5. Nội dung và kết quả đạt được
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY
3.2.1 Cơ cấu tổ chức
Công ty có cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Ban Giám Đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các phòng ban vừa làm tham mưu cho Ban Giám Đốc, vừa thực hiện nghiệp vụ cấp trên giao phó.
Bộ máy gọn nhẹ, cơ cấu hợp lý, giữa các phòng ban có sự phối hợp chặt chẽ với nhau làm cho hoạt động của công ty nề nếp và đồng bộ.
SƠ ĐỒ 1: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát
Tổng giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng TCHC BGĐ NM ĐL Phòng Kế toán Phòng Kiểm nghiệm Phòng KTCN BGĐ NT nuôi cá Phó tổng giám đốc SXKD Phó tổng giám đốc SXKD
Ghi chú: : quan hệ chỉ đạo : Quan hệ phối hợp
3.2.2 Chức năng của các phòng ban
3.2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của Ban Giám Đốc và kế toán Trưởng
a/ Ban Giám Đốc (gồm một Giám Đốc và hai phó Giám Đốc)
- Quản lý, điều hành và quyết định toàn bộ hoạt động hàng ngày của công ty, chuyên sâu công tác tổ chức, bảo vệ nội bộ, thi đua khen thưởng, tiền lương và quan hệ đối ngoại.
- Quyết định giá cả và ký kết các hợp đồng quan trọng, xét duyệt các khoản thu, chi tài chính thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.
- Tổ chức thực hiện các quyết định, nghị quyết của Hội đồng Quản Trị theo điều lệ của công ty.
- Giám Đốc điều hành công việc theo chế độ thủ trưởng, trường hợp có bất đồng ý kiến trong Ban Giám Đốc thì quyết định sau cùng thuộc về Giám Đốc, các phó Giám Đốc phải thi hành. Giám Đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản Trị về thực hiện nhiệm vụ được giao và kết quả sản xuất kinh doanh hàng năm.
b/ Phó Giám Đốc phụ trách sản xuất kinh doanh
- Tham mưu giúp việc cho Giám Đốc trong lĩnh vực thu mua nguyên liệu và kinh doanh nhập khẩu.
- Quyết định giá cả và ký kết hợp đồng khi được uỷ quyền của Giám Đốc. Xét duyệt các khoản thu, chi tài chính trong phạm vi cho phép.
- Theo dõi đôn đốc nhà máy đông lạnh sản xuất đúng tiến độ và yêu cầu của các hợp đồng đã ký.
- Thay mặt Giám Đốc xử lý các công việc khi Giám Đốc đi vắng. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về kết quả công việc được phân công và được uỷ quyền thực hiện.
c/ Phó Giám Đốc phụ trách kỹ thuật sản xuất
- Tham mưu và giúp việc cho Giám Đốc trong lĩnh vực vận hành và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.
- Giúp việc cho Giám Đốc trong việc vận hành bảo dưỡng, bảo trì, sữa chữa hệ thống máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất.
- Nghiên cứu ứng dụng kỹ thuật vào quy trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Nghiên cứu và cải tiến quy trình sản xuất trên cơ sở điều kiện sản xuất hiện tại của công ty để đạt hiệu quả cao nhất.
- Xét duyệt các khoản thu, chi tài chính trong phạm vi cho phép, chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về kết quả công việc được phân công và được uỷ quyền thực hiện.
d/ Kế toán Trưởng
- Tham mưu, giúp việc cho Giám Đốc trong lĩnh vực tài chính và kế toán. - Lãnh đạo bộ phận kế toán, phân công phân nhiệm từng cán bộ nhân viên thuộc quyền phù hợp chức năng chuyên môn, phát huy hiệu quả nguồn nhân lực để đảm bảo hoàn thành công việc.
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo bộ phận kế toán thực hiện đúng nguyên tắc tài chính Doanh nghiệp, kiểm tra giám sát đề xuất thu chi, thanh quyết toán, hạch toán kế toán đúng quy định hiện hành.
- Theo dõi các khoản vay ngắn hạn, trung và dài hạn. Tham mưu và đề xuất cho Giám Đốc các biện pháp thu đối với các khoản thu, và cân đối nguồn vốn để trả đối với các khoản phải trả.
- Cân đối nguồn vốn, đảm bảo khả năng huy động và chuyển đủ vốn cho việc thu mua nguyên liệu phục vụ chế biến hàng xuất khẩu, tham mưu đề xuất cho Giám Đốc trong vệc sử dụng vốn đúng mục đích.
- Theo dõi nguồn tiền thanh toán từ các hợp đồng xuất khẩu, chỉ đạo bộ phận xuất nhập khẩu về thủ tục tạm nhập tái xuất của các lô hàng nhập khẩu từ lúc nộp hồ sơ cho tới lúc hoàn tất.
3.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chánh
- Giúp việc cho Ban Giám Đốc về: công tác tổ chức và quản lý nhân sự; bảo vệ nội bộ; lao động và tiền lương; công tác tuyển, đào tạo và qui hoạch cán bộ; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật theo đúng quy định của pháp luật và của công ty; công tác lao động chính trị tư tưởng đối với cán bộ, công nhân viên.
- Thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự nội bộ; đề xuất giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của cán bộ, công nhân viên và quần chúng nhân dân có liên
quan; đề xuất các biện pháp nhằm ngăn chặn những tiêu cực trong quản lý, bảo vệ tài sản Công ty và giải quyết các vụ việc tiêu cực phát sinh.
- Xây dựng nội quy cơ quan, nội quy lao động. Thực hiện các quy định về bảo hộ lao động, giải quyết các chế độ chính sách có liên quan đến người lao động. Quản lý khu tập thể và lực lượng bảo vệ cơ quan, dân quân tự vệ, tổ tự quản; tổ chức thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão.
- Kết hợp với các phòng ban kiểm tra và cải thiện điều kiện làm việc; môi trường lao động trong toàn công ty.
- Tiếp nhận công văn đến và trình công văn, phát hành công văn đi, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ. Tổng hợp báo cáo tình hình trong tuần.
- Chịu trách nhiệm về công tác quản trị, quản lý tái sản chung của văn phòng.
- Thực hiện các nghiệp vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám Đốc Công ty.
3.2.2.3 Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh
- Giúp việc cho Ban Giám Đốc về xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh (bao gồm kế hoạch ngắn – trung và dài hạn), kế hoạch sửa chữa lớn hoặc đầu tư xây dựng cơ bản, đầu tư mở rộng và đầu tư mới.
- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám Đốc giá mua nguyên liệu, thị trường tiêu thụ, theo dõi tiến bộ sản xuất kinh doanh (tháng, quý, năm), tiến độ thực hiện các hợp đồng kinh tế, chỉ đạo thực hiện công tác xuất – nhập khẩu hàng hoá.
- Lập và đề xuất mức nguyên, nhiên, vật liệu, cung ứng vật tư, bao bì và hoá chất cho sản xuất. Quản lý kho, điều vận thông dịch, phiên dịch, fax, email. Truy cập thông tin phục vụ yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh..
- Kết hợp với phòng kỹ thuật và kiểm nghiệm thiết kế in ấn, kiểm tra các thông tin trên bao bì và đặt bao bì phục vụ sản xuất. Kết hợp với nhà máy đông lạnh để nắm tiến độ sản xuất hàng theo hợp đồng nhằm tham mưu cho Ban Giám Đốc ra quyết định thu mua nguyên liệu, đảm bảo chuyển đầy đủ và kịp thời cho sản xuất nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất.
- Chỉ đạo tổ thu mua nguyên liệu hoạt động theo đúng quy chế hoạt động đã ban hành.
- Chịu trách nhiệm thống kê số liệu sản xuất kinh doanh hàng ngày để tổng hợp báo cáo theo từng tháng, quý năm cho cấp trên và các ngành có liên quan.
Theo dõi tiến độ sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản để phân tích và báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Nghiên cứu đề xuất và xây dựng các phương án chiến lược và hoạch định sách lược kinh doanh cho Doanh nghiệp.
- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về việc thực hiện nghiệp vụ hạch toán, các chế độ chính sách về quản lý tài chính, pháp lệnh thống kê kế toán,… tổ chức kiểm tra và điều hành bộ phận nghiệp vụ kế toán, báo cáo quyết toán đúng, đầy đủ theo quy định, chịu trách nhiệm cân đối nguồn vốn, chủ động t ìm kiếm và lập kế hoạch, huy động vốn kịp thời cho hoạt động kinh doanh, cân đối vòng quay vốn và báo cáo kết quả kinh doanh cho từng kỳ và từng thương vụ.
3.2.2.4 Chức năng nhiệm vụ của phòng kỹ thuật và kiểm nghiệm
- Xây dựng, biên soạn các tài liệu hướng dẫn công việc, tài liệu đào tạo, các phương pháp kiểm tra, kiểm soát quy trình. Thu thập xây dựng các tiêu chuẩn, quá trình, quy định liên quan đế hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, an toàn vệ sinh thực phẩm theo luật định.
- Xây dựng hệ thống bảo đảm chất lượng sản phẩm, giám sát việc thực hiện và tuân thủ tiêu chuẩn, quy trình và yêu cầu của khách hàng. Giám sát hoạt động kiểm soát chất lượng tại nhà máy đông lạnh và tổ chức quản lý chất lượng để đạt được hiệu quả cao nhất trong quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Tiến hành nghiên cứu thử nghiệm những vấn liên quan đến chất lượng sản phẩm, cải tiến quy trình công nghệ. Phát hiện và phân tích các vấn đề phát sinh trong quá trính sản xuất, đề xuất cải tiến các biện pháp khắc phục phòng ngừa nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sản xuất.
- Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, xây dựng quy trình, làm hàng mẫu đáp ứng theo yêu cầu của Công ty và khách hàng, sau đó chuyển giao công nghệ cho nhà máy đông lạnh.
- Kiểm tra giám sát điều kiện an toàn vệ sinh của nhà máy đông lạnh, các đại lý chuyển nguyên liệu cho Công ty và những nơi Công ty gởi hàng gia công.
- Biên soạn tài liệu, bổ sung hiệu chỉnh các tài liệu, tiêu chuẩn quy trình, quy định hướng dẫn công việc và điều kiện thực tế sản xuất của Công ty.
- Tham gia kiểm hàng ở nơi khác khi Công ty có yêu cầu mua hàng ở các Công ty .khác.
- Lấy mẫu phân tích kiểm nghiệm vi sinh, kháng sinh đối với các công đoạn trong quy trình sản xuất và mẫu vệ sinh công nghiệp, nước sử dụng của nhà máy đông lạnh.
- Kiểm soát vi sinh 100% các lô hàng do nhà máy sản xuất.
- Phối hợp các phòng kinh doanh và nhà máy chuẩn bị cho việc kiểm định lô hàng trước khi xuất theo quy định đối với cơ quan chức năng.
- Báo cáo kết quả kiểm nghiệm đến Ban Giám Đốc và các phòng ban có liên quan.
- Giám sát việc thực hiện các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm của nhà máy đông lạnh và những nơi Công ty gửi hàng gia công. Kết hợp với các bộ phận liên quan, xác định, phân tích tìm nguyên nhân gây mất an toàn cho sản phẩm và báo cáo Ban Giám Đốc. Trưởng phòng có trách nhiệm xin ý kiến chỉ đạo và tổ chức thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa khi các tiêu chuẩn về vi sinh/kháng sinh vượt quá giới hạn cho phép.
- Xác định các nguyên nhân đề xuất hành động khắc phục, phòng ngừa đế Ban Giám Đốc và các bộ phận có liên quan khi phát hiện sản phẩm có nguy cơ mất an toàn yêu cầu vệ sinh thực phẩm.
- Bảo mật thông tin theo quy định hiện hành của Công ty.
- Cập nhật thẩm tra hồ sơ theo quy định cung cấp các hồ sơ kết quả kiểm nghiệm đến các bộ phận liên quan và cho khách hàng theo yêu cầu. Truy xuất nguồn gốc xuất lô hàng sản xuất.
- Tham gia vào các chương trình đánh giá từ các đoàn đánh giá bên ngoài và đánh giá nội bộ theo hệ thống quản lý chất lượng chung của Công ty.
3.2.2.5 Chức năng nhiệm vụ của nhà máy Đông lạnh
- Sản xuất, chế biến các mặt hàng thuỷ hải sản theo hợp đồng sản xuất được triển khai theo chỉ đạo của Ban Giám Đốc, theo tiêu chuẩn kỹ thuật của ngành và tiêu chuẩn của từng khách hàng.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm theo hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng tại Công ty. Quản lý sản phẩm trong suốt quy trình sản xuất từ khâu tiếp nhận nguyên liệu sản phẩm, bảo quản hàng hoá trong kho lưu trữ đông theo đúng quy định.
- Điều hành sản xuất, quản lý lao động trong nhà máy, thực hiện tốt công tác bảo hộ lao động, từng bước cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao tay nghề cho công nhân.
- Thường xuyên kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị hệ thống điện chiếu sáng, nước đá, cấp thoát nước, dụng cụ vật tư bảo đảm tốt cho sản xuất.
3.3 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ
Tổng số lao động đến 30/11/2008: 1.037 người.
- Phân theo loại lao động: gián tiếp: 66 người; trực tiếp và phụ trợ: 971 người.
- Phân theo giới tính: nam: 185 người; nữ 852 người.
- Phân theo trình độ: Đại học/ Cao đẳng: 71 người; Trung cấp: 62 người; Công nhân chế biến, công nhân kỹ thuật từ bậc 1 đến bậc 6: 904 người.
3.4 LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG VÀ NĂNG LỰC SẢN XUẤT
- Hình thức sỡ hữu vốn: là loại hình Công ty cổ phần. - Lĩnh vực kinh doanh: sản xuất và chế biến thuỷ hải sản. - Ngành nghề kinh doanh:
+ Thu mua, nuôi trồng và chế biến các mặt hàng thuỷ sản, nông súc sản đông lạnh.
+ Kinh doanh trong nước và ngoài nước các mặt hàng thuỷ hải sản.
+ Nhập khẩu nguyên liệu, vật tư máy móc thiết bị và thức ăn tôm cá phục vụ nuôi trồng, chế biến hàng xuất khẩu.
3.5 CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG VÀ MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
Ngày nay các Doanh nghiệp thuỷ hải sản phải đạt được tiêu chuẩn HACCP, khuyến khích xây dựng tiêu chuẩn ISO 900. Ngoài ra còn nhiều tiêu chuẩn khắc khe khác buộc các Doanh nghiệp phải đáp ứng để đưa hàng hoá tiêu thụ trong nước và xuất khẩu.
Đặc biệt, trong thời gian gần đây các mặt hàng thuỷ hải sản của Việt nam khi xuất khẩu ra nước ngoài liên tục bị phát hiện có dư lượng kháng sinh vì vậy Công ty luôn đưa ra những mục tiêu để đảm bảo chất lượng sản phẩm:
- Tiếp tục duy trì các vùng nguyên liệu tạo được dây chuyền khép kín trong sản xuất từ nguyên liệu đầu vào đến đầu ra của sản phẩm, không những
Công ty giảm được một phần chi phí mà còn giúp cho Công ty có thể kiểm soát được chất lượng sản phẩm.
- Tăng cường công tác kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm, đào tạo nâng cao năng lực và kiến thức chuyên môn cho bộ phận KCS để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Đổi mới trang thiết bị sản xuất cũ, nâng cao tay nghề cho công nhân thông qua các lớp huấn luyện ngắn hạn.
Hiện nay, khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO), có đầy đủ các quyền của một thành viên chính thức thì các nước lại dựng lên hàng rào kỹ thuật. Vì vậy, Công ty luôn cải thiện và đổi mới kỹ thuật để đưa hàng hoá thâm nhập vào thị trường thế giới.
3.6 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
- Công ty đã nhận được sự quan tâm ủng hộ của tỉnh uỷ, Uỷ Ban nhân dân tỉnh, sở công thương, hiệp hội thuỷ sản Việt Nam và các ban ngành có liên quan trong hoạt đông xuất khẩu thuỷ sản.
- Nhờ nguồn nguyên liệu thuỷ sản của Trà Vinh rất dồi dào.
- Công ty hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực xuất khẩu nên có nhiều kinh nghiệm trong mua bán quốc tế, tạo được uy tín và có thị trường xuất khẩu tương đối ổn định.
- Công ty có sự đoàn kết nhất trí giữa Ban Giám Đốc với thể cán bộ công