I. TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM 1 Quá trình hình thành và phát triển của VINAPIME
5. Kiểm tra và giao hàng cho chủ đầu tư
Trước khi tiếp nhận hàng Tổng công ty thường kiểm tra và giám định hàng hoá. Việc làm này là rất cần thiết đặc biệt đối với những hàng hoá manh tính kỹ thuật cao như hệ thống điện. Sở dĩ có bước kiểm tra như vậy là do hàng hóa sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có hư hỏng nhất định do sản phẩm dễ hút ẩm hoặc có thể do bên nước ngoài giao sai quy định, nhầm lẫn, sai quy cách. Do đó khi hàng về Tổng công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định thường là VINACONTROL kiểm tra và giám định hàng nhập.
Sau khi đã kiểm tra và giám định, cơ quan giám định sẽ cấp cho Tổng công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (về chất lượng , số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá do hư hỏng) . Tổng công ty sẽ fax ngay cho bên bán kèm theo những biê bản giám định và Tổng công ty sẽ không phải nộp thuế ở những lần bên bán gửi số thiếu này. Biên bản này sẽ là cơ sở để khiếu nại bên bán và các bên có liên quan. Sau đó Tổng công ty sẽ bàn giao hàng hoá cho chủ đầu tư ngay tại cảng. Đối với hàng là các thiết bị dự án máy móc cồng kềnh, Tổng công ty vẫn phải để hàng trong container và với sự giám sát của hải quan hàng hoá sẽ được chuyển về chân công trình. Tại đây Tổng công ty sẽ cùng với
chủ đầu tư tiến hành kiểm tra các kiện hnàg với sự có mặt của người bán và cơ quan giám định. Nếu các bộ phận thiết bị ghi trong phiếu đóng gói chi tiết bị thiếu hụt hoặc hư hỏng, hai bên sẽ ký vào một văn bản trong đó ghi rõ tình trạng hàng hoá và thời điểm kiểm tra. CĂn cứ vào biên bản này và lỗi của các bên VINAPIMEX sẽ cùng với đại diện người bán và chủ đầu tư tiến hành các biện pháp xử lý kịp thời
Trong trường hợp bao bì bị hư hỏng hay hàng hoá bị hư hỏng mất mát trong quá trình xếp hàng vận chuyển, dỡ hàng, bên mua sẽ mời công ty bảo hiểm Việt Nam Bảo việt trong vòng 3 ngày sau kiểm tra của công ty giám định để lập biên bản của Bảo Việt và gửi cho bên bán kèm theo các chứng từ tổn thất cần thiết để bên bán đủ khả năng đòi bồi thường thiệt hại với công ty bảo hiểm hay công ty vận tải.
Theo hợp đồng số 2457/01 được ký kết giữa Tổng công ty và ELOF HANSSON AB ( Thuỵ Điển) về việc nhập khẩu các thiết bị và nguyên vật liêụ cho công ty giấy Bãi Bằng. Tại điều 5 quy định: nếu có bất kỳ một thiệt hại nào xảy ra hoặc hàng hoá có chất lượng kém không đạt yêu cấu của hợp đồng hai bên sẽ thương lượng: người bán phải thay thế, sửa chữa các thiết bị hư hỏng. Nếu hai bên không đạt được nhất trí thì mời liên đoàn kiểm soát hàng hoá FCC (Federation of commodities control) hay một công ty kiểm soát độc lập tới để lập biên bản giám định. Tài liệu này sẽ là bằng chứng cuối cùng để khiếu nại nhà xuất khẩu. Chi phí kiểm tra được tính vào chi phí thiệt hại