5. Kết cấu của đề tài
3.2. Can thiệp kỹ thuật
3.2.1. Mô tả công việc, mẫubiểu, hồ sơ
− Ngay từ lần đầu soạn thảo, hình thức trình bày, mã số và nội dung của từng nhóm tài liệu đãđược thống nhất và chuẩn hóa theo quy trình kiểm soát tài liệu .
− Tất cả các tài liệu được chuyển từ dạng văn xuôi sang lưu đồ giúp rút ngắn số trang của tài liệu và dễ đọc, thuận tiện cho công tác phổ biến.
− Các tài liệu được chia theo nhóm công việc nên rất dễ dàng cho việc truy tìm.
Về nội dung: qua nhiều lần sửa đổi, nội dung tài liệu đã dần phù hợp với hoạt động thực tế và hỗ trợ cho việc kiểm soát công việc. Nhìn chung hệ thống tài liệu đã được đảm bảo tương đối tắnh đầy đủ, phù hợp với tình hình thực tế của các hoạt động tại công ty
Về hình thức: đa số tài liệu đãđược soạn thảo, ban hành thống nhất và chuẩn hóa theo quy trình kiểm soát tài liệu. Hệ thống tài liệu đãđược tin học hóa, phân chia thành nhiều nhóm rõ ràng vàđược đưa lên mạng nội bộ) tạo sự tiện lợi và thống nhất trong việc sử dụng và áp dụng toàn hệ thống. Việc kiểm soát hệ thống tài liệu trên mạng nội bộ do Bộ phận Công nghệ thông tin (lực lượng Back Ờoffice) và Ban ISO phụ trách.
Về hồ sơ, mọi hồ sơ hiện hành hay cần phải hủy bỏ đều tuân theo quy trình kiểm soát hồ sơ.
3.2.2. Kiểm soát tài liệu
− Tài liệu bên trong: bao gồm tài liệu thuộc HTQLCL như sổ tay chất lượng, chắnh sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các quy trình, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ chung trong các hoạt động của công ty do các cấp có thẩm quyền ký ban hành như: các quy định, quy chế, quyết định, hướng dẫn nghiệp vụẦ.
− Tài liệu bên ngoài: lả các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng, thương mại, dịch vụ...
Quy trình kiểm soát tài liệu đãđưa ra các qui định để kiểm soát tài liệu. Mọi tài liệu đều được xem xét và được người có thẩm quyền phê duyệt tr ước khi ban hành. Tài liệu bên trong, tài liệu bên ngoài được lập thành danh mục để kiểm soát, lưu giữ và tránh sử dụng những tài liệu không còn hiệu lực hoặc lỗi thời. Tất cả nhân viên đều có quyền đề xuất thay đổi, cập nhật tài liệu theo tình hình thực t ế của công ty. Quá trình xem xét việc sửa đổi, cập nhật phải bao gồm các phòng ban hoặc cá nhân đã tham gia soạn thảo tài liệu trước đây.
Những sự thay đổi phải được đánh dấu hoặc có ký hiệu thắch hợp trên tài liệu mới để người sử dụng có thể nhận biết đư ợc sự thay đổi. Ngoài ra, phải nêu rõ lần ban hành, ngày ban hành, ngày xem xét và ngày hiệu chỉnh trên tài liệu mới để nhận biết các thời điểm soát xét, cập nhật tài liệu.