Chương 2: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty trong thời gian tới.
2.2.2.1. Đẩy mạnh quá trình thu thập và xử lý thông tin
Trong công tác đấu thầu, việc đảm bảo luôn luôn có những thông tin nhạy bén và chính xác là điều rất cần thiết. Với một nền kinh tế mở cửa như hiện nay thì thông tin mà các nhà thầu có được có thể đến từ rất nhiều nguồn khác nhau: từ báo chí, các phương tiện truyền thông, từ bên mời thầu, thậm chí là từ các bạn thầu. Một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu như AIRIMEX thì không thể xem nhẹ quá trình này. Và những thông tin cần có càng đa dạng càng tạo nhiều điều kiện tốt cho công ty.
Do đó mà công ty không chỉ phải đẩy mạnh quá trình thu thập thông tin từ về các cuộc đấu thầu, mà còn cả thông tin về bên mời thầu, về tình hình cạnh tranh trên thị trường và cả về các đối tác cung cấp thiết bị. Hạn chế do thiếu thông tin đã phân tích trong ví dụ phần trên cho thấy, vấn đề khai thác và tìm hiểu thông tin có ý nghĩa rất lớn trong việc quyết định có tham dự thầu hay không và kết quả đấu thầu thế nào. Chính vì thế, các cán bộ, nhân viên làm công tác đấu thầu cần:
- Chủ động tìm kiếm, tiếp cận và khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo dòng thông tin đầy đủ, kịp thời.
- Lựa chọn và phân loại thông tin đấu thầu phù hợp với tình hình thực tế của công ty từ các cấp, các ngành, các khu vực trong nền kinh tế.
- Liên tục cập nhật các thông tin pháp luật, các quy định về đấu thầu nói chung và đấu thầu cung cấp hàng hóa nói riêng, các biến động thị trường: giá cả, hàng hóa…, thị phần của công ty để có kế hoạch đấu thầu thích ứng và chủ động, tuân thủ pháp luật.
Sau khi tìm kiếm được thông tin, vấn đề xử lý thông tin cũng phải được quam tâm làm rõ. Nội dung cần được chú ý trong xử lý thông tin đầu tiên là việc phân tích hồ sơ mời thầu. Nó có tác động trực tiếp đén chất lượng hồ sơ dự thầu , ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
Những thông tin trong hồ sơ mời thầu thường rất dễ xác định nhưng cũng có thể xảy ra những nhầm lẫn, dẫn đến các sai sót trong hồ sơ dự thầu, chẳng hạn như về các điều kiện thương mại. Các quy định về điều kiện thanh toán: bên mời thầu có thể quy định sẽ chỉ trả cho nhà thầu khi lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và nghiệm thu máy móc, thiết bị; cũng có thể
thanh toán ngay một phần giá trị thiết bị sau khi ký kết hợp đồng, trong khi đối tác cung cấp hàng hóa lại yêu cầu thanh toán ngay, khi đó cán bộ phân tích hồ sơ mời thầu phải tìm hiểu kĩ lưỡng để đề xuất lãnh đạo có kế hoạch huy động vốn.
Một nội dung quan trọng không kém là các yêu cầu kỹ thuật của hàng hóa. Trên thực tế, công ty tham gia đấu thầu nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, không phải lĩnh vực nào người cán bộ phân tích cũng có kiến thức chuyên sâu để nắm bắt hết các yêu cầu. Do đó, để tránh các sai sót trong công tác lập hồ sơ dự thầu về sau, cán bộ xử lý thông tin phải nghiên cứu cẩn thận, nắm rõ các tính năng và đặc điểm kỹ thuật mà bên mời thầu yêu cầu để tìm được những đối tác cung cấp hàng hóa tốt nhất, đưa ra đề xuất kỹ thuật hoàn hảo. Đồng thời, nghiên cứu yêu cầu kỹ thuật cũng giúp công ty có thể định trước được độ phức tạp của gói thầu, các chi phí cần thiết… để xây dựng biểu giá dự thầu thích hợp.