I- Xây dựng Quy trình giải quyết đơn th− khiếu nại,tố cáo của Kiểm toán Nhà n−ớc
3- Chuẩn bị điều kiện để kiểm tra
3.1- Về lực l−ợng
Để đảm bảo cho công tác kiểm tra giải quyết đơn th− khiếu nại, tố cáo về hoạt động của đoàn kiểm toán đạt kết quả cao, một trong những yếu tố rất quan trọng là phải chuẩn bị đầy đủ điều kiện, đặc biệt là chuẩn bị về con ng−ời, ng−ời thực hiện nhiệm vụ kiểm tra gọi là Kiểm tra viên, phải có các tiêu chuẩn sau đây:
- Phải có đầy đủ năng lực và dày dạn kinh nghiệm trong công tác kiểm toán.
- Đã từng làm công tác quản lý tài chính kế toán hoặc các chuyên ngành có liên quan chuyên sâu.
- Am hiểu pháp luật và các chế độ, chính sách hiện hành của Nhà n−ớc, đ−ờng lối chính sách của đảng.
- Có trình độ tổng hợp và khả năng phân tích các số liệu, nhận xét đánh giá của báo cáo kiểm toán.
- Có trình độ và kinh nghiệm trong công tác điều tra, xác minh.
Nên giao nhiệm vụ này cho một tổ chức chuyên môn đảm nhận hoặc trong những tr−ờng hợp cần thiết có thể huy động những chuyên gia từ các kiểm toán chuyên ngành hoặc các cơ quan chức năng bên ngoài. Tuỳ theo tính chất của vụ việc mà bố trí lực l−ợng kiểm tra cho thích hợp.
3.2- Về hồ sơ tài liệu
- Đó là các giấy tờ tài liệu, dữ liệu, bằng chứng kiểm toán khác làm căn cứ cho việc kiểm tra hoạt động đoàn kiểm toán:
+ Quyết định của tổng KTNN về việc kiểm tra hoạt động của đoàn kiểm toán và Bản kế hoạch kiểm tra đã đ−ợc phê duyệt.
+ Quyết định của Thủ t−ớng Chính phủ, Quyết định thành lập đoàn kiểm toán, Báo cáo khảo sát và kế hoạch kiểm toán đã đ−ợc phê duyệt.
+ Các bằng chứng kiểm toán là các số liệu, tài liệu mà Đoàn kiểm toán và kiểm toán viên đã thu thập, ghi nhớ trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm toán.
+ Các biên bản kiểm toán của các tổ kiểm toán có liên quan đến vấn đề đ−ợc kiểm tra: gồm tất cả các biên bản làm việc của các tổ kiểm toán và các tài liệu kèm theo các biên bản, các bằng chứng đã đ−ợc xác minh và đã có xác nhận của đơn vị.
- Đơn th− khiếu nại, tố cáo và những tài liệu mà đối t−ợng cung cấp.
3.3- Về ph−ơng tiện vật chất, kỹ thuật cho công tác kiểm tra
Đây là một yêu cầu cũng không kém phần quan trọng trong công tác kiểm tra hoạt động của đoàn kiểm toán để giải quyết các đơn th− khiếu nại, tố cáo, đó là các ph−ơng tiện kỹ thuật nh− máy tính cá nhân, máy tính sách tay, photocopy, ph−ơng tiện đi lại, máy ảnh, máy ghi âm và một số tài liệu, mẫu biểu, chuẩn mực kiểm toán.
2.3-Dự thảo Quyết định kiểm tra và phê duyệt
- Thông báo quyết định thụ lý đơn th− khiếu nại, tố cáo trong phạm vi 10 ngày kể từ khi nhận đơn của ng−ời khiếu nại, tố cáo.
- Sau khi kế hoạch kiểm tra đã đ−ợc Lãnh đạo KTNN phê duyệt, trên cơ sở kết quả đã thu thập đ−ợc từ công tác khảo sát và lập kế hoạch. Đoàn thanh tra giúp Lãnh đạo KTNN soạn thảo Quyết định thanh tra, quyết định này do Tổng KTNN ký hoặc Phó Tổng KTNN khi đ−ợc uỷ quyền ( Mẫu số 01).
- Đoàn kiểm tra đ−ợc thành lập theo quyết định của Tổng KTNN, đoàn gồm có một Tr−ởng đoàn và các thành viên trong đoàn, trong tr−ờng hợp cần thiết có thể có Phó tr−ởng đoàn.
- Đoàn kiểm tra hoạt động theo nguyên tắc chỉ tuân theo pháp luật và nhiệm vụ, quyền hạn mà ng−ời ra quyết định quy định, đảm bảo chính xác, khách quan dân chủ và kịp thời. Trong quá trình hoạt động, đoàn kiểm tra đảm bảo bí mật về tài liệu, thông tin và ph−ơng pháp kiểm tra, điều tra liên quan đến nội dung đơn th−. Không một thành viên nào trong đoàn đ−ợc tiết lộ những thông tin tài liệu liên quan đến cuộc kiểm tra khi ch−a d−ợc phép của cấp có thẩm quyền.
- Tr−ởng đoàn có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch cụ thể quá trình kiểm tra và phân công nhiệm vụ cho các thành viên hoặc nhóm thành viên thực hiện theo yêu cầu, nội dung đ−ợc ghi trong quyết định kiểm tra và công việc cụ thể giao cho thành viên thực hiện.
+ Trực tiếp tổ chức chỉ đạo nghiệp vụ, điều hành thành viên trong đoàn tiến hành kiểm tra;
+ Quyết định biện pháp xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình kiểm tra;
+ Th−ờng xuyên báo cáo tiến độ cuộc kiểm tra với ng−ời ra quyết định kiểm tra;
+ Tổng hợp kết quả kiểm tra, soạn thảo văn bản kết luận, công bố kết luận đó tr−ớc đối t−ợng kiểm tra và báo cáo kết quả với ng−ời ra quyết định ;
+ Tổ chức việc rút kinh nghiệm hoạt động của đoàn, nhận xét, đề nghị khen th−ởng hoặc xử lý đối với thành viên vi phạm quy chế của đoàn, bàn giao hồ sơ cho cơ quan lập đoàn kiểm tra quản lý, sử dụng khi cần thiết;
+ Thông báo kết quả cho ng−ời hoặc tổ chức khiếu nại, tố cáo;
+ Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật về thanh tra.
- Các phó tr−ởng đoàn giúp Tr−ởng đoàn thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Tr−ởng đoàn.
- Các thành viên trong đoàn thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của tr−ởng đoàn và báo cáo kịp thời, chính xác, khách quan và chịu trách nhiệm tr−ớc pháp luật và tr−ởng đoàn về những chứng cứ và tài liệu kiểm tra.
B−ớc 2
Tiến hành kiểm tra giải quyết đơn th− khiếu nại, tố cáo
Trên cơ sở đã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết, sau khi có Quyết định của Tổng KTNN về việc kiểm tra hoạt động của đoàn kiểm toán có liên quan đến nội dung đơn th− khiếu nại, tố cáo. Đoàn kiểm tra triển khai kế hoạch đã đ−ợc phê duyệt, khi bắt đầu cuộc kiểm tra, tr−ởng đoàn phải làm việc với thủ ttr−ởng cơ quan, tổ chức đ−ợc kiểm tra và những cá nhân có liên quan đến nội dung cuộc kiểm tra để công bố quyết định, nội dung kiểm tra, trách nhiệm của
đối t−ợng kiểm tra do pháp luật quy định; những điều quy định cụ thể của ng−ời ra quyết định kiểm tra quy định chức trách nhiệm vụ của đoàn và thