra.
• Quyền lực làm gia tăng tầm quan trọng của tầm ảnh hưởng một chiều và theo hướng đi lên, trong khi năng lực lãnh đạo tập trung đến những ảnh hưởng về lâu dài.
• Quyền lực tập trung vào các sách lược nhằm có được sự phục tùng, trong khi năng lực lãnh đạo tập trung vào việc tìm kiếm các câu trả lời và giải pháp.
PHẦN 8
Giao tiếp & Năng lực lãnh đạo
“Sẽ không có ai trò chuyện nhiều trong xã hội nếu họ biết rằng mình thường hiểu sai về người khác” - Johann Wolfgang Von Goethe
Trong tổ chức, có khá nhiều vấn đề rắc rối phát sinh từ hoạt động giao tiếp giữa con người với nhau. Thái độ giao tiếp không đúng đã gây ra phần lớn các rắc rối. Kết quả của nó là sự mập mờ, khó hiểu và có thể khiến một kế hoạch tốt gặp thất bại. Giao tiếp là việc trao đổi và truyền đạt thông tin hay ý tưởng từ người này tới người khác. Giao tiếp liên quan đến khả năng truyền đạt một ý tưởng từ người gửi đến người nhận. Giao tiếp có hiệu quả chỉ xuất hiện khi người nhận hiểu được chính xác thông tin hay ý tưởng mà người gửi dự định truyền đạt.
Việc nghiên cứu quá trình giao tiếp cũng rất quan trọng bởi vì bạn huấn luyện, hợp tác, khuyên bảo, đánh giá và giám sát các nhân viên trong tổ chức thông qua quá trình này. Nó là một chuỗi các điều kiện giúp một thành viên trong tổ chức có thể hoà nhập một cách toàn diện vào tổ chức.
Quá trình giao tiếp Giao tiếp
Đó là những gì chúng ta cố gắng thực hiện Trò chuyện với những ai ngay cạnh chúng ta
• Suy nghĩ: Trước tiên, thông tin có ở trong tâm trí người gửi. Đó có thể là khái niệm, ý tưởng, thông tin, hay cảm giác.
• Mã hoá: Tiếp theo, thông điệp được gửi tới người nhận bằng từ ngữ hay biểu tượng.
• Giải mã: Cuối cùng, người nhận sẽ chuyển đổi những từ ngữ hoặc biểu tượng đó thành các khái niệm hay thông tin mà anh ta (cô ta) có thể hiểu được.
dung và văn cảnh. Nội dung (content) là những từ ngữ hay biểu tượng có trong thông điệp, nó còn được biết đến như là ngôn ngữ (language) - văn nói và văn viết sẽ kết hợp với nhau thành một cụm từ đúng ngữ pháp và ngữ nghĩa. Tất cả chúng ta đều sử dụng và giải thích nghĩa của từ theo những cách khác biệt, vì thế thậm chí ngay cả những thông điệp đơn giản cũng có thể bị hiểu sai. Ngoài ra còn có rất nhiều từ “đồng âm khác nghĩa” sẽ gây nhầm lẫn đối với những thông tin mà bạn cần truyền đạt.
Văn phong (context) là cách mà thông điệp được gửi đi, nó còn được gọi là “ngữ cảnh” (paralanguage) – bao gồm âm giọng, ánh mắt, cử chỉ, và cảm xúc (giận dữ, sợ hãi, lo lắng, tự tin,…) có thể dễ dàng được nhận thấy. Mặc dù văn phong thường khiến thông điệp gửi đi bị hiểu nhầm khi chúng ta tin vào những gì mình nhìn thấy hơn là những gì chúng ta nghe thấy, chúng vẫn là phương tiện giao tiếp hiệu quả giúp chúng ta hiểu nhau hơn. Quả thật, chúng ta thường tin vào tính chính xác của sự biểu đạt không bằng lời nói (cử chỉ) hơn là biểu đạt bằng lời nói.
Nhiều nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ đã thực hiện việc giao tiếp khi họ nói với ai đó rằng anh ta (hay cô ta) phải làm một việc gì đó. “Tôi không biết tại sao việc đó chưa được hoàn thành … Tôi đã nói với Jim làm việc đó”. Rất có thể, Jim đã chưa hiểu chính xác thông điệp này. Một thông điệp sẽ CHƯA
được truyền đạt trừ khi nó đã được người nhận hiểu một cách chính xác (được giải mã). Làm thế nào để bạn có thể biết được thông điệp mình gửi đi đã được thu nhận một cách chính xác? Câu trả lời là bằng giao tiếp hai chiều hay thông tin phản hồi. Việc này sẽ giúp người gửi biết rằng người nhận có thực sự hiểu thông điệp được truyền đạt hay không, hiểu được tầm quan trọng của thông điệp, và phải được thực hiện như thế nào. Giao tiếp là một sự trao đổi, không chỉ có đưa ra mà còn phải nhận lại, với việc tất cả các bên đều phải tham gia nhằm hoàn thành quá trình trao đổi thông tin.
Rào cản trong giao tiếp
Không có gì đơn giản đến nỗi nó không thể bị hiểu sai. - Freeman Teague,
Jr.
Tẩt cả những gì ngăn cản việc hiểu thông điệp một cách chính xác đều được gọi là rào cản trong giao tiếp. Có rất nhiều rào cản khách quan và chủ quan tồn tại hiện hữu:
Chúng ta thường để cho những trải nghiệm trong quá khứ làm thay đổi ý nghĩa của thông điệp. Văn hoá, kiến thức và khuynh hướng của chúng ta sẽ trở nên có ích khi chúng giúp chúng ta tận dụng những trải nghiệm trong quá khứ để hiểu một vấn đề gì mới mẻ, nhưng chúng cũng có thể thay đổi nghĩa của thông điệp và sau đó gây trở ngại cho quá trình giao tiếp.
• Tiếng ồn (Noise) - Tiếng ồn phát ra từ các thiết bị máy móc hay môi trường xung quanh sẽ cản trở quá trình giao tiếp thông suốt và rõ ràng. Người gửi và người nhận đều phải có khả năng tập trung cao độ vào những thông điệp được gửi đi.
• Bản thân chúng ta (Ourselves) - Sự quá tập trung vào bản thân mình mà không chú ý tới người khác có thể dẫn tới những nhầm lẫn và xung đột trong giao tiếp. “Thế hệ cái tôi cá nhân” (Me Generation) đã không còn tồn tại trong các hoạt động giao tiếp có hiệu quả. Một vài nguyên nhân gây ra vấn đề này là: bản năng phòng vệ (chúng ta cảm thấy ai đó đang tấn công mình), sự ưu tiên (chúng ta cảm thấy mình hiểu biết nhiều hơn người khác) và cái tôi (chúng ta cảm thấy mình là trung tâm của mọi hoạt động).
• Nhận thức (Perception) - Nếu chúng ta cảm thấy một ai đó đang nói quá nhanh, không trôi chảy, không rõ ràng và chính xác,… chúng ta có thể không quan tâm đến người đó. Cũng như vậy, thái độ định kiến sẽ ảnh hưởng đến khả năng nghe của chính chúng ta. Chúng ta thường răm rắp