I. Chức năng nhiệm vụ của văn phòngtổng công ty xây dựng công trình giao thông
2. Công nghệ thông tin
Trong thực tế cuộc sống hàng ngày, để giải quyết một vấn đề có thể có nhiều phơng án khác nhau. Yêu cầu đặt ra là phải chọn lấy một phơng án tốt nhất (phơng án tối u). Về mặt lý thuyết, với mỗi bài toán có thể chọn đợc ít nhất một phơng án tối u. Tuy nhiên, trên thực tế, đôi khi cần chấp nhận ph- ơng án “ gần tối u” nếu việc quyết định còn phụ thuộc vào những hạn chế khác nh khả năng thu thập dữ liệu thời gian tính toán …ở đây, việc thu thập xử lý thông tin có một vai trò quan trọng. Từ lâu, con ngời đã vốn có khả năng dự đoán và dự báo nhiều hiện tợng tự nhiên và xã hội. Có những hiện t- ợng đợc dự báo một cách chính xác tuyệt đối, có hiện tợng chỉ đạt mức tơng đối, và có những hiện tợng cha thể lý giải, dự báo, dự đoán nổi. Bên cạnh những hạn chế về phơng pháp luận, một nguyên nhân nữa là khả năng tính toán và xử lý thông tin vẫn cha đợc nh mong muốn của con ngời. Tuy nhiên, trong vài thập kỷ vừa qua, sự phát triển của khoa học và kỹ thuật đã giúp con ngời tiến đợc một bớc dài trong lĩnh vực này.
Trớc khi nói đến tin học và công nghệ thông tin, chúng ta cần đề cập đến một khái niệm hết sức cơ bản là thông tin. Có nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin. ở đây, thông tin đợc hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp cho con ngời hiểu biết về đối tợng đợc quan tâm trong tự nhiên và xã hội, diễn ra trong không gian và thời gian, về những vấn đề chủ quan và khách quan nhằm giúp con ng… ời có đợc cơ sở đa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời có hiệu quả và ý nghĩa. Có nhiều loại thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng, đều mang những đặc thù riêng và yêu cầu riêng về phạm vi, hiệu quả cũng nh có vai trò, tác dụng nhất định trong thực tiễn.
Thông tin có ở khắp mọi nơi và vị trí của nó ngày càng trở nên quan trọng. Nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trở nên cấp thiết. Việc nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu
quả và hiệu lực quản lý của tổng công ty ngày càng có ý nghĩa quyết định đối với sự nghiệp phát triển.
Tin học là ngành khoa học chuyên nghiên cứu việc thu thập thông tin, quản lý và xử lý thông tin theo cách nào đó nhằm đạt đựơc ở mức độ tốt nhất mục tiêu đặt ra từ trớc của con ngời. Đặc biệt hơn các ngành khoa học khác, tin học ngày càng có khả năng thu thập và len lỏi vào mọi ngõ ngách của cuộc sống nhờ những thiết bị thông tin hiện đại và những sản phẩm phần mềm tiện lợi, cho phép con ngời khai thác triệt để khả năng lao động t duy, thông qua các phơng tiện hỗ trợ đắc lực. Lĩnh vực hoạt động quan trọng nhất của tin học trong thực tiến là quản lý các hoạt động kinh tế của xã hội. Các sản phẩm của nó đa số phục vụ cho mọi nhu cầu khác nhau trong quản lý và vai trò của tin học ngày càng trở nên cần thiết trong công tác này.
Là một cơ quan thực hiện vai trò quản lý và lãnh đạo, Tổng công ty rất cần tới hệ thống thông tin và các sản phẩm công nghệ thông tin. Nó sẽ cho phép thực hiện tự động các quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của hệ thống quản lý với hiệu quả cao về tốc độ, độ chính xác, khả năng truyền dẫn, tìm kiếm, chọn lọc, phân tích và lu trữ. Nó có thể tạo ra một hệ thống liên hoàn, đồng bộ, chính xác, tạo ra mối liên kết, sự phối hợp nhịp nhàng giữa văn phòng Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc với hiệu quả rõ rệt. Hệ thống thông tin tự động phục vụ quản lý sẽ tạo ra một bộ máy tổ chức hoạt động khoa học, gọn nhẹ và hữu hiệu. Trong lĩnh vực văn bản, một nhu cầu nổi bật trong các hệ thống quản lý ngày nay - một công cụ hoàn hảo để tạo ra chất lợng cao - Đó là khả năng về mẫu mã, về chất lợng và khả năng truyền dẫn, khai thác và sử dụng đúng nhu cầu.
