- Tổng công ty ra đời trong tháng 7/2008 nên các Ban của Tổng công ty làm việc chưa đồng bộ, việc chỉ đạo đôi khi chưa kịp thời dẫn đến việc hoàn thành các thủ tục thanh
2.2.5.Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án theo nội dung dự án:
Để thuận lợi cho việc quản lý người ta thường quản lý các dự án theo từng nội dung của dự án.Ba nội dung quản lý dự án chủ yếu là : quản lý tiến độ thời gian dự án, chất lượng và chi phí dự án.Mặc dù là công ty đã xây dựng các quy trình quản lý từng nội dung trên một cách khá cụ thể nhưng phần lớn do các dự án công ty làm chủ đầu tư vẫn chưa đảm bảo thực hiện đúng theo tiến độ thời gian chất lượng và chi phí lập ra theo kế hoạch
Do vậy để nâng cao hiệu quả quản lý dự án đầu tư trước hết công ty phải có các giải pháp cụ thể nâng cao hiệu quả quản lý các nội dung cơ bản của dự án.Theo sự đánh giá khách quan về công tác quản lý các nội dung cơ bản của các dự án tại công ty, tác giả xin đề xuất một số giải pháp cơ bản sau đây
a.Giải pháp cho công tác quản lý tiến độ dự án:
Tiến độ thực hiện dự án luôn có một ý nghĩa vô cùng quan trọng .Bởi hoạt động đầu tư có một đặc trưng là vốn kê đọng trong suốt thời gian thực hiện đầu tư, vì vậy thời gian càng kéo dài chủ đầu tư càng chịu nhiều rủ ro do chi phí phát sinh
Quản lý tiến độ dự án có tầm quan trọng đặc biệt trong quản lý dự án phải quản lý làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép đáp
ứng yêu cầu về chất lượng .Do vậy mà công ty phái quản lý chặt chẽ tiến độ dự án không chỉ trong giai đoạn thi công mà phải trong tất cả các khâu của dự án từ giai đoạn chuản bị đầu tư đến giai đoạn nghiệm thu đưa công trình vào sử dụng.Để đảm bảo tiến độ thời gian thì có một số giải pháp sau:
-Về mục tiêu: Phong kế hoạch công ty phải nắm được mục tiêu dự án, gắn mục tiêu của dự án đi cùng toàn bộ những công việc của dự án từ đó lập kế hoạch dự án chi tiết phù hợp với mục tiêu
-Lập kế hoạch thực hiện dự án: Tổng công ty phải phối hợp với đơn vị tư vấn lựa chọn kế hoạch dự án có thời gian phù hợp với tiến độ đặt ra nhưng phải đảm bảo về chất lượng và phạm vi chi phí được duyệt.Sử dụng phương pháp phân tách và ước lượng thời gian cho các công việc một cách hợp lý.Hiện nay phương pháp sơ đồ GANTT và bảng tiến độ dự án vẫn là giải pháp tối ưu cho tiến độ dự án.Qua sơ đồ GANTT có thể xácđịnh được thời gian hoàn thành từng công việc và cả đời dự án , những công việc nào cần làm trước những công việc nào có thể làm sau và những công việc nào có thể làm đồng thời. Các mốc thời gian phải được lập một cách chi tiết và có hệ thống và các cán bộ quản lý dự án có thể dựa vào đó mà thực hiện các công việc được giao trong nhiệm vụ , quyền hạn
-Thực hiện công tác thẩm định phê duyệt theo đúng thời gian cho phép tránh tình trạng ứ đọng kéo dài giảm bớt các khâu trung gian, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ công trình đưa vào sử dụng
-Trong giai đoạn thực hiện dự án thường xuyên tổ chức giao ban tiến độ, báo cáo tiến độ theo tuần , tháng , quý…tăng cường quản lý để giảm bớt áp lực do thiếu cán bộ quản lý tham gia vào quá trình quản lý đầu tư, thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ công việc xây dựng nhật kí thi công, bởi đây là một tài liệu quan trọng , có vai trò cơ bản trong công tác quản lý quá trình thi công dự án
-Đối với giai đoạn nghiệm thu và bàn giao công trình công ty phải lên kế hoạch nghiệm thu từng hạng mục công trình một cách chi tiết chặt chẽ đồng thời thanh toán và cung ứng vốn kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo
b.Giải pháp cho công tác quản lý chất lượng:
Quản lý chất lượng là một vấn đề phức tạp nó phải được tiến hành thường xuyên và xuyên suốt quá trình thực hiện công cuộc đầu tư.Cơ sở để tiến hành quản lý chính là báo cáo đầu tư và ngay trên thực thể công trình:
