3.2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của NHTMCP Á Châu chi nhánh Cần Thơ PHÒNG GIAO DỊCH – NGÂN QUỸ PHÒNG HÀNH CHÍNH GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH Bộ phận Giao dịch Bộ phận Dịch vụ khách hàng Bộ phận Ngân quỹ Bộ phận Thẻ Kiều hối, WU Bộ phận Vi tính Bộ phận Kế toán Bộ phận Thanh toán quốc tế Bộ phận Pháp lý chứng từ Bộ phận Tiếp thị thẩm định khách hàng Bộ phận Thẩm định & Quản lý TSTC Bộ phận Dịch vụ khách hàng Bộ phận Xử lý nợ PHÒNG KẾ TOÁN – VI TÍNH
3.2.2.2. Chức năng của từng bộ phận
Phòng Giao dịch ngân quỹ
Về nhân sự gồm có trưởng phòng giao dịch, trưởng bộ phận và các kiểm soát viên, giao dịch viên, dịch vụ khách hàng, tổ thẻ, kiều hối, WU, bộ phận ngân quỹ và kiểm ngân viên.
Có nhiệm vụ hướng dẫn khách hàng làm thủ tục mở và sử dụng tài khoản, thực hiện và quản lý các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản tiền gửi, tài khoản tiết kiệm, tài khoản cho vay và các tài khoản trong giao dịch với khách hàng. Thực hiện ký quỹ chờ thanh toán thư tín dụng, thanh toán séc bảo chi, mua bán ngoại tệ, vàng, bạc, thanh toán thẻ, mua bán chứng từ có giá, chi thu tiền mặt, ngoại tệ, chuyển tiền trong và ngòai nước, chi trả kiều hối…
Thường xuyên kiểm soát chứng từ, đối chiếu số dư ngày, tháng… với số liệu của phòng kế toán.
Lưu trữ hồ sơ phụ, phiếu thu tiết kiệm (đối với sổ tiền gửi tiết kiệm của khách hàng, phòng giao dịch có một phiếu lưu riêng để phục vụ cho việc theo dõi tính lãi, so sánh đối chiếu chữ ký, tất toán sổ… ).
Phòng Kinh doanh
Về nhân sự gồm có trưởng phòng kinh doanh, trưởng bộ phận và các bộ phận thanh toán quốc tế, bộ phận tiếp thị, thẩm định khách hàng, bộ phận thẩm định và quản lý tài sản thế chấp, bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận pháp lý chứng từ và bộ phận xử lý nợ xấu.
Tìm kiếm khách hàng thông qua công tác tiếp thị, thẩm định và phân loại khách hàng, lập hồ sơ tín dụng trình ban tín dụng xét duyệt theo hạn mức do tổng giám đốc quy định.
Thực hiện các nghiệp vụ cho vay, bão lãnh, thanh toán quốc tế theo đúng thể lệ, chỉ định, hướng dẫn của nhà nước và ACB.
Theo dõi nợ vay, thường xuyên kiểm tra việc sử dụng vốn vay, tài sản thế chấp, cầm cố của khách hàng, đôn đốc thu hồi nợ và có biện pháp xử lý nợ quá hạn kịp thời.
Lưu trữ hồ sơ tín dụng theo trình tự dễ quản lý, kiểm tra thuận tiện việc theo dõi nợ vay. Thường xuyên tiến hành tổng hợp số liệu cho vay và thanh toán quốc tế theo đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước và ACB.
Đề xuất ý kiến về việc giải quyết, khởi tố các vụ kiện liên quan đến họat động tín dụng của chi nhánh.
Phòng Kế toán – Vi tính
Quản lý các tài khoản tiền gửi của chi nhánh nhằm nắm tình hình nguồn vốn và sử dụng vốn, tiền mặt tại quỹ. Quản lý chung, hạch toán thu nhập, phí phải thu, phải trả, quản lý thu chi đúng nguyên tắc chế độ của ngân hàng Á Châu
Mặt khác phối hợp với phòng giao dịch và ngân quỹ luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp lý; kiểm soát chứng từ, hạch toán, nhập chứng từ vào máy vi tính để quản lý; lên bảng cân đối ngày, tháng, năm theo đúng chế độ kế toán quy định và truyền số liệu qua mạng theo hướng dẫn của ngân hàng Á Châu. Quản lý mạng máy tính của chi nhánh và bảo mật số liệu, lưu trữ an toàn số liệu, bảo mật sổ sách, chứng từ kế toán và mẫu kế toán theo chế độ quy định.
Phòng Hành chính
Là đơn vị đắc lực cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng là nơi tổ chức điều hành cơ cấu nhân sự, mua sắm trang thiết bị, tổ chức công tác bảo vệ, chữa cháy và công văn thư hành chính lễ tân. Phối hợp bộ phận kho quỹ, bảo vệ an toàn kho quỹ. Đảm bảo phương tiện di chuyển tiền an toàn.
