3.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty được lập theo quyết định của giám đốc công ty. Giám đốc công ty thiết lập sơ đồ cơ cấu tổ chức với hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo các hoạt động liên quan đến chất lượng cam kết thực hiện và duy trì đáp ứng được chính sách và mục tiêu chất lượng đã nêu. Cấu trúc quản lý được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, bao gồm:
Sơ đồ tổ chức công ty do giám đốc công ty xem xét, phê duyệt thể hiện trong sổ tay chất lượng của công ty.
Sơ đồ tổ chức các phòng ban do trưởng phòng, ban xây dựng. được ban giám đốc xem xét, phê duyệt và thể hiện trong tài liệu mỗi phòng, ban.
GIÁM ĐỐC
PGĐ Đại
Diện TPHCM Tổ ChứcPGĐ Sản XuấtPGĐ Kinh DoanhPGĐ
Trưởng Phòng
Tổ Chức - HC Trưởng PhòngKH - KD Trưởng PhòngKT - NV Trưởng PhòngKế Toán
Sơ đồ 1: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY
3.1.3.2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức của công ty
a. Ban Giám đốc (gồm 1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc) Ø Giám đốc
Giám đốc là người đại diện cho công ty trước pháp luật, có các quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước tổng công ty về mọi hoạt động của công ty Docifish.
- Quản lý nhân sự, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại cơ sở.
- Có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch sản xuất ứng hàng xuất khẩu, kinh doanh hàng nội địa.
- Tổ chức xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn HACCP và ISO-2000.
- Tổ chức thu mua nguyên liệu thủy sản, tìm đối tác tiêu thụ sản phẩm. - Tổ chức xây dựng thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm mới
- Quyết định các biện pháp xử lý các sản phẩm không phù hợp tại công ty. - Tổ chức xây dựng kế hoạch thu thập và xử lý các thông tin về nhu cầu tìm ẩn của khách hàng và tổ chức thực hiện.
- Phê duyệt các yêu cầu bổ sung, tuyển chọn nhân sự, đào tạo và sắp xếp nhân sự.
- Tổ chức xây dựng các quy chế của công ty và thực hiện chính sách đối với người lao động.
- Được quyền chủ động trong việc quản lý và sử dụng nguồn vốn và tài sản do công ty giao.
- Phê duyệt, ký kết các hợp đồng mua bán.
- Có quyền cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường khi cử nhân viên đi công tác, ký giấy cho phép nhân viên tạm nghĩ do bệnh hay những nguyên nhân khác.
- Nắm vững đường lối, chính sách chung của Đảng, pháp luật của Nhà nước. ngành thủy sản, của công ty thương nghiệp xuất nhập khẩu tổng hợp Đồng Tháp và Chi nhánh công ty cổ phần Docimexco-Dcifish.
- Nắm vững các kiến thức về kế hoạch sản xuất kinh doanh, những mặt hàng thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty.
- Hiểu biết tình hình và xu thế phát triển ngành thủy sản trong nước và các nước trong khu vực.
- Nắm được diễn biến giá cả các mặt hàng của công ty đang sản xuất và kinh doanh trong và ngoài nước để thực hiện tốt các hợp đồng mua bán.
- Nắm vững các chính sách pháp luật, các thủ tục hành chính Của Nhà nước trong kinh doanh.
- Có năng lực nghiên cứu các kế hoạch phát triển của công ty. - Có trình độ tổng hợp, tổ chức các kế hoạch do công ty đề ra.
Ø Phó Giám đốc
ü Phó Giám Đốc kinh doanh
Phó giám đốc công ty là người phụ trách các hoạt động kinh doanh của công ty. Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh tại công ty. Giúp việc cho giám đốc trong việc tìm đối tác, tìm hiểu thị trường. thay thế giám đốc giải quyết những phần việc chuyên môn liên quan đến công ty uỷ quyền khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trong nhiều việc khác được giám đốc giao. Đây là người trực tiếp chỉ đạo phòng kế hoạch kinh doanh.
ü Phó Giám Đốc sản xuất
Là người chịu trách nhiệm trực tiếp về những hoạt động liên quan đến sản xuất của công ty. Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực sản xuất. Giúp giám đốc tìm nhà cung cấp đạt nhứng yêu cầu của công ty. Thay thế giám đốc điều
hành những công việc ở phân xưởng sản xuất của công ty. Đây là người trực tiếp chỉ đạo phòng kỹ thuật nghiệp vụ.
ü Phó Giám Đốc phụ trách tổ chức
Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý nhân sự, thi đua khen thưởng, lương, các chế độ, chính sách đối với người lao đông theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo hoạt động phòng tổ chức hành chính. - Theo dõi và quản lý vùng nuôi của công ty
- Tham mưu cho công tác tổ chức bộ máy và cán bộ.
