Trong hồ sơ đăng ký, tên chủ thể phải đảm bảo tuân thủ theo các quy tắc sau: a. Chủ thể trong nước:
Chủ thể là cá nhân người Việt Nam: Cần ghi rõ “Ông” hoặc “Bà” trước họ tên cá nhân.
Với chủ thể là các tổ chức, các doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam: Phải ghi rõ ràng tên tổ chức, doanh nghiệp theo đúng tên trong giấy phép hoạt động hoặc quyết định thành lập (không viết tắt). Đối với doanh nghiệp, phải ghi đầy đủ loại hình doanh nghiệp (Tổng công ty, Công ty, Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Công ty liên doanh, Văn phòng đại diện Công ty, v.v…) trước tên doanh nghiệp. Không được sử dụng các hình thức viết tắt tiếng Việt như: Cty, CT, Tổng Cty hay tiếng Anh như Co, Co. Ltd hoặc Corp.
Nếu trong tên chủ thể có chứa một số cụm từ thông dụng như “Trách nhiệm hữu hạn”, “Ủy ban nhân dân”, “Trung ương” sẽ chuyển thành dạng viết tắt tương ứng: TNHH, UBND, TW.
b.Chủ thể nước ngoài:
Chủ thể là cá nhân người nước ngoài: Phải ghi rõ thông tin xác định giới tính trước họ tên chủ thể. Cụ thể: “Mr” trước tên riêng đối với nam và “Ms” trước tên riêng đối với nữ.
Với chủ thể là tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài chưa có hoạt động, chưa có văn phòng đại diện tại Việt Nam đăng ký tên miền qua các Nhà đăng ký tên miền: Nhà đăng ký có trách nhiệm cập nhật rõ ràng tên của tổ chức, doanh nghiệp đăng ký. Đối với các doanh nghiệp phải xác định và ghi rõ loại hình
doanh nghiệp là “Co” hay “Group” sau tên doanh nghiệp trước khi cập nhật vào cơ sở dữ liệu của VNNIC.