III. Các giải pháp trong công tác tuyển chọn
2. Điều chỉnh các bước trong tuyển chọn
Như đã thấy ở phần thực trạng, các bước trong quá trình tuyển chọn của Công ty chưa rõ ràng, cụ thể, do vậy cần một vài điều chỉnh để tiện cho việc đánh giá, tuyển chọn. Một kiến nghị các bước cho công tác tuyển chọn theo qui trình như:
Sơ đồ 6: Đề xuất qui trình tuyển chọn đối với tuyển dụng
Bước 1, 2: Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ, sơ tuyển hồ sơ:
Thì thực hiện tương tự như Công ty đã thực hiện. Bước 3:Phỏng vấn sơ tuyển
Đây là giai đoạn tiếp xúc ứng viên lần đầu tiên của nhà tuyển dụng. Đây sẽ là cuộc trao đổi của hai bên với hai mục đích:
- Nhà tuyển dụng qua đây có thể có những thông tin vắn tắt về ứng viên, đưa ra những nhận định ban đầu. Đồng thời kết thúc vòng này loại bỏ những ứng viên có năng lực quá kém.
- Ứng viên có thể hiểu những thông tin chính về Công ty như: Môi trường làm việc, đời sống nhân viên, những đãi ngộ… Để tạo cho ứng viên tăng nguyện vọng làm việc tại Công ty, hiểu hơn về Công ty vì Công ty là một Công ty nhỏ chưa có nhiều tin đăng trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Bước 4: Kiểm tra năng lực
Để nắm bắt được trình độ năng lực của ứng viên đến đâu thì các bài kiểm tra là rất cần thiết cho việc đánh giá. Thông qua bài kiểm tra chọn ra được những người có năng lực phù hợp, những người có tiềm năng để đào tạo sử dụng sau này, vì Công ty luôn quan tâm tới công tác đào tạo phát triển con người. Con người là hoạt động mang tầm chiến lược lâu dài chứ không phải là công tác trước mắt.
Bài kiểm tra gồm ba phần: Kiểm tra chuyên môn và kiểm tra ngoại ngữ, và kiểm tra trình độ vi tính.
- Trong đó phần kiểm tra vi tính có thể lồng vào bài kiểm tra chuyên môn hoặc ngoại ngữ bằng cách kiểm tra trên máy. Hoặc thực hiện bài kiểm tra riêng đặc
biệt trong các vị trí như kĩ sư thiết kế vì nó không chỉ yêu cầu vi tính soạn thảo văn bản mà còn là đồ hoạ…
- Đề kiểm tra chuyên môn: Tuỳ từng vị trí mà soạn đề vì chuyên môn là năng lực quan trọng nhất cần kiểm tra.
- Đề kiểm tra ngoại ngữ: Thật sự cần thiết đối với kĩ sư chính của phòng Thiết kế và trong trường hợp này lên sử dụng bài kiểm tra kĩ năng dịch viết do nhu cầu nghiên cứu tài liệu nước ngoài phục vụ cho thiết kế, còn các vị trí khác cần ngoại ngữ thì bài kiểm tra phù hợp là kĩ năng nghe nói phản ứng.
Tuy sẽ mất nhiều thời gian và nhân lực cho chuẩn bị cho việc soạn đề và tổ chức kiểm tra nhưng nếu nguyện vọng của Công ty là tăng chất lượng đội ngũ nhân viên mới tuyển, tăng hiệu quả của tuyển dụng, đây sẽ là công cụ hữu hiệu. Thời gian thử nghiệm lần đầu sẽ gặp nhiều khó khăn nhưng lần thứ hai và những lần sau nữa sẽ dễ thực hiện hơn do đã có kinh nghiệm và cơ sở nền tảng. Trong phần này nên để bộ phận nào cần người bộ phận đó soạn đề và đánh giá cho phù hợp công việc và chuyên môn.
Những người qua được vòng kiểm tra năng lực sẽ được hẹn phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp.
Bước 5: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Những người qua được vòng kiểm tra năng lực trên sẽ được tham dự vòng phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp, vòng phỏng vấn này gồm hai mục đích:
- Nhà tuyển dụng kiểm tra những gì mà vòng kiểm tra năng lực còn chưa khai thác được như: kĩ năng thể hiện ý tưởng, kĩ năng đàm phán…
- Ứng viên bày tỏ nguyện vọng của mình về mức lương, điều kiện làm việc… trong thoả thuận giữa hai bên để đi đến thống nhất. Và hẹn thời gian trả lời kết quả tuyển dụng.
Những người qua được vòng kiểm tra năng lực nếu không qua được vòng phỏng vấn này hoặc do vượt quá nhu cầu tuyển dụng tạm thời chưa được tuyển, Công ty nên lưu hồ sơ và hẹn họ dịp khác khi có nhu cầu sẽ liên hệ lại với họ, lần sau sẽ bắt đầu từ vòng phỏng vấn này để tuyển chọn.
Bước 6: Thử việc
Những người qua được vòng phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp sẽ được kí hợp đồng thử việc.
Thử việc là giai đoạn kiểm tra tính phù hợp giữa ứng viên và vị trí công việc, để tránh những tổn thất khi tuyển dụng mà bỏ qua bước này. Đồng thời thử việc nhằm tạo điều kiện cho ứng viên làm quen với công ty và công việc. Do đó cần phải có những hành động thiết thực như:
- Cử cán bộ hướng dẫn: Người hướng dẫn có trách nhiệm hướng dẫn chỉ bảo, quan sát ứng viên trong quá trình thực hiện công việc, từ đó đưa ra các nhận xét về ứng viên.
- Thử việc không có nghĩa là làm không công, cần có những đãi ngộ khuyến khích ứng viên làm việc.
- Lập bản đánh giá trong suốt quá trình thử việc của ứng viên
Bước 7: Quyết định tuyển dụng và kí kết hợp đồng lao động
Sau khi ứng viên hoàn thành giai đoạn thử việc và đạt yêu cầu thì Giám đốc quyết định tuyển dụng và kí kết hợp đồng lao động trước tiên là hợp đồng có thời hạn từ ngắn đến dài, rồi sau giai đoạn này có thể kí hợp đồng dài hạn hoặc vô thời hạn.