I. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ ĐẦU TƯ
5.Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và sản xuất sản phẩm xây dựng nên việc tổ chức bộ máy quản lý cũng có những đặc điểm riêng. Công ty đã khảo sát, thăm dò, tìm kiếm và bố trí tương đối hợp lý mô hình tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến đứng đầu là Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, các phó Giám đốc phụ trách tài chính và phụ trách kế hoạch. Dưới có các phòng ban chuyên trách: Phòng kế toán- Phòng tổ chức hành chính -nhân sự và Phòng vật tư kế hoạch dự thầu. Dưới các phòng có các đội trực thuộc như: Đội xây lắp, đội lắp đặt thiết bị…
• Chức năng và nhiệm vụ của các chức danh
- Hội đồng quản trị: Quyết định phương hướng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chính, bổ nhiệm Ban giám đốc Công ty.
- Giám đốc công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật… chịu trách nhiệm chính trước công ty. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch tổ chức và tài chính, đại diện toàn quyền của công ty trong giao dịch với các đối tác và ký kết các hợp đồng kinh tế. Giám đốc chịu trách nhiệm về tổn thất do điều hành sản xuất kinh doanh, dịch vụ kém hiệu quả. Giám đốc là đại diện Pháp nhân của công ty trước pháp luật, đại diện cho toàn bộ công nhân toàn doanh nghiệp.
- Phó Giám đốc phụ trách tài chính: Giúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực hoạt động tài chính của công ty. Phó giám đốc phụ trách tài chính có nhiệm vụ theo dõi về lĩnh vực tài chính, thanh toán khối lượng với chủ đầu tư, các hoạt động huy động vốn cũng như phân phối vốn một cách có hiệu qủa, đưa ra các phương án kinh doanh làm tăng lợi nhuận tài chính cũng như giảm thiểu các chi phí không hợp lý tạo ra lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp.
- Phó giám đốc phụ trách kế hoạch: Giúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực dự thầu tham gia đấu thầu các công trình, theo dõi và điều hành việc mua bán vật tư, tổ chức hiện trường bố trí nhân lực máy móc thiết bị đến các công trình và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ của mình.
- Phòng Kế toán: Tham mưu giúp cho giám đốc quản lý tài chính của doanh nghiệp theo đúng chế độ Nhà nước quy định. Tổng hợp toàn bộ chứng từ, số liệu thực hiện; phân tích các chỉ tiêu kinh tế Tài chính để phản ánh có hệ thống tình hình tài sản, vốn và sử dụng vốn, tình hình sản xuất kinh doanh, hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đội sản xuất nói riêng và của toàn công ty nói chung trong thời kỳ nhất định( tháng, quý, năm). Kiểm tra tính hợp lệ, theo dõi, hạch toán giá trị, khối lượng thực hiên thi công xây dựng các công trình đã thoả thuận trong hợp đồng với khách hàng. Đối chiếu công nợ với các đơn vị, công trình và các bộ phân công tác. Báo cáo nhanh kịp thời cho Giám đốc về tình hình tài chính của công ty, lập bản, biểu kế toán theo quy định của Nhà nước.
Phòng Kế toán chia ra các bộ phận sau:
*Kế toán trưởng: Phụ trách chung theo chức năng, nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán, chịu trách nhiệm trước pháp luật về công tác kế toán, giúp Giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo , thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế. Tham gia soạn thảo, ký kết các hợp đồng kinh tế và hạch toán kinh tế đảm bảo thực hiện đúng chính sách kinh tế, tài chính theo quy định. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán nội bộ Công ty, chịu trách nhiệm về quản lý tài sản, tiền vốn trước Giám đốc công ty và Pháp luật của Nhà nước.
* Kế toán tổng hợp và tính giá thành sản phẩm: Tất cả mọi phần hành kế toán của Phòng đều được đưa qua kế toán tổng hợp, để tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
* Kế toán tiền lương, thuế GTGT, vật tư: Kế toán tiền lương theo dõi và làm thủ tục chi trả tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công
hay số thuế được hoàn lại. Kế toán kho vật tư, quản lý mua bán, nhập , xuất, tồn vật tư, thoe dõi và lập bảng kê khai giao nhận vật tư với các đối tượng, các công trình.
* Kế toán thanh toán, kế toán TSCĐ: Kế toán TSCĐ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, CCDC, trích lập phân bổ khấu hao TSCĐ. Kế toán thanh toán theo dõi công tác thanh toán của công ty với các đội…, với khách hàng theo tiến độ thi công, rà soát, kiểm tra theo dõi các chứng từ báo cáo công nợ của khách hàng, lập báo cáo tình hình công nợ theo yêu cầu của kế toán trưởng.
* Thủ quỹ: Xuất, nhập tiền mặt chính xác, kịp thời, giữ gìn bảo quản các chứng từ ban đầu, thực hiện thu chi và cập nhật vào sổ quỹ hàng ngày, hết ngày báo cáo kế toán trưởng số thu chi trong ngày
* Kế toán đội: Có trách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi ở các đội mình phụ trách, thu thập các chứng từ một các thường xuyên, đầy đủ đồng thời tổng hợp và phân loại các loại chi phí và gửi lên phòng kế toán của công ty kịp thời, thực hiện công tác thanh toán của đội
- Phòng kế hoạch dự thầu: Tham mưu cho Giám đốc về quản lý kinh tế,
kế hoạch đầu tư các dự án đấu thầu, xây dựng tiến độ thi công, quản lý các dự án, đảm bảo tiến độ và chất lượng, thống kê tổng hợp quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phòng Tổ chức- Hành chính- Nhân sự: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng bộ máy tổ chức, hành chính, điều chỉnh quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp Giám đốc tổ chức bộ máy, sắp xếp, quản lý nhân sự nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Công ty. Giúp việc lập quy hoạch nhân sự, bồi dưỡng đào tạo đội ngũ kế cận, giúp Giám đốc nhận xét cán bộ hàng năm. Theo dõi, giải quyết và quản lý hồ sơ các vụ việc khen thưởng và kỷ luật ở Công ty.Quản lý toàn bộ hồ sơ, lý lịch của cán bộ Công ty theo phân cấp của công ty.Quản lý công việc hành chính của Công ty: Quản lý các hồ sơ công văn, giấy tờ và con dấu của Công
ty.Lên lịch làm việc cho Ban Giám đốc, ghi chép biên bản trong các cuộc họp giao ban.
- Các đội thi công: Có trách nhiệm triển khai và hoàn thành khối lượng nhiệm vụ công việc (do Ban chỉ huy công trường chỉ đạo), thi công đảm bảo chế độ an toàn quy trình quy phạm, chịu sự kiểm tra giám sát của ban ngành quản lý nội bộ công ty.