2.2.1 C ụng tỏc lập kế hoạch tiờu thụ và doanh thu tiờu thụ của cụng ty. a. Lập kế hoạch tiờu thụ.
Để chuẩn bị cho sản xuất kinh doanh hàng năm, mỗi doanh nghiệp phải lập cho mỡnh rất nhiều kế hoạch như: kế hoạch vật tư, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch đầu tư và xõy dựng cơ bản, kế hoạch tiờu thụ sản phẩm...tất cả tập hợp thành kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chớnh của doanh nghiệp. Trong bài viết về cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm của cụng ty thỡ vấn đề được đặt ra xem xột và nghiờn cứu là cụng tỏc lập kế hoạch tiờu thụ và doanh thu tiờu thụ.
Kế hoạch tiờu thụ sản phẩm là việc dự đoỏn trước số lượng sản phẩm sẽ được tiờu thụ trong kỳ kế hoạch, đơn giỏ bỏn sản phẩm kỳ kế hoạch, doanh thu tiờu thụ sản phẩm sẽ đạt được trong kỳ kế hoạch để từ đú cụng ty cú thể chủ động tổ chức sản xuất và tiờu thụ sản phẩm sao cho đạt hiệu quả cao.
Thụng qua kế hoạch đó lập cụng ty cú thể tổ chức sản xuất kinh doanh núi chung và tổ chức tiờu thụ sản phẩm núi riờng đi đỳng hướng đó định, nếu cụng tỏc lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm khụng khoa học, khụng chớnh xỏc thỡ quỏ trỡnh tiờu thụ sẽ bị động, tiờu thụ khụng phự hợp với sản xuất sẽ làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời cũng ảnh hưởng đến hàng loạt kế hoạch khỏc. Như vậy, cụng tỏc lập kế hoạch tiờu thụ và doanh thu tiờu thụ sản phẩm là điều cần thiết cho cụng ty trước khi bước vào sản xuất kinh doanh, nú tạo ra sự chủ động trong sản xuất và tiờu thụ sản phẩm. Kế hoạch tiờu thụ và doanh thu tiờu thụ sản phẩm thể hiện khả năng đỏp ứng nhu cầu thị trường về sản phẩm của cụng ty.
* Phương phỏp lập kế hoạch tiờu thụ và doanh thu tiờu thụ sản phẩm: dựa vào đặc điểm tiờu thụ sản phẩm của mỡnh, cụng ty đó lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm cho cả năm. Trong kế hoạch tiờu thụ sản phẩm năm cú phõn chia số lượng sản phẩm theo từng quý, trong kế hoạch tiờu thụ sản phẩm quý lại phõn chia số lượng sản phẩm theo từng thỏng.
* Căn cứ lập kế hoạch: việc lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm căn cứ chủ yếu vào tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm thực tế của năm trước, kết quả dự đoỏn nhu cầu thị trường năm kế hoạch, cỏc đơn đặt hàng, cỏc hợp đồng kinh tế đó ký kết giữa cụng ty với khỏch hàng trước thời điểm lập kế hoạch.
* Thời điểm lập kế hoạch: cụng ty lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm cho năm sau thường vào giữa quý IV năm bỏo cỏo. Đõy cũng là thời điểm cụng ty lập cỏc kế hoạch sản xuất, tài chớnh, kỹ thuật.
b. Kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của cụng ty năm 2000.
Trong năm 2000, kế hoạch tiờu thụ cỏc sản phẩm của cụng ty được lập như sau (biểu số 1)
- Cột Tờn sản phẩm được lập chi tiết cho ba loại sản phẩm là búng đốn trũn, đốn huỳnh quang và ruột phớch nước.
- Hai cột Số lượng tiờu thụ năm 1999 và Doanh thu tiờu thụ năm 1999
được tổng hợp từ cỏc sổ sỏch, chứng từ bỏo cỏo sản xuất kinh doanh và tiờu thụ sản phẩm hàng hoỏ của cụng ty trong năm 1999.
