CHƯƠNG 3: ĐIỀU TRA THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN QUA ĐÁNH
3.1.1. Các hoạt động về GNHH XNK.
Hoạt động của các công ty kinh doanh dịch vụ GNHH XNK có những đặc điểm riêng so với các công ty kinh doanh loại hình dịch vụ khác. Tác nghiệp công việc này như: nhân viên sale, nhân viên chứng từ, bộ phận giao nhận là những người trực tiếp tham gia nghiệp vụ này. Do tính chất của công việc nên họ thường xuyên
gặp gỡ, giao tiếp với khách hàng (qua cả điện thoại và trực tiếp). Các nhân viên này chính là người tạo ra đơn hàng, doanh thu và uy tín cho công ty.
Ngoài việc thực hiện các khâu nghiệp vụ GNHH XNK, họ còn phải hỗ trợ với phòng Marketing thiết lập các chương trình chăm sóc khách hàng hay tiếp thị và phải luôn luôn thay mặt công ty quan tâm đến khách hàng. Họ phải nắm vững chuyên môn GNHH XNK và các lĩnh vực khác liên quan như ngoại thương, thanh toán quốc tế, vận tải bảo hiểm… Đặc biệt đối với nhân viên sale phải giỏi ngoại ngữ và am tường luật lệ quốc tế, hiểu biết phong tục tập quán, quy định pháp luật ở những thị trường mà công ty đang hoạt động và có nghệ thuật thuyết phục khách hàng cao.
Mỗi bộ phận trong công ty đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau nhưng phải luôn hỗ trợ thường xuyên với nhau để hiệu quả giao nhận từng đơn hàng đạt kết quả tốt.
- Nhiệm vụ hàng đầu của bộ phận sale là phải tìm kiếm được ngày càng nhiều khách thuê dịch vụ của công ty. Để làm được điều này, họ cần phải thường xuyên liên hệ với khách hàng, cung cấp các thông tin về dịch vụ, bảng giá, những lợi ích của khách hàng khi họ sử dụng dịch vụ của công ty, từ đó thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của công ty. Bên cạnh đó, các sale còn phải chú trọng đến cả việc chăm sóc khách hàng, sẵn sàng giải quyết các thắc mắc của khách hàng có liên quan đến dịch vụ giao nhận giao nhận và vận tải, áp dụng các biện pháp khuyến mãi, giảm giá mà công ty đưa ra… Đây chính là điều kiện tiên quyết để giữ khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty trở thành khách hàng trung thành.
- Nếu bộ phận sale giữ vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty thì bộ phận chứng từ lại giữ một nhiệm vụ quan trọng trong việc tổ chức giao nhận hàng hóa. Nhân viên chứng từ hàng xuất sẽ liên hệ với phòng sale và bộ
phận giao nhận hiện trường để lập ra một bộ chứng từ chính xác phục vụ cho việc nhận hàng ở cảng đến, đồng thời cung cấp cho phòng kế toán biết giá cả dịch vụ để phòng kế toán có kế hoạch thu phí từ khách hàng. Nhân viên chứng từ hàng nhập phải liên hệ thường xuyên với các hãng tàu để biết được thông tin về hàng hóa, sau đó thiết lập các chứng từ cần thiết cho việc đưa hàng về kho và phân phối hàng (nếu là hàng lẻ) cho khách hàng.
- Đóng một vai trò cũng không kém phần quan trọng là bộ phận giao nhận, tức bộ phận hiện trường. Nhân viên giao nhận có nhiệm vụ chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng trước khi ra cảng, chịu trách nhiệm lưu hàng vào kho nếu hàng đóng tại kho và đóng hàng trực tiếp vào container nếu đóng hàng tại bãi, kiểm tra tình hình thực tế hàng hóa về khối lượng và số lượng, kịp thời thông báo những sai lệch để bộ phận chứng từ lập được một bộ chứng từ phù hợp cho việc giao nhận.
Hoạt động GNHH XNK vốn mang tính chất thời vụ. Do đó, để hoạt động kinh doanh của công ty trong mùa hàng xuống vẫn ổn định thì công ty thường tổ chức các chương trình hỗ trợ khách hàng như: trích thêm phần hoa hồng cho khách hàng có lượng hàng hóa giao nhận lớn, hoặc cho các khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ của công ty, quan tâm tới khách hàng vào các dịp đặc biệt,… ngoài ra các công ty giao nhận cũng phải luôn tìm biện pháp đê nâng cao chất lượng dịch vụ nhưng với giá không đổi.