- Vì lập kế hoạch cung ứng của công ty nhiều khi chưa chính xác, có loại thì thiếu, có loại thì thừa Và nhiều lần công ty phải dùng vào hàng mua vào cho
Một số giải pháp nhằm nâng cAO chất lượng công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.
3.2.3 Các giải pháp khác
Về vốn:
Vốn kinh doanh luôn là vấn đề khó khăn đối với các doanh nghiệp và công ty bách hoá số 5 Nam Bộ cũng là một trong số doanh nghiệp đó. Là một nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại do đó hoạt động tiêu thụ hàng hoá là hoạt động không mang tính sản xuất trực tiếp sản xuất ra hàng hoá vì vật nó không đòi hỏi phải nhiều vốn cố định nhưng vốn lưu động lại là một vấn đề quan trọng nhất là đối với vấn đề mua hàng. Với số vốn khoảng 3 tỷ đồng như hiện nay chưa cho phép công ty đầu tư vào lĩnh vực quan trọng đòi hỏi vốn lớn mà số vốn này chỉ đủ công ty duy trì hoạt động kinh doanh hiện tại. Do đó đối với công ty bách hoá số 5 Nam Bộ cần phải quan tâm đến vấn đề tạo nguồn vốn,sử dụng nguồn vốn có hiệu quả đặc biệt là trong lĩnh vực mua hàng. Bởi hàng hoá trong mua vào là một bộ phận trong cơ cấu tài sản lưu động của công ty. Công ty không thể bắt nhân viên mua hàng phải đảm bảo luôn có đủ hàng để bán mà không có vốn. Nhất là khi có cơ hội mua hàng hoá với giá thấp hoặc nhu cầu mua về một loại hàng hoá có khả năng tăng cao trong tương lai mà vốn lưu động của doanh nghiệp bị hạn chế hoặc không có
nguồn tài trợ thì công ty sẽ mất đi cô hội thu được một khoản lợi nhuận. Do đó công ty cần quan tâm đến việc tạo lập nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn.
Việc tạo lập nguồn vốn của công ty được thực hiện thông qua các giải pháp:
+ Nguồn tự tài trợ từ hoạt động kinh doanh.
+ Nguồn huy động từ cán bộ công nhân viên(nguồn này rất ít gần như không đáng kể)
+ Tranh thủ tận dụng các khoản tín dụng từ các điều kiện thanh toán- tín dụng của các nhà cung cấp và khách hàng, các khoản phải trả, phải nộp nhưng chưa đến hạn.
+ Vay vốn ngân hàng và từ các đơn vị kinh tế khác.
+ Đẩy mạnh thu hút vốn đầu tư liên doanh, liên kết với các đối tác nếu có điều kiện phù hợp với các hoạt động của công ty.
+ Mặt khác nước ta đang tiến hành cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước,công ty nên cổ phần hoá để thu hút vốn nhàn rỗi ngay trong những công ty làm việc cho công ty. Trước mắt nếu chưa cổ phần hoá được thì vào những thời điểm cần vốn lưu động công ty có thể huy động vốn bằng việc phát hành trái phiếu ngắn hạn.
Ngoài ra công ty cần sử dụng vốn một cách hợp lí nhằm bảo toàn và phát triển vốn được giao như:
+ Xác định nhu cầu vốn lưu động cần thiết cho từng thời kì nhằm huy động hợp lí các nguồn bổ sung. Nếu không xác định đúng nhu cầu vốn lưu động cần thiết công ty sẽ gặp khó khăn trong việc mua hàng hoặc sử dụng vốn lãng phí làm chậm tốc độ chu chuyển của vốn.
+ Giao vốn kinh doanh, phân cấp tự chủ vốn kinh doanh, hạch toán cho từng bộ phận thu mua hàng.
+ Tiết kiệm chi phí trong mua hàng.
+ Mua hàng đúng số lượng cần mua bằng cách xác định một cách chính xác mức tiêu thụ hàng hoá, mức dự trữ hợp lí để tránh tình trạng hàng hoá tồn
kho. Vì hàng hoá tồn kho ngoài việc tăng chi phi bảo quản, dự trữ nó còn làm vốn bị ứ đọng,không thu hồi được vốn.
+ Trong những năm tới công ty cần nâng cấp, cải thiện các điều kiện làm việc và cảnh quan làm việc. Mỗi phòng ban cần trang bị những thiết bị phục vụ cho hoạt động được tiến hành nhanh chóng như: điện thoại, máy Fax, máy vi tính, máy photocopy…tương ứng với tính chất, yêu cầu công việc.
Về cơ sở vật chất, kĩ thuật:
Công ty có một lợi thế là được thừa hưởng một hệ thống rất lớn có giá trị từ thời kì trước để lại. Tuy nhiên những trang thiết bị này đã trở nên lỗi mốt, lạc hậu. Với những trang thiết bị không còn giá trị sử dụng công ty nên bán thanh lí để đầu tư vào trang thiết bị mới, hiện đại, phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty.
Đối với cơ cấu tổ chức, công tác lãnh đạo taị công ty.
Công ty nên tổ chức bộ máy mua hàng hợp lí, gọn nhẹ hơn đặc biệt là bộ phận thuộc phòngkinh doanh. Nên giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên mua hàng để giảm bớt gánh nặng cho trưởng phòng kinh doanh. Chẳng hạn đối với nhân viên mua hàng đảm nhiệm mua loại hàng hoá nào thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với loại hàng hoá đó về chất lượng, mẫu mã, giá cả, thời hạn để đảm bảo cho hoạt động tiêu thụ. Nhân viên đảm nhiệm về loại hàng hoá nào thì có toàn quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán,thương lượng đối với loại hàng hoá đó và chỉ báo lại kết quả cho trưởng phòng biết.
- Mặt khác công ty nên tăng cường sự thống nhất trong lãnh đạo, phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty. Điều này sẽ mang lại tính khả thi cho mỗi quyết định được đưa ra. Đối với hoạt động mua hàng thì đặc biệt phải biết phối hợp nhịp nhàng với bộ phận tiêu thụ để kịp thời nắm bắt nhu cầu và sự thay đổi nhu cầu để từ đó có quyết định mua hàng hợp lí. Nếu quyết định đưa ra trong mua hàng không mang tính thống nhất thì việc
thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn do đó không thể mang lại hiệu quả cao trong công tác cung ứng hàng hoá.