Nh vậy, ta không thể phủ nhận vai trò quan trọng và hết sức to lớn của công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng Tổng công ty. Tuy nhiên, việc sử dụng những tiến bộ khoa học của ngành công nghệ thông tin và truyền thông vào thực tiễn không chỉ ở Tổng công ty mà ở nớc ta còn rất rộng so với thế giới. Số lợng máy vi tính tại các cơ quan Nhà nớc, các doanh nghiệp... ngày càng tăng nhng hiệu quả sử dụng, khai thác các tính năng và
thế mạnh của thiết bị so với yêu cầu thực tế còn thấp. Hiện nay, trong cơ quan văn phòng Tổng công ty cha trang bị máy vi tính đủ cho mỗi phòng một chiếc. Các phòng có máy vi tính thì đều sử dụng nh một máy chữ cao cấp. Hơn nữa, thế hệ máy của cơ quan đang trở nên lạc hậu so với tình hình phát triển của khoa học công nghệ hiện nay. Điều này đòi hỏi cơ quan cần có sự cân nhắc trong việc đa ứng dụng tin học vào hoạt động. Các máy tính này cha đợc nối mạng với nhau hay tham gia vào các mạng thông tin trong và ngoài nớc. Điều này khiến cho việc liên lạc, trao đổi với nhau về công việc giữa các bộ phận trong cơ quan gặp nhiều khó khăn, công tác quản lý của cơ quan không đợc thuận lợi. Không tham gia vào các mạng thông tin toàn cầu, cơ quan sẽ bỏ lỡ việc khai thác rất nhiều thông tin hữu ích trên mạng. Đồng thời các máy tính trên cơ quan không kết nối với nhau gây ra một số khó khăn mà thực tế văn phòng cơ quan đã gặp phải trong việc lu trữ thông tin. Việc kết nối với một máy chủ là cơ quan đầu não của hệ thống máy tính trong cơ quan mà trong đó ta có thể cài đặt các thông tin về mọi lĩnh vực sẽ tạo ra những thuận lợi trong công việc giữa các phòng ban. Các máy tính trực thuộc trong nội bộ cơ quan có thế vào mạng, trao đổi thông tin và khai thác thông tin trên máy chủ. Hiện nay có rất nhiều loại virus phá hoại mà nếu không kịp xử lý, thông tin lu trữ sẽ bị phá huỷ. Việc hình thành máy chủ sẽ giải quyết tốt vấn đề này mà máy chủ là nơi lu trữ, tổng hợp mọi thông tin về máy con.
Tuy vậy, một yếu tố khá quan trọng bên cạnh cơ sở vật chất trong hệ thống thông tin đó là những ngời trực tiếp điều hành, sử dụng. Mặc dù các cán bộ nhân viên trong văn phòng tổng công ty đều có trình độ đại học, cao đẳng nhng kiến thức về sử dụng máy tính vấn còn nhiều hạn chế. Việc sử dụng máy tính ở đây chỉ đơn giản là nhận thông tin, lu trữ thông tin và cao hơn là soạn thảo văn bản. Điều này nói lên là trình độ sử dụng tin học của cơ quan vẫn cha đợc trang bị tốt, phần lớn chỉ dừng lại ở mức sơ khởi, cha có khả năng khai thác triệt để những lợi ích của máy tính. Ngoài ra, nguyên nhân từ yếu tố con ngời còn có thể do nhận thức cha đúng và cha đầy đủ về
vai trò và ứng dụng của tin học trong công tác quản lý của những ngời quản lý. Các cán bộ vẫn cha sẵn sàng tiếp nhận kiến thức mới về lĩnh vực khoa học này.
Tuy nhiên, trở lại vấn đề con ngời, để tận dụng triệt để những lợi ích của máy tính thì con ngời cần có những am hiểu thật tốt về kỹ thuật. Bên cạnh đó là trình độ ngoại ngữ. Trên thực tế đã có một số trờng hợp trục trặc về máy tính gây ùn tắc công việc tại cơ quan. Yêu cầu đặt ra đòi hỏi phải có những am hiểu thật tốt để có thể xử lý đợc những trục trặc kỹ thuật rất thờng xuyên xảy ra đối với máy tính. Trong bối cảnh hiện nay của đất nớc ta, ngành công nghệ thông tin chỉ là một ngành mới phát triển nên ta vẫn cha có một hệ thống tiếng việt cài đặt cho máy. các hoạt động, hệ thống chỉ dẫn trong máy tính đều sử dụng tiếng Anh, hơn nữa, các thông tin có thể khai thác đợc trên mạng Internet cũng sử dụng tiếng Anh. Do đó việc đào tạo trình độ ngoại ngữ cho CBCNV cũng là một yêu cầu cấp thiết. Đó là cơ sở để chúng ta có thể khai thác tối đa những ứng dụng của tin học trong hoạt động của Tổng công ty.