- Cột Số lượng kế hoạch năm 2000 được lập trờn cơ sở căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng đó ký kết, kết hợp với việc dự đoỏn nhu cầu thị trường năm 2000, kết quả cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm năm 1999 và năng lực sản xuất của cụng ty.
- Cột Đơn giỏ bỡnh quõn kế hoạch năm 2000 được lập căn cứ vào đơn giỏ bỡnh quõn mỗi sản phẩm năm 1999 và kết quả của việc nghiờn cứu thị trường như tỡnh hỡnh biến động của giỏ cả trờn thị trường để tớnh cho năm sau.
- Cột Doanh thu dự kiến năm 2000 được xỏc định bằng cỏch nhõn số lượng sản phẩm kế hoạch năm 2000 với đơn giỏ bỡnh quõn kế hoạch của từng loại sản phẩm.
Ngoài kế hoạch tiờu thụ sản phẩm được lập cho cả năm, cụng ty cũn lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm cho từng quý. Để chi tiết chỳng ta cú thể xem kế hoạch tiờu thụ sản phẩm hàng quý, cụ thể ở đõy ta lấy kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của quý I (biểu số 2). Ta thấy rằng từ số lượng sản phẩm dự kiến tiờu thụ trong quý I của năm 2000, cụng ty sẽ chia ra số lượng sản phẩm tiờu thụ hàng thỏng nhưng khụng phải phõn bổ đều cho từng thỏng bởi tớnh mựa vụ của sản phẩm của cụng ty.
Qua cụng tỏc lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của Cụng ty Búng Đốn Phớch Nước Rạng Đụng ta cú thể rỳt ra một số nhận xột sau:
- Cụng tỏc lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm là phự hợp với đặc điểm tiờu thụ sản phẩm của cụng ty. Mặc dự việc lập kế hoạch tiờu thụ là hết sức khú khăn, phải dựa trờn nhiều căn cứ khoa học nhằm đưa ra được những con số tương đối chớnh xỏc với thực tế tiờu thụ. Điều này chứng tỏ cụng ty đó quan tõm đến việc mở rộng nghiờn cứu thị trường để dự kiến nhu cầu tiờu dựng, từ đú cú căn cứ để lập kế hoạch sản xuất; kế hoạch tiờu thụ sản phẩm đồng thời cũng tạo điều kiện mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường, đẩy mạnh tốc độ tiờu thụ dẫn đến tăng
doanh thu và chiếm lĩnh được thị phần.
- Phương phỏp lập kế hoạch tiờu thụ của cụng ty cụ thể, chi tiết cho từng thỏng, từng quý phự hợp với đặc điểm tiờu thụ sản phẩm của cụng ty, thuận lợi cho cụng tỏc sản xuất và tiờu thụ sản phẩm. Cụng ty đó lập kế hoạch tiờu thụ dựa trờn tỡnh hỡnh tiờu thụ thực tế năm trước, dự đoỏn nhu cầu năm kế hoạch và nhu cầu tại thời điểm trong năm nhằm đạt tới sự trựng khớp giữa sản xuất và tiờu thụ.
Trong kế hoạch tiờu thụ sản phẩm năm 2000 của cụng ty, doanh thu dự kiến sẽ đạt 174.904.000.000đ, tăng 20.893.000.000đ so với năm 1999, với tỷ lệ tăng tương ứng là 113,56%.
Ta thấy rằng doanh thu dự kiến năm 2000 tăng lờn so với năm 1999 chủ yếu là do một số nguyờn nhõn cơ bản:
- Số lượng đơn đặt hàng, hợp đồng tiờu thụ tăng lờn làm cho doanh thu dự kiến tăng.
- Số lượng sản phẩm dự kiến tiờu thụ tại thị trường trong nước năm 2000 tăng lờn so với năm 1999 cũng làm cho doanh thu tiờu thụ dự kiến tăng lờn, cụ thể:
+ Về số lượng sản phẩm tiờu thụ: Q đốn trũn tăng từ 23.202.000 chiếc (1999) lờn 24.500.000 chiếc (2000) tức là dự kiến tăng tiờu thụ 1.298.000 chiếc với tỷ lệ tăng 105,59%; Q đốn huỳnh quang tăng từ 5.122.000 chiếc (1999) lờn 6.500.000 chiếc (2000) tức là dự kiến tăng tiờu thụ 1.378.000 chiếc với tỷ lệ tăng 126,9%; Q ruột phớch tăng từ 1.882.000 chiếc (1999) lờn 2.000.000 chiếc (2000) tức là dự kiến tăng tiờu thụ 118.000 chiếc với tỷ lệ tăng 106,26%. Sự tăng lờn về số lượng sản phẩm tiờu thụ và doanh thu tiờu thụ dự kiến là một biểu hiện đỏng mừng, chứng tỏ cụng ty đó cú nhiều thành tớch trong việc giữ chữ tớn với khỏch hàng, đồng thời cũng thể hiện sự năng động trong việc tỡm kiếm bạn hàng mới và mở rộng thị trường tiờu thụ.
cỏc sản phẩm đều cú biến động so với thực tế năm 1999, song sự biến động là khụng đỏng kể:
Giỏ búng đốn trũn dự kiến tăng từ 1812đ (1999) lờn 2000 đ tức là tăng 118đ.
Giỏ đốn huỳnh quang dự kiến giảm từ 13.585đ (1999) xuống 13.000đ (2000) tức là giảm 585đ.
Giỏ ruột phớch dự kiến giảm từ 22.522đ (1999) xuống 22.000đ (2000) tức là giảm 522đ.
Việc dự kiến tăng hoặc giảm giỏ bỏn của cỏc loại sản phẩm là dựa trờn giỏ bỏn sản phẩm năm trước và dự đoỏn về tỡnh hỡnh biến động thị trường để đặt giỏ bỏn sản phẩm kỳ kế hoạch.
+ Về cơ cấu sản phẩm tiờu thụ: cụng ty tập trung vào sản xuất và tiờu thụ mặt hàng búng đốn huỳnh quang do những đặc tớnh của loại sản phẩm này đang được người tiờu dựng ưa chuộng. Chớnh vỡ võy mà sản phẩm đốn huỳnh quang dự kiến tăng sản lượng lờn 126,9% trong khi đú việc tiờu thụ cỏc sản phẩm cú tớnh ổn định hơn (đốn trũn là 105,59% và ruột phớch là 106,26%).
Như vậy, với sự tỏc động tổng hợp của 3 nhõn tố: số lượng, kết cấu, giỏ cả sản phẩm tiờu thụ kỳ kế hoạch năm 2000 so với kỳ thực tế năm 1999 đó dẫn đến doanh thu tiờu thụ dự kiến trong năm 2000 tăng lờn. Để thấy rừ được cụng tỏc thực hiện kế hoạch tiờu thụ của cụng ty ra sao ta đi nghiờn cứu tỡnh hỡnh tổ chức thực hiện kế hoạch tiờu thụ của cụng ty trong năm 2000.
2.2.2 T ỡnh hỡnh tổ chức thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của cụng ty năm 2000.
a. Phương thức bỏn hàng.
Thụng thường, cụng ty ỏp dụng phương thức bỏn hàng là bỏn buụn và bỏn lẻ. Nghiệp vụ bỏn buụn được thực hiện thụng qua phương thức bỏn buụn qua kho với chứng từ ban đầu, kiờm phiếu xuất kho là chứng từ bỏn hàng duy nhất cú giỏ trị làm căn cứ cho hạch toỏn nghiệp vụ bỏn buụn. Cũn hàng hoỏ bỏn lẻ
được thực hiện tại phũng thị trường của cụng ty. Phũng thống kờ kế toỏn tài vụ sẽ theo dừi chung dựa theo cỏc chứng từ do 2 phũng trờn cung cấp. Từng loại sản phẩm được theo dừi trờn sổ chi tiết riờng, kế toỏn tiờu thụ sản phẩm căn cứ vào cỏc hoỏ đơn phiếu xuất kho phỏt sinh trong thỏng để lập sổ. Cụng ty cũng thực hiện theo dừi tổng hợp tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm theo từng thỏng, từng quý. Cuối mỗi quý, phũng tài vụ lại tập hợp kết quả tiờu thụ theo cỏc chỉ tiờu số lượng, số tiền chi tiết cho từng loại sản phẩm.
