8. Bố cục của luận văn:
1.4.Lợi ớch khi ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu
Từ những phõn tớch ở trờn cú thể thấy, việc nghiờn cứu ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu là hoàn toàn cú cơ sở. Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu sẽ mang lại những lợi ớch sau:
- Trước hết, mỏy tớnh sẽ thực hiện những tớnh toỏn vượt quỏ khả năng kiểm soỏt của con người như phõn loại, hệ thống hoỏ tài liệu khi tiến hành chỉnh lý những khối tài liệu bú gúi lớn. Việc lập, khụi phục và hoàn thiện hồ sơ trở nờn đơn giản, dễ dàng hơn và chớnh xỏc hơn. Và như vậy sẽ trỏnh được tỡnh trạng một hồ sơ được lập thành nhiều lần hoặc bị xộ lẻ thành nhiều hồ sơ; khụng bỏ sút tài liệu khi tiến hành chỉnh lý cũng như tớnh toỏn giỳp cỏn bộ chỉnh lý biết chớnh xỏc những tài liệu trựng, thừa để loại ra khỏi khối tài liệu cần lưu trữ. Ngoài ra, mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh cũn cú thể thực hiện những cụng việc mà theo phương phỏp chỉnh lý truyền thống phải hoàn toàn thực hiện bằng tay như: Viết bỡa hồ sơ, lập bảng kờ tài liệu trong hồ sơ và xõy dựng cỏc cụng cụ tra cứu phục vụ khai thỏc và sử dụng tài liệu...
- Tốc độ xử lý của mỏy tớnh cao vỡ vậy thời gian cho mỗi đợt chỉnh lý sẽ được rỳt ngắn lại và như vậy nú sẽ gúp phần giải quyết nhanh chúng khối tài liệu bú gúi sản sinh ra trong hoạt động của cỏc cơ quan, tổ chức.
- Do cụng tỏc chỉnh lý được thực hiện trờn mỏy tớnh và thoỏt ly khỏi tài liệu thực (tương tự như phương phỏp chỉnh lý tài liệu bằng thẻ), vỡ vậy khi thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu khụng đũi hỏi phải cú một diện tớch, khụng gian lớn. Việc chỉnh lý cú thể được tiến hành tại phũng làm việc giống như một phũng làm việc của những cỏn bộ văn phũng khỏc. Đõy là một lợi ớch quan trọng trong điều kiện diện tớch làm việc của cỏc lưu trữ hiện hành hết sức hạn chế.
Túm lại:
Về mặt lý thuyết, việc ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ là cú thể thực hiện được. Thực tế cụng tỏc chỉnh lý tài liệu đang đũi hỏi
phải cú một giải phỏp mới để chỉnh lý khối tài liệu bú gúi đang ngày càng tăng trong cỏc cỏc lưu trữ hiện hành. Giải phỏp này phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu của cụng tỏc chỉnh lý. Cụng nghệ thụng tin với những khả năng vốn cú chớnh là một giải phỏp mới cho cụng tỏc chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Bờn cạnh đú hệ thống phỏp luật của Nhà nước cũng tạo một hành lang phỏp lý làm cơ sở để đưa CNTT vào trong cỏc lĩnh vực của đời sống kinh tế xó hội núi chung và trong cụng tỏc lưu trữ núi riờng trong đú cú cụng tỏc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chƣơng 2
YấU CẦU VÀ QUY TRèNH ỨNG DỤNG CNTT
TRONG CHỈNH Lí TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ HIỆN HÀNH.
Ứng dụng CNTT trong cụng tỏc chỉnh lý tài liệu là một trong những giải phỏp giỳp cho lưu trữ hiện hành giải toả khối tài liệu bú gúi ngày càng tăng trong cỏc kho lưu trữ, là một bước đột phỏ thay đổi phương phỏp chỉnh lý truyền thống trong thời đại kỹ thuật số.
Ứng dụng CNTT trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một phương phỏp chỉnh lý tài liệu mới, trong đú mỏy tớnh và phần mềm mỏy tớnh đúng vai trũ là một cụng cụ hỗ trợ cho cỏn bộ chỉnh lý trong việc thực hiện cỏc nghiệp vụ lưu trữ: phõn loại, xỏc định giỏ trị tài liệu, lập và khụi phục hoàn thiện hồ sơ và tạo cỏc cụng cụ tra cứu khỏc. Cho dự là một phương phỏp chỉnh lý tài liệu mới thỡ kết quả cuối cựng vẫn phải đỏp ứng cỏc yờu cầu của ngành lưu trữ.