- Các xí nghiệp xây dựng: Là đơn vị trực thuộc Cơng ty, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ xây lắp các cơng trình xây dựng Xí nghiệp cĩ phiên hiệu riêng và cố định,
08 – Biên Cương (Ban hành theo quyết định số:
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn và quản lý NVL tại Cơng ty
Cơng ty
Qua phần nhận xét trên, ta cĩ thể nhận thấy cơng tác kế tốn vật liệu ở Cơng ty bên cạnh những mặt tích cực cịn cĩ một số vấn đề chưa hợp lý. Do đĩ, để hồn thiện những vấn đề chưa hợp lý này, em xin đưa ra một số ý kiến để việc kế tốn quản lý NVL được tốt hơn và phù hợp hơn với tình hình thực tế tại Cơng ty nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ kế tốn áp dụng.
Phương hướng hồn thiện cơng tác kế tốn NVL trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hồn thiện phải dựa trên cơ sở tơn trọng cơ chế tài chính kế tốn và tơn trọng chế độ kế tốn hiện hành. Kế tốn khơng chỉ là cơng cụ quản lý nền kinh tế của Nhà nước. Việc thực hiện chế độ cơng tác kế tốn ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải biến sao cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, khơng bắt buộc phải rập khuơn theo chế độ nhưng trong khuơn khổ nhất định vẫn phải tơn trọng chế độ mới về quản lý tài chính.
- Hồn thiện cơng tác kế tốn tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế tốn ban hành buộc các Doanh nghiệp phải áp dụng, nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của Doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao. Cơng tác kế tốn luơn phải đáp ứng các thơng tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hồn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích kinh doanh của Doanh nghiệp là phải mang lại lợi nhuận cao.
Trên cơ sở những yêu cầu của việc hồn thiện và tình trạng của việc quản lý NVL ở Cơng ty, em đưa ra một số ý kiến gĩp phần khắc phục những tồn tại trong cơng việc quản lý vật liệu ở Cơng ty: thơng thường chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Doanh nghiệp, do vậy việc phấn đấu
giảm thấp chi phí NVL cĩ ý nghĩa lớn đối với việc hạ thấp giá thành sản phẩm. Mà chi phí NVL trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố, đĩ là: lượng NVL tiêu thụ và giá NVL. Tuy nhiên, chi phí về NVL khơng chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà cịn liên quan đến các khâu khác như: khâu thu mua, vận chuyển , bảo quản.
1. Về cơng tác quản lý vật tư ở Cơng ty: Do tính chất sản xuất của Cơng ty nên NVL để xây dựng cơng trình rất đa dạng, nhiều chủng loại và nhiều giá trị khác nhau. Cơ chế khốn sản phẩm cuối cùng của Cơng ty đang áp dụng đã tạo thế chủ động cho các xí nghiệp sản xuất về tìm nguồn cung ứng vật tư, sử dụng vật tư phù hợp với yêu cầu sử dụng vật tư vào cơng trình, tiết kiệm được vật tư trên cơ sở tuân thủ định mức sử dụng vật tư và quy cách chất lượng chủng loại vật tư, đồng thời nâng cao trách nhiệm trong việc mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng vật tư. Tuy nhiên Cơng ty cĩ nhiều cơng trình, mỗi cơng trình cĩ giá trị khác nhau được xây dựng ở nơi cố định, phân tán ở nhiều địa bàn khác nhau. Trong khi đĩ, số lượng cán bộ thực hiện việc thu mua, quản lý, sử dụng vật tư cịn thiếu. Do vậy muốn tổ chức quản lý vật tư được tốt cần phải tiến hành qua nhiều khâu:
Khâu tổ chức mua vật tư: Để phục vụ cho quá trình sản xuất khơng bị trì trệ thì điều cơ bản trước tiên là phải xác định được nguồn cung cấp vật tư. Hiện nay, nguồn cung cấp NVL chủ yếu để Cơng ty thi cơng các cơng trình đều mua tại các cơ sở sản xuất của Nhà nước và tư nhân với nhiều nguồn gốc khác nhau, do đĩ chất lượng NVL cũng khơng giống nhau, vì vậy cần phải kiểm nghiệm từng loại NVL trước khi nhập kho, điều này địi hỏi nhân viên kho vật tư phải là người am hiểu về vật liệu xây dựng, kết hợp với phịng kế hoạch kỹ thuật thơng qua các thơng số kỹ thuật nắm bắt được yêu cầu của từng loại hàng với từng yêu cầu của cơng trình.