Như vậy,với cỏc phương thức bỏn hàng linh hoạt, sỏng tạo đó giỳp cụng ty phỏt huy được thế mạnh trong vấn đề giữ được khỏch hàng truyền thống và khụng ngừng tỡm kiếm bạn hàng mới.
b. Một số biện phỏp kinh tế tài chớnh đó được cụng ty sử dụng để đẩy mạnh tiờu thụ và tăng doanh thu.
Cựng với sự phỏt triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, Cụng ty Búng Đốn Phớch Nước Rạng Đụng đó từng bước đi lờn khẳng định vị trớ và uy tớn của mỡnh. Cụng ty đó nhận thức được rằng trong điều kiện cạnh tranh găy gắt với cỏc sản phẩm ngoại nhập trờn thị trường, thỡ cạnh tranh về chất lượng sản phẩm luụn được đưa lờn vị trớ hàng đầu. Vỡ vậy cụng ty luụn chỳ trọng đến việc nõng cao chất lượng sản phẩm ngay từ khõu đầu vào. Điều đú được thể hiện thụng qua mục tiờu chất lượng đú là: duy trỡ và nõng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Thường xuyờn đỏnh giỏ nội bộ mỗi thỏng một lần, ổn và cải tiến dần cụng nghệ sản xuất, khụng để xảy ra việc khiếu nại về chất lượng.
Bờn cạnh đú, cụng ty đó ỏp dụng một số biện phỏp khỏc để giỳp cho việc tiờu thụ sản phẩm được diễn ra nhanh chúng, thuận lợi hơn dựa trờn việc phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tiờu thụ hiện tại cụ thể là:
+ Chớnh sỏch chiết khấu ưu đói: cụng ty sử dụng đũn bẩy này để kớch thớch sức mua của cỏc bạn hàng của mỡnh, vỡ được hưởng mức chiết khấu bỏn hàng cao tỷ lệ với mức sản phẩm tiờu thụ nờn cỏc khỏch hàng càng tiờu thụ nhiều sản phẩm của cụng ty hơn. Biện phỏp này cú tớnh khả thi cao, cú lợi cho cả hai bờn.
+ Giỏ cả hàng hoỏ: Để thỳc đẩy quỏ trỡnh tiờu thụ của một số mặt hàng của cụng ty, cụng ty đó chủ động giảm giỏ bỏn đốn huỳnh quang từ 13.000đ xuống 12.500đ. Việc giảm giỏ này cú tỏc động lớn làm tăng tiờu thụ vượt kế hoạch 100.050 sản phẩm. Ngoài ra, cũn căn cứ vào thị trường tiờu thụ sản phẩm mà cụng ty cú thể tăng giỏ bỏn khi thấy cầu về sản phẩm của cụng ty tăng.
+ Quảng cỏo, giới thiệu sản phẩm: việc giới thiệu sản phẩm khụng chỉ được giới thiệu tại cỏc cửa hàng mà cũn được tiến hành thụng qua việc tham dự cỏc hội chợ triển lóm hàng cụng nghiệp, hàng tiờu dựng trong và ngoài nước. Cụng ty khụng chỉ đưa thụng tin về sản phẩm, về hỡnh ảnh của mỡnh đến với khỏch hàng mà cũn tiếp cận thụng tin từ phớa khỏch hàng, giỳp cho cụng ty thực hiện tốt cụng tỏc sản xuất và tiờu thụ sản phẩm, gúp phần nõng cao doanh thu và lợi nhuận của cụng ty.
c. Tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm của cụng ty.
Sau đõy là tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm (biểu số 3) và tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch tiờu thụ sản phẩm (biểu số 4) của Cụng ty Búng Đốn Phớch Nước Rạng Đụng trong năm 2000.
Để hiểu rừ hơn những số liệu trờn ta đi phõn tớch tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm, đú là quỏ trỡnh nghiờn cứu để đỏnh giỏ toàn bộ quỏ trỡnh và kết quả hoạt động tiờu thụ sản phẩm ở cụng ty nhằm làm rừ chất lượng hoạt động và cỏc nguồn tiềm năng cần khai thỏc, trờn cơ sở đú đề ra cỏc phương ỏn,cỏc giải phỏp nõng cao hiệu quả hoạt động sản phẩm và tiờu thụ sản phẩm ở cụng ty.
Phõn tớch tỡnh hỡnh tiờu thụ khụng những là cụng cụ để phỏt hiện khả năng tiềm tàng trong hoạt động tiờu thụ mà cũn là cụng cụ cải tiến cơ chế quản lý cụng tỏc tiờu thụ bởi nú chỉ rừ được nguyờn nhõn của cỏc vấn đề trong quỏ trỡnh hoạt động và cú giải phỏp cụ thể để cải tiến quản lý.Với ý nghĩa, vài trũ quan trọng như vậy, nờn để hiểu rừ cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm ở cụng ty và đề ra phương hướng giải quyết kịp thời những tồn tại thỡ ta phải đi vào phõn tớch tỡnh hỡnh tiờu thụ thực tế sản phẩm của Cụng ty Búng Đốn Phớch Nước Rạng Đụng năm 2000.Với số liệu ở hai biểu trờn ta cú vài nhận xột sau:
+ Trong biểu này, số lượng sản phẩm tiờu thụ kỳ kế hoạch là 33.000.000 sản phẩm cỏc loại nhưng thực tế chỉ tiờu thụ được 31.483.140 sản phẩm tức là giảm 1.516.860 sản phẩm với tỷ lệ hoàn thành kế hoạch là 95,4%, trong đú:
đốn trũn: - 1.344.910 chiếc đạt 94,5% kế hoạch
đốn huỳnh quang: + 100050 chiếc đạt 101,54% kế hoạch ruột phớch: - 272.000 chiếc đạt 86,4% kế hoạch
+ Về số lượng sản phẩm hàng tồn kho ở cả hai thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ khụng cú sự biến động đỏng kể, riờng số lượng búng đốn trũn tồn kho về cuối năm tăng mạnh từ 1.102.389 chiếc lờn 2.440.454 chiếc do sức mua mặt hàng này cuối năm giảm mạnh khụng như dự đoỏn của cụng ty. Do vậy, để đẩy mạnh tiờu thụ sản phẩm này cụng ty cần tỡm hiểu rừ nguyờn nhõn, để từ đú đề ra cỏc biện phỏp thớch hợp như việc điều chỉnh lại kế hoạch sản xuất dựa trờn việc xỏc định lại chớnh xỏc hơn nhu cầu thị trường, chớnh sỏch giỏ cả cũng phải được xem xột lại để đối phú với cỏc mặt hàng nhập lậu trờn thị trường của Trung Quốc, Đài Loan...
+ Về giỏ bỏn bỡnh quõn mỗi sản phẩm của cụng ty tăng lờn 0,19% hay 24đ so với kế hoạch, cụ thể là:
- Giỏ bỏn bỡnh quõn một chiếc búng đốn trũn theo kế hoạch là 2000đ nhưng thực tế là 2070đ tức là tăng 70đ đạt 103,5% so với kế hoạch.
- Giỏ bỏn bỡnh quõn một chiếc búng huỳnh quang theo kế hoạch là 13000đ nhưng thực tế là 12500đ tức là giảm 500đ đạt 96,15% so với kế hoạch.
- Giỏ bỏn bỡnh quõn một chiếc ruột phớch theo kế hoạch là 22.000đ nhưng thực tế là 22.500đ tức là tăng 500đ đạt 102,27% so với kế hoạch.
+ Về doanh thu tiờu thụ thực tế giảm so với kế hoạch là 5.592.338.700đ bằng 96,8% so với kế hoạch, cụ thể:
- Riờng đối với búng đốn trũn, doanh thu thực tế tăng 1.527.036.300đ và