-Quản lý chất lượng công trình tiến hành ngay từ đầu giai đoạn đầu khảo sát, lập báo cáo đầu tư, thiết kế kỹ thuật cơ sở, thiết kế kỹ thuật thi công,..vì chất lượng công trình
-Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 về quản lý dự án đầu tư mà công ty đã xây dựng với ý thức thực hiện cao
-Để nâng cao chất lượng công trình của dự án công ty nên áp dụng các công nghệ hiện đại phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể của công ty .Sử dụng các phần mềm hiện đại hỗ trợ cho việc quản lý chất lượng như các bảng tính và biểu đồ giúp tạo các biểu đồ Pareto , biểu đồ Fishbone, các phần mềm chuyên dụng quản lý Six sigma hoặc tạo biểu đồ điều khiển chất lượng, các phần mềm quản lý dự án giúp tạo biểu đồ Gantt và những công cụ khác để giúp lên kế hoạch và quản lý các công việc liên quan đến quản lý chất lượng -Ban giám sát cơ quan tư vấn đơn vị thi công và cơ quan tư vấn thiết kế phải trực tiếp làm công tác nghiệm thu khối lượng và chất lượng từng hạng mục từng công việc đã hoàn thành.Phải có biên bản nghiệm thu và phải được chủ nhiệm dự án phê duyệt mới thực hiện các công việc tiếp theo
-Nâng cao trình độ thầm tra và tinh thần trách nhiệm của các cán bộ làm chức năng giám sát là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà công ty cần quan tâm
-Trong quá trình thi công xây lắp công trình cung cấp đầy đủ các vật liệu cần thiết cho dự án, khuyến khích và tạo điều kiện cho đơn vị thi công áp dụng công nghệ mới, quy trình và phương pháp thi công tiên tiến
-Trong giai đoạn nghiệm thu hiệu chỉnh bàn giao công trình đơn vị thi công và cơ quan tư vấn thiết kế phải trực tiếp làm công tác nghiệm thu khói lượng và chất lượng từng hạng mục công trình , từng công việc phải hoàn thành phải có biên bản nghiệm thu và phải được chủ nhiệm dự án phê duyệt mới làm công việc tiếp theo
-Giám sát thường xuyên quá trình đầu tư , đảm bảo sự thống nhất và phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị thực hiện dự án và công ty .Phản ánh đầy đủ kịp thời trung thực , khách quan các nội dung giám sát, đánh giá đầu tư, đề xuất kiến nghị kịp thời cụ thể và có tính khả thi
c.Giải pháp cho công tác quản lý chi phí:
Tất cả các hoạt động của dự án đều tác động đến chi phí dự án.Vì vậy , quản lý chi phí tốt các hoạt động dự án cũng nhằm quản lý chi phí dự án một cách hiệu quả nhất, đem lại lơi ích tối đa cho công ty.Để quản lý tốt nội dung này, công ty cần đẩy mạnh giải quyết các vấn đề sau:
-Nâng cao chất lượng của công tác lập dự toán của dự án.Sự thiếu chính xác của dự toán gây khó khăn lớn cho việc quản lý chi phí khi tiến hành dự án làm phát sinh nhiều chi phí,tăng tổng mức đầu tư dự án, khiến công ty không chuẩn bị kịp nguồn vốn huy động , dẫn đến chậm trễ trong việc thanh quyết toán vốn đầu tư cho các khoản chi phí.Chính vì vậy công ty cần đẩy mạnh công tác đào tạo cán bộ quản lý về chuyên môn , đầu tư các điều kiện về thông tin , kỹ thuật , cho việc lập dự toán để đảm bảo các dự toán lập ra chính xác đầy đủ và mang tính khả thi cao
-Cần tính toán chính xác các công việc trên cơ sở bảng tiên lượng công trình tiết kiệm nguyên vật liệu và đảm bảo kỹ thuật đảm bảo các biện pháp thi công đúng chất lượng và thời gian tránh tình trạng lãng phí do phá đi làm lại hoặc do phát sinh thêm khối lượng -Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho công tác quản lý chi phí, phân bổ vốn một cách hợp lý theo từng giai đoạn của công trình cung cấp đầy đủ các thiết bị cần thiết để họ có thể cập nhật được thông tin về tỷ giá về chế độ chính sách pháp luật
-Để tránh rủi ro về các yếu tố chính sách nhà nước , giá cả thị trường tăng như việc tăng giá nguyên vật liệu máy móc , việc tăng lương cho nhân công, công ty có thể ký kết các hợp đồng cung cấp dài hạn đưa ra nguyên tắc về giá đối với bên cung cấp sản phẩm hàng hóa.
2.3.Một số kiến nghị đối với cơ quan nhà nước trong việc đổi mới công tác quản lý dự án đầu tư ở nước