- Phụ trách các đoàn thể và quan hệ làm việc với chi bộ Đảng. - Xử lý văn bản và ban hành văn bản của công ty.
Được trực tiếp giải quyết và ký các chứng từ có liên quan thuộc lĩnh vực được phân công, phụ trách.
b. Các phòng ban
Ø Phòng Kinh doanh
Trưởng phòng kinh doanh là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc của phòng kế hoạch kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh có các chức năng nhiệm vụ như sau:
- Làm tham mưu cho ban giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: kế hoạch thu mua, chế biến, tiêu thụ các sản phẩm của công ty. Theo dõi, tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình gia công chế biến cho các đơn vị bạn của công ty.
- Giúp việc cho ban giám đốc trong việc xây dựng các hợp đồng kinh tế để trình giám đốc công ty ký kết. Tham mưu cho ban giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế, từng giai đoạn sản xuất kinh doanh.
- Giao dịch, đàm phán với khách hàng về giá cả và tiến độ thực hiện các hợp đồng.
- Lập các thủ tục giao nhận hàng hóa nội địa và hàng hóa xuất khẩu. - Quản lý tổ chức thu mua và thủ kho, thống kê tổ hợp.
- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng. Tổ chức đánh giá nhà cung ứng, lập danh sách nhà cung ứng được chấp nhận, theo dõi nàh cung ứng trong các hoạt đông cung ứng cho công ty.
- Xem xét các chứng từ mua bán. - Thanh toán giá thành sản xuất.
- Xem xét, đề xuất các giải pháp của đơn vị nhằm giải quyết các phản hồi của khách hàng.
- Xây dựng các kế hoạch thu thập và xử lý thông tin về sự thỏa mản của khách hàng cùng như nhu cầu tìm ẩn của khách hàng và tổ chức thực hiện.
- Ngoài ra trong phòng kinh doanh còn có các nhân viên khác như: nhân viên thu mua, phụ trách bao bì, giao nhận,… và phó phòng kinh doanh sẽ giúp đở trưởng phòng hoàn thành những công việc này.
Ø Phòng Kế toán - Tài vụ
- Nhận và quản lý vốn bằng tiền do công ty cấp để thực hiện các kế hoạch kinh doanh về mặt hàng thủy sản đông lạnh.
- Cập nhật, xử lý, tổng hợp các số liệu phát sinh liên quan đến các khoản thu chi trong hoạt động kinh doanh và phản ánh tình hình tài chính của công ty.
- Báo cáo, phân tích các số liệu tổng hợp trình ban giám đốc công ty.
- Thực hiện tốt các quy định của nhà nước về quy trình quản lý liên quan đến thu, chi các báo cáo sổ sách kế toán để đối chiếu, kiểm tra việc giao nhận vốn do công ty giao.
- Phát hiện, báo cáo lên cấp trên để xủ lý kịp thời các trường hợp sai phạm các nguyên tắc tài chính xuất nhập hàng hóa tại công ty.
- Tham mưu cho ban giám đốc công ty về tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình quản lý tài chính, hàng hóa nhằm có biện pháp quản lý và sử dụng vốn kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
Ø Phòng Kỹ thuật - Nghiệp vụ
- Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về toàn bộ hoạt động trong phân xưởng.
- Quản lý thiết bị và bố trí vật tư, nguyên liệu lao động trong phân xưởng một cách hợp lý để hoạt động sản xuất đạt hiệu quả cao nhất.
- Tiếp nhận và triển khai các quy trình kỹ thuật đến các tổ chức sản xuất, giám sát quy trình sản xuất bảo đảm các hàng hóa sản xuất đạt yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn của ngành.
- Quyết định và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về phương án xử lý bán thành phẩm không phù hợp với yêu cầu chất lượng.
Ø Phòng Tổ chức - Hành chính
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về toàn bộ hoạt động của phòng là trưởng phòng.
- Tham mưu cho ban giám đốc trong việc xây dựng bộ máy tổ chức, công tác tuyển dụng và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho nhân viên, thi đua khen thưởng và kỹ luật cán bộ nhân viên.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các nội quy - Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về toàn bộ hoạt động của phòng là trưởng phòng.
- Tham mưu cho ban giám đốc trong việc xây dựng bộ máy tổ chức, công tác tuyển dụng và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho nhân viên, thi đua khen thưởng và kỹ luật cán bộ nhân viên.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các nội quy, quy chế trong nội bộ công ty.
- Phụ trách hành chánh tổng hợp, quản lý sổ họp của công ty - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thanh lý hồ sơ. - Tổ chức lưu trữ các hồ sơ nhân sự
- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty.