II. Các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện các công cụ tạo động lực ở Công ty cổ phần Hoàng Hà.
1.3. Một số giải pháp hoàn thiện công cụ hành chính – tổ chức:
1.3.1. Khắc phục những tồn tại trong cơ cấu tổ chức.
Để khắc phục những nhược điểm do chuyên môn hóa sâu, Công ty cần thiết kế công việc theo những hướng tích cực khuyến khích được nhân viên như sau:
lao động giữa các tuyến xe, không nên để một lái xe và phụ xe làm việc quá lâu ở một tuyến cố định. Một lái xe nếu đáp ứng được nhu cầu có thể lái xe buýt, xe tuyến cố định dài hay taxi. Sự thay đổi môi trường làm việc làm giảm sự đơn điệu, trùng lắp và nhạt nhẽo gây cảm giác không còn hứng thú trong công việc.
-Tạo ra sự ý nghĩa trong công việc để nhân viên cảm thấy yêu thích: Công ty có thể cải thiện điều này thông qua tổ chức các lớp giao tiếp cho nhân viên của mình. Tự tin trước khách hàng trong giao tiếp, gợi mở những câu chuyện vui cũng là cách để công việc của nhân viên cảm thấy có ý nghĩa hơn.
-Thời gian làm việc không nên quá ngắn hoặc quá dài: Nhân viên làm việc hành chính thì theo giờ quy định chung ít có sự thay đổi nhưng điều này rất quan trọng đối với những lái xe và phụ xe của Công ty. Cần tìm hiểu năng lực, sức khỏe của mỗi người, thái độ phục vụ của họ để có những thiết kế phù hợp. Việc nhân viên tham gia nhiều chuyến vận chuyển quá thì dẫn đến mệt mỏi còn tham gia ít thì làm giảm tinh thần hăng say của họ.
-Để nhân viên tự chủ trong công việc: Đây là bí quyết của phương pháp quản lý tàng hình rất có tác dụng khuyến khích nhân viên.(3)
B1: Tìm kiếm những vị trí then chốt. Cần chú ý những người tự nguyện nhận trách nhiệm và có khả năng đảm nhận công việc.
B2: Nói rõ luật lệ, quy tắc: Quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích. B3: Đưa ra quy trình làm việc.
B4: Lên tiến độ làm việc. B5: Cho thử nghiệm. B6: Rút kinh nghiệm. B7: Tàng hình.
Với Công ty Hoàng Hà cần giảm số cấp quản lý đến mức có thể và tăng tầm quản lý, kiểm soát của CB quản lý tạo điều kiện cho thông tin đi một cách
nhanh chóng, chính xác và giảm những chi phí quản lý không cần thiết. Nhưng để người quản lý cấp cao không phải ôm đồm giải quyết các công việc sự vụ thì cần phải ủy quyền cho nhân viên cấp dưới. Muốn vẫn đảm bảo được quyền kiểm soát, lãnh đạo Công ty cần phát triển năng lực giải quyết công việc của bản thân và tạo dựng tinh thần gắn bó đoàn kết, trung thành của nhân viên cấp dưới. Hiện nay đội ngũ quản lý của Công ty còn thiếu và được bổ nhiệm không lâu nên chưa có năng lực giải quyết công việc tốt. Công ty cần phải:
-Nâng cao trình độ của nhân viên thông qua hỗ trợ để nhân viên được đào tạo, phát triển nguồn nhân lực quản lý. Giải pháp đào tạo bao giờ cũng tốn kém. Các Công ty thường trăn trở liệu họ có ở lại với mình không sau khi
mình đã đầu tư quá nhiều. Vấn đề không phải là đào tạo hay không nên đào tạo mà Công ty phải phân biệt đúng người để đầu tư dựa vào quá trình cống hiến của họ, phẩm chất đạo đức và phải có cam kết của hai bên sau đào tạo.
- Đào tạo kỹ năng cho nhân viên: Lãnh đạo của Công ty tạo điều kiện để cấp dưới của mình có điều kiện xâm nhập nhiều với thực tế, bên cạnh đó nên kèm cặp chỉ bảo thêm khi họ còn bỡ ngỡ.
- Không quên nâng cao phẩm chất đạo đức của nhân viên.
- Trang bị và cung cấp phương pháp sử dụng các công cụ làm việc phù hợp với từng vị trí công việc.
- Tạo ra sự cân bằng giữa quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích.
Tạo sự phối hợp nhịp nhàng hơn nữa giữa các phòng ban thông qua các bản kế hoạch, các phương tiện truyền thông, kể cả việc sử dụng các mối quan hệ cá nhân để thúc đẩy. Hướng dẫn và khuyến khích nhân viên sử dụng email như một văn hóa công sở để có thể giao tiếp dễ dàng.
1.3.2.Các biện pháp hoàn thiện công cụ hành chính.
a. Xây dựng các bản kế hoạch.
Công ty cần phải xây dựng bản kế hoạch cho từng chu kỳ kinh doanh. Bên cạnh đó cũng cần yêu cầu các phòng ban xây dựng các bản kế hoạch cho mình dựa trên kế hoạch của toàn Công ty. Trong quy trình xây dựng kế hoạch nên tham khảo ý kiến của người lao động, nhất là cho họ xây dựng kế hoạch công việc có liên quan đến bản thân. Khi tham gia vào xây dựng các bản kế hoạch và biết được kế hoạch phát triển của toàn Công ty, phòng ban hay cá nhân, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về trách nhiệm của mình để đạt được mục tiêu. Từ đó nhân viên tham gia vào công tác hỗ trợ cấp quản lý trong việc phát triển Công ty, không đi chệch hướng mục tiêu chung.
Các bản kế hoạch cần được xây dựng ngay là: Sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược, và các kế hoạch tác nghiệp.
Sau khi xây dựng xong, Công ty cần thể chế hóa thành văn bản và gửi tới các phòng ban có liên quan. Tránh trường hợp các bản kế hoạch chỉ là các bản báo cáo ở các đại hội rồi sau đó không hề làm theo.
Bên cạnh đó Công ty cũng cần thiết kế các bản mô tả công việc, đánh giá công việc chi tiết để làm căn cứ cho nhân viên thực thi công việc và tiện cho cấp trên kiểm tra. Nó cũng là cơ sở để thực hiện quy chế thưởng phạt một cách công bằng.
b. Đổi mới quy trình tuyển dụng, cắt những thủ tục không cần thiết.
Đối với Công tác tuyển dụng lái xe và NVPV nhìn chung là tốt nhưng tuyển dụng các nhân viên làm hành chính văn phòng thì nên áp dụng quy trình tuyển dụng mới hiện nay.
Dựa vào quy trình tuyển dụng được các tổ chức có uy tín áp dụng hiện nay và căn cứ vào điều kiện cụ thể của Công ty thì quy trình có thể gồm các bước sau:
B1: Thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, nêu rõ vị trí cần tuyển, các yêu cầu cần có của một ứng viên, địa điểm và thời hạn nộp hồ sơ.
B2: Xét tuyển hồ sơ.
B3: Thi trắc nghiệm IQ, Gmat, tiếng Anh, chuyên ngành với nhân viên hành chính còn đối với lái xe thì thi tay lái, NVPV có thể thi bài trắc nghiệm về tâm lý, giao tiếp ứng xử.
B4: Phỏng vấn.
Trong các bài thi chuyên ngành cần sát với yêu cầu thực tế của Công ty. Cần có thêm một bộ phận chuyên về tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu nhân lực trong giai đoạn sắp tới khi Công ty mở rộng thêm nhiều lĩnh vực hoạt động.
Tiền trách nhiệm có thể linh hoạt cho nhân viên bằng cách cho nhân viên nợ một khoản nhất định trừ dần vào tiền lương hàng tháng
c.Với công tác thanh tra kiểm soát.
Cần xây dựng và củng cố bộ phận thanh tra cơ động, trang bị phương tiện hiện đại để họ có kết quả tốt nhất.
Thường xuyên luân chuyển vị trí làm việc của các thanh tra. Sử dụng biện pháp thanh tra chéo để tránh tình trạng có sự cấu kết giữa các nhân viên.
Các cán bộ của Công ty nên sử dụng phương pháp vi hành để nắm sát tình hình.
Tiếp thu và xử lý ngay ý kiến từ hành khách.
Xây dựng những khóa đào tạo về tâm lý cho các nhân viên thanh tra giúp họ có cách ứng xử khéo léo thân thiện hơn để không gây ức chế cho những nhân viên bị kiểm tra. Bên cạnh đó cũng cần trang bị cho những nhân viên này khả năng võ trang để phòng vệ khi cần thiết do tính chất đặc thù của công việc.
Phối hợp với chính quyền các địa phương xử lý những trường hợp thanh tra của Công ty bị xâm phạm sức khỏe hoặc danh dự. Có những chế độ đãi ngộ đặc biệt đối với các nhân viên này để họ yên tâm làm việc và cảm thấy được Công ty quan tâm.
2. Các kiến nghị.
a. Kiến nghị đối với Nhà nước.
Việc sử dụng các công cụ để tạo động lực cho người lao động là một việc làm tốn nhiều chi phí chỉ một mình các doanh nghiệp không thể đủ lực mà phải có sự giúp đỡ của Nhà nước.
Hiện nay các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam đều mắc phải tình trạng chung đó là chất lượng nguồn nhân lực đầu vào chưa đáp ứng nhu cầu, mức độ đào tạo thấp gần 20%. Người lao động muốn được đào tạo phải trả tiền mà điều kiện của họ hạn chế. Các doanh nghiệp thì không đủ tài chính để
có thể đào tạo. Nhà nước cần có những hỗ trợ về giáo dục như:
Đào tạo các nhà quản lý để họ am hiểu về luật pháp, kinh tế, công nghệ, các kỹ năng quản lý thông qua các lớp ngắn hạn, các chương trình hội thảo…
Thành lập các trung tâm đào tạo, bồi dưỡng về quản lý: Đầu tư cho các trung tâm dạy nghề ở địa phương, xây dựng các trung tâm đáp ứng nhu cầu thực tế. Nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp tự đào tạo bằng cách trích một phần thuế để lại lập quỹ đào tạo.
Phổ biến các thông tin về luật pháp: chế độ tiền lương, phúc lợi bắt buộc… thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, các cuộc hội thảo chuyên đề.
Cần có trung tâm kiểm nghiệm, đánh giá chất lượng đầu ra của các trường đào tạo.
Cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp về nhân sự: Kết hợp với các doanh nghiệp mở các cuộc hội chợ việc làm, các chương trình tiếp xúc giữa sinh viên và nhà doanh nghiệp
Xây dựng cơ sở hạ tầng: Hệ thống giao thông, điện nước, kết hợp với các doanh nghiệp xây dựng nhà ở cho người lao động với giá thấp.
An cư lạc nghiệp, vì vậy chính khách hộ khẩu đối với người lao động cần có sự điều chỉnh. Khi doanh nghiệp xác nhận người lao động đang làm việc tại cơ sở mình thuộc địa bàn do địa phương quản lý và người lao động có nguyện vọng nhập khẩu sau thời gian đăng ký tạm trú tạm vắng và làm việc (6 - 12 tháng) thì chính quyền sở tại tạo điều kiện cho họ nhập hộ khẩu chính thức.
Nhà nước cần có những biện pháp kìm giá để tiền lương thực tế đảm bảo cho người lao động.
b. Các kiến nghị đối với Công ty.
tài chính mạnh. Muốn như vậy, cần cắt giảm những chi phí không cần thiết, tiết kiệm nhiên liệu, hợp lý hoá bộ máy tổ chức và tạo ra nhiều lợi nhuận. Muốn tạo ra nhiều lợi nhuận thì có rất nhiều vấn đề khác liên quan đến kinh doanh như: Nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch, marketing…những lĩnh vực còn khá mới mẻ với Công ty đòi hỏi Công ty phải thận trọng. Trong thời gian tới, thị trường vận tải có khả năng bão hoà, Công ty nên chủ động đa dạng hoá các lĩnh vực kinh doanh, những lĩnh vực đã được Công ty triển khai nghiên cứu từ nhiều năm nay. Sự đa dạng hoá lĩnh vực hoạt động sẽ tạo cơ hội thăng tiến cho các nhân viên và các nhân viên có điều kiện để thử sức mình trong nhiều lĩnh vực.
KẾT LUẬN
Có thể nói tạo động lực là một phần quan trọng làm nên một chính sách quản trị nhân sự tốt. Sự phân chia thành 3 loại công cụ này mang tính chất tương đối bởi chúng có thể bao hàm một phần của nhau và việc áp dụng cụ thể vào từng công ty, với từng người lao động lại mang những nét riêng. Việc lựa chọn ra công cụ tối ưu để nâng cao động lực cho người lao động thể hiện nghệ thuật quản lý của người lãnh đạo ở mức độ cao.
Công ty cổ phần Hoàng Hà là một công ty thành lập và đi vào hoạt động không lâu, tuy còn những khó khăn nhưng lãnh đạo Công ty đã rất quan tâm tới người lao động cũng như công tác tạo động lực trong lao động. Hy vọng với sự nỗ lực không ngừng, Công ty sẽ sử dụng thành công các công cụ của mình.
Trong đề tài này em đã đề cập đến những vấn đề cơ bản của động lực, mô hình các công cụ tạo động lực trong lao động và phân tích đánh giá đưa ra giải pháp trong việc sử dụng các công cụ tạo động lực ở Công ty cổ phần Hoàng Hà. Những phân tích và đánh giá của em ít nhiều mang tính chất chủ quan, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và những người quan tâm đến đề tài này,