Nhân viên kho kết hợp với bộ phận kỹ thuật kiểm nghiệm NVL, nếu NVL khơng đúng chất lượng, thì khơng nên đưa vào sản xuất, sở dĩ Cơng ty cần làm như vậy là để giữ được uy tín với khách hàng, đảm bảo chất lượng cơng trình, tránh tình trạng lãng
phí vì mua NVL kém phẩm chất khơng sử dụng được, bị tồn đọng ảnh hưởng đến tiến độ thi cơng.
Tổ chức việc cấp phát: Trước khi bước vào thi cơng cơng trình mỗi xí nghiệp đều cĩ kế hoạch cung ứng vật tư cho cơng trình đĩ, việc cấp phát phải kịp thời, đáp ứng yêu cầu thi cơng cơng trình nhất là thi cơng vào mùa mưa vì vào mùa mưa thì việc khai thác và mua một số NVL như cát xây, tơ hoặc việc vận chuyển các NVL đến các cơng trình ở miền núi sẽ gặp nhiều khĩ khăn nếu như Cơng ty khơng tổ chức tốt khâu cấp phát kịp thời bằng cách dự trữ các NVL phục vụ mùa mưa.
Việc lãng phí NVL là do sản phẩm khốn nên họ chạy theo khối lượng khơng quan tâm đến chất lượng. Để khắc phục tình trạng này, Cơng ty cần phải cĩ cán bộ kỹ thuật thường xuyên túc trực tại hiện trường để quản lý, giám sát việc thực hiện thi cơng cơng trình.
Thủ tục kiểm sốt nội bộ đối với khâu nhập, xuất vật tư:
Do đặc điểm sản phẩm của đơn vị, quy mơ sản xuất rộng, phân tán ở nhiều địa bàn khác nhau. NVL hầu như được nhập – xuất trực tiếp ở các cơng trình thi cơng. Để kiểm sốt chặt chẽ khâu nhập – xuất NVL, Cơng ty cần thực hiện việc theo dõi kiểm sốt kế tốn vật tư thật cụ thể như sau:
Khi thực hiện thi cơng một cơng trình thì lượng vật tư cần cho cơng trình đĩ đã được tính tốn và dự trù trước, cho nên, tại các cơng trình thi cơng, chỉ huy trưởng cơng trình cần phải bố trí mặt bằng thi cơng sao cho hợp lý để thuận tiện cho việc nhập – xuất và bảo quản NVL, đồng thời bố trí sắp xếp NVL khoa học để khi cần là cĩ thể lấy được, song đảm bảo tránh được mất mát. Đối với các loại vật tư như xi măng, sắt thép cần phải để trong kho tránh mưa nắng làm hư hỏng, cịn như gỗ ván cốp pha cần phải được xếp thành đống và cĩ bạt nhựa che đậy… cĩ điện chiếu sáng, tại cơng trình cần cĩ một bảo vệ luơn túc trực hàng ngày. Để tránh tình trạng nhập vật tư khơng đầy đủ, khơng đúng quy cách theo yêu cầu thi cơng khi vật tư mua về nhập kho thì thủ kho kết hợp với cán bộ kỹ thuật ngồi việc sử dụng các dụng cụ cần thiết như cân, đong, đo đếm thì cịn
phải căn cứ vào chứng từ gốc là những hĩa đơn hợp pháp, trực tiếp kiểm tra vật tư về chất lượng, số lượng, ngồi ra cịn phải ghi chép thật cụ thể về lượng NVL xuất ra hàng ngày.
Định kỳ, hàng quý ban kiểm sốt nội bộ Cơng ty kết hợp với kế tốn trưởng kiểm tra các chứng từ ban đầu của tồn đơn vị, phát hiện những thiếu sĩt và chỉnh sửa uốn nắn kịp thời. Đồng thời hướng dẫn các quy định mới về kế tốn kế tốn để đảm bảo kịp thời chính xác cho việc theo dõi kế tốn hàng tháng, hàng quý giúp đơn vị hồn thành kế hoạch.