1.Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu tại công ty. 1.1 Đặc điểm
Công ty sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nh: sắt, thép, tôn , inox và trong mỗi loại đó lại chia thành các loại khác nhau. ví dụ thép gồm có : thép tấm, thép lá , thép tròn. Xét về mặt chi phí thì chi phí nguyên vật liệu chiếm
khoảng70-80% giá thành sản phẩm và toàn bộ chi phí sản xuất trong đó nguyên vật liệu nh thép chiếm tỉ trong cao. Do đó chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí cũng gây ra sự biến động lớn trong giá thành.
1. 2. Phân loại nguyên vật liệu
Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm sau:
-Nguyên vật liệu chính ( TK 1521) : Là đối tợng chủ yếu của công ty khi tham
gia vào quá trình sản xuất. NVL chính là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm nh: Sắt , thép
-Nguyên vật liệu phụ ( TK1522): Là những NVL có tác dụng phụ trong quá trình
sản xuất kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao chất lợng của sản phẩm nh: Dầu mỡ, các loại sơn, đất đèn, que hàn. Trong mỗi loại chia thành nhiều loại. Ví dụ: que hàn thép không gỉ, que hàn đồng trần.
- Nhiên liệu (TK1523): Thực chất là một loại vật liệu phụ dùng để tạo ra nhiệt
năng cho quá trình sản xuất. Nhiên liệu có thể ở thể lỏng, rắn, khí và cách thức bảo quản khá đặc biệt nh than, dầu, xăng, gas.
-Phụ tùng thay thế sửa chữa (TK 1524): là những vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng tài sản cố định cụ thể chi tiết phụ tùng cho máy nh: Dao bào, vòng bi, bu lông, đai ốc.
- Phế liệu thu hồi ( TK 1525): Là loại vật t loại ra trong quá trình sản xuất vật chất và thanh lý TSCĐ, công ty nhập kho để sử dụng cho các mục đích khác nhau nh: Sắt vụn, đầu bi hỏng.
2 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty.
2.1.Tính giá NVL nhập kho.
NVL phục phụ cho quá trình sản xuất của công ty hầu hết là NVL mua ngoài, hàng và hóa đơn bao giờ cũng về một lúc. Giá nhập kho NVL đợc tính theo giá thực tế là giá mua cha có thuế GTGT cộng các chi phí có liên quan( thu mua, vận chuyển bốc dỡ) trừ các khoản giảm trừ (nếu có). Giá thực tế NVL nhập kho là giá đợc hình thành trên cơ sở các hóa đơn chứng từ hợp pháp chứng minh các khoản chi hợp lý. Tại công ty Cổ Phần Đầu T và Phát Triển PHƯƠNG LINH việc tính giá NVL đợc tiến hành theo công thức sau:
Giá thực tế Giá mua ghi Chi phí Các khoản giảm Vật liệu = trên hóa đơn + thu mua - giá, chiết khấu Nhập kho (cha thuế GTGT) thực tế thơng mại(nếu có)
Tại công ty hình thức thu mua vật liệu là trọn gói. Chi phí mua thực tế bao gồm: bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản từ nơi mua về công ty, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, giá trị vật liệu hao hụt trong định mức thờng tính trong giá mua.
2.2.Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Thực tế có rất nhiều phơng pháp để tính giá nguyên vật liệu xuất kho nhng công ty sử dụng phơng pháp nhập trớc - xuất trớc.
Theo phơng pháp này vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của tong số lần nhập . Do vậy giá trị NVL tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu nhập kho sau cùng.
2.3.Thủ tục, chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu.
* Thủ tục, Chứng từ nhập nguyên vật liệu: Công tác kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban
chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật t. Cơ sở kiểm nghiệm là hóa đơn của ngời cung cấp và hợp đồng mua hàng. trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa thiếu hoặc sai quy cách, kém phẩm chất phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Nếu xác định rõ nguyên nhân là do nhà cung cấp, công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giá, hoặc có thể từ chối không nhận số NVL đó. Sau khi kiểm nghiệm các thành viên của ban kiểm nghiệm phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật t” và đồng ý cho nhập số NVL đó. Về ph- ơng diện lý thuyết thì biên bản này đợc lập cho tất cả các nghiệp vụ nhập hàng nhng trên thực tế biên bản này đợc lập cho các trờng hợp: hàng nhập về khối lợng lớn, hàng nhập không nguyên đai nguyên đai nguyên kiện.
Trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật t, hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, phòng kế hoạch sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên( đặt giấy than viết 1 lần)
Liên 1: Phòng kế hoạch sản xuất giữ.
Liên2: thủ kho dùng để ghi sổ rồi chuyển cho kế toán vật t ghi sổ và giữ để cuối tháng gửi cùng tệp” Bảng liệt kê các chứng từ, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn” riêng cho từng kho để thủ kho đối chiếu với thẻ kho.
Liên 3: Thủ kho giữ dùng để làm căn cứ dối chiếu kế toán vật t.
Nhu cầu mua hàng
Xem xét nhu cầu
Tìm hiểu TT để lựa chọn NCC Đặt hàng cho nhà cung cấp Nhận phiếu báo giá mua hàng Chuyển đến NCC Mua hàng BKN kiểm tra và ghi biên bản Phòng KHSX lập phiếu nhập kho Thủ kho kiểm nhận hàng
Phê duyệt Kế toán vật tư
Cụ thể:
Sơ đồ: Thủ tục nhập kho NVL
* Thủ tục ,chứng từ xuất kho nguyên vật liệu
NVL tại công ty chủ yếu xuất kho phục vụ cho sản xuất. Khi ở dới phân xởng cần NVL cho sản xuất thì bộ phận xin vật t phải kê ra những vật t cần dùng rồi đa cho quản đốc phân xởng ký. Sau đó làm phiếu đề nghị xuất kho vật liệu, đa lên phòng kỹ thuật thông qua và giám đốc công ty phê duyệt. Sau đó đợc giám đốc công ty ký phiếu đề nghị xuất vật t đợc đa sang phòng kế hoạch sản xuất ký xác nhận rồi sau đó phòng kế hoạch sản xuất lập phiếu xuất kho để xuất vật t. Khi xuất kho, thủ kho phải căn cứ vào phiếu xuất kho, trên phiếu xuất kho có ghi rõ đơn vị sử dụng, tên vật liệu số lợng xuất( số lợng này không đợc lớn hơn số lợng yêu cầu và số lợng này có thể nhỏ hơn số lợng yêu cầu nếu kho không đủ), phải có đầy đủ chữ ký của những ngời có trách nhiệm cùng với ngời nhận vật t phải kiểm tra và ký xác nhận. Hàng ngày các xởng lên phòng kế hoạch sản xuất lấy phiếu xuất kho rồi xuông cho lĩnh vật t. Thủ kho có trách
nhiệm kiểm kê giao hàng, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho và thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên.
Liên 1: Phòng kế hoạch sản xuất giữ.
Liên 2: Thủ kho dùng để ghi sổ và chuyển lên kế toán vật t ghi sổ và giữ để cuối thánh gửi cùng tệp”bảng liệt kê các chứng từ xuất, báo cáo nhập- xuất- tồn cho từng kho” để thủ kho đối chiếu với thẻ kho.
Liên 3: Thủ kho giữ.
Sơ đồ: Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Vì công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nên quá trình ghi sổ kế toán sẽ đợc thực hiện nh sau: - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ. 38 Chứng từ gốc (1) (2) (3) (4) Nhu cầu vật t ở phân xởng Lập phiếu xin lĩnh vật t cần dùng Quản đốc phân x- ởng ký Giám đốc phê duyệt Phòng sản xuất ký xác nhận Lập phiếu xuất kho Thủ kho xuất hàng Kế toán vật t ghi sổ Bảo quản và lu trữ Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết (A, B) Sổ cái (a),(b),(c) Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Bảng đối chiếu số phát sinh Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ đăng ký Chứng Từ ghi sổ
Sơ đồ 10: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ“ ” Ghi chú:
Ghi hàng ngày (A) Sổ chi tiết vật liệu thép U200 Đối chiếu kiểm tra (B): Sổ chi tiết vật liệu thép H200
Ghi cuối tháng
(1) Hoá đơn VAT (a): Sổ cái TK 152 (2) Biên bản kiểm nghiệm (b): Sổ cái TK 133 (3) Phiếu nhập kho (c): Sổ cái TK 112 (4) Uỷ nhiệm chi