I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY VẬT TƯ BƯU ĐIỆN
1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty
2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (bao gồm cả cơ cấu tổ chức và quản trị) là tổng hợp các bộ phận, phòng ban chức năng, các đơn vị cá nhân khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ
mục đích chung đã xác định của công ty.
a. Cơ cấu tổ chức.
Công ty VTBĐ I có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng
đứng đầu là ban giám đốc, trong đó giám đốc là người có quyền hành cao nhất, trong ban giám đốc có hai phó giám đốc: phó giám độc nội chính và phó giám đốc kinh doanh. Dưới ban giám đốc là các phòng ban chức năng (gồm có các phòng sau: phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính,
TM41B
Trang 35
phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng nghiệp vụ pháp chế
ngoại thương); Mạng lưới tiêu thụ hàng hóa (gồm có 5 trung tâm kinh doanh: Trung tâm kinh doanh 1, 2, 3, 4, 5 ở 18 Nguyễn Du, Nguyễn Công Trứ...; một cửa hàng kinh doanh tại Hải Phòng trực thuộc trạm tiếp nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; hai cửa hàng tại thành phố Đà Nẵng trực thuộc chi nhánh công ty; Trung tâm bảo quản vận chuyển hàng hóa tại xã Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội; Trạm tiếp nhận vật tư xuất nhập khẩu tại Hải Phòng; Chi nhánh công ty tại thành phố Đà Nẵng... Quan sát sơ đồ tổ chức của Công ty Vật Tư Bưu Điện I Sơđồ 4: Cơ cấu tổ chức của Công ty Vật Tư Bưu Điện I Trung tâm KD XNK Giám Đốc P.Giám đốc
kinh doanh P.Giám đốc
nội chính P.kế hoạch thị trường P.nghiệp vụ pháp chế ngoại thương P.tổ chức hành chính P.tài chính kế toán Trung tâm KD1 Trung tâm KD2 Trung tâm KD3 Trung tâm KD4 Trung tâm KD5 Trung tâm vận chuyển và bảo vệ Trạm tiếp nhận hàng hoá tại HP CN tại Đà Nẵng số 2 Thanh Hải Kho tại đồi Kho tại Yên Bộ phận vận Khu trung chuyển Khu kho Hoà Khu kho Cam Cửa hàng số 7 Lạch
TM41B
* Ban lãnh đạo: Một giám đốc và hai phó giám đốc.
Giám đốc là người đứng đầu công ty do Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu
Điện bổ nhiệm. Giám đốc công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm trước pháp luật với Tổng Cục Trưởng Tổng cục Bưu Điện và với cán bộ của công nhân viên trong Công ty.
Các phó giám đốc là người trợ lý cho giám đốc về các lĩnh vực chuyên môn của mình đồng thời theo dõi quan lý các phòng ban trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm dựa trên quyết định của giám đốc. Một phó giám đốc nội chính trực tiếp phụ trách công tác nội chính của Công ty. Một phó giám kinh doanh trực tiếp phụ trách công tác kinh doanh của Công ty.
* Các phòng ban chức năng.
+ Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng có một trưởng phòng, một phó phòng còn lại là chuyên viên và nhân viên. Nhiêm vụ của phòng là thường xuyên nghiên cứu nhu cầu thị trường, những chủ trương đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước, phương hướng nhiệm vụ phát triển của ngành nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kế
hoạch đầu tư xây dựng cơ bản có tính khả thi cao. Phòng cũng đồng thời trực tiếp làm công tác nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu để kinh doanh.
+ Phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thương: Làm nhiệm vụ về các hoạt
động xuất nhập khẩu uỷ thác, tiếp nhận hàng nhập khẩu ở các ga cảng.
Cả hai phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng nghiệp vụ
pháp chế ngoại thương trong hoạt động của mình đã tạo ra nguồn hàng đầu vào cho hoạt động kinh doanh của Công ty do vậy cả hai vừa là phòng chức năng vừa là phòng kinh doanh.
+ Phòng tài chính kế toán: Có một kế toán trưởng và một phó phòng làm nhân viên ghi chép phản ánh trung thực số liệu kế toán, thống kê, giá cả, chi phí... giải quyết tốt các thủ tục thanh toán với ngân sách và với các đối tác trong nước. Phòng còn có chức năng tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực chỉ đạo
TM41B
thực hiện công tác quản lý tài chính hạch toán kế toán của Công ty, bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả bảo toàn phát triển vốn phù hợp với cơ chế
chính sách cuả Nhà nước.
+ Phòng tổ chức hành chính: Chỉ có một trưởng phòng, có nhiệm vụ tổ
chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tuyển dụng lực lượng lao động cho Công ty, giải quyết các chế độ lao động cho người lao động và làm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý phương tiện cho hoạt động của Công ty, đào tạo và tái đào tạo lực lượng lao động hiện có của Công ty. * Mạng lưới tiêu thụ hàng hoá
+ Công ty có 5 trung tâm kinh doanh tại Hà Nội đồng thời cũng là năm cửa hàng.
+ Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu ở Hà Nội: Thực hiện hoạt động tự kinh doanh, khi thị trường có nhu cầu về thiết bị, vật tư bưu điện thì trung tâm là đơn vị trực tiếp tìm kiến, lựa chọn đối tác, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng.
+ Có 2 cửa hàng tại Đà Nẵng, trực thuộc chi nhánh Công ty tại Đà Nẵng (là chi nhánh tổ chức sản xuất kinh doanh tại khu vực miền Trung).
+ Có một cửa hàng trực thuộc trạm tiếp nhận vật tư tại Hải Phòng.
+ Các đơn vị làm nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh có 2 đơn vị.
b. Cơ cấu quản trị.
Một doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quản trị
kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản trị theo những quy tắc thống nhất từ trên xuống dưới.
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản trị Công ty, là người chỉ huy cao nhất có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất, kỹ thuật kinh doanh và đời sống của toàn công ty. Để giúp giám đốc tập trung vào các vấn đề lớn, có tính chiến lược, việc phụ trách kinh doanh và công tác nội chính được giao cho hai phó giám đốc của công ty.
Các phòng chức năng (kế toán tài chính, kế hoạch, tổ chức hành chính...)
được phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp giám đốc và các phó giám đốc, chuẩn bị các quyết định, theo dõi, hướng dẫn các trung tâm kinh doanh, các chi nhánh... cũng như các nhân viên cấp dưới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.
TM41B
Bên cạnh đó các trung tâm kinh doanh cũng là một cấp quản trị trong đó trưởng các trung tâm đóng vai trò là một thủ trưởng đơn vị, tự thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình sao cho có hiệu quả nhất. Tuy vậy, các trung tâm kinh doanh vẫn được sự trợ giúp hết sức hiệu quả của công ty nói chung và của phòng Nghiệp vụ pháp chế ngoại thương, phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu... nói riêng trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh, hỗ trợ vốn, cơ chế kinh doanh dân chủ, tìm kiếm nguồn hàng, nghiên cứu nhu cầu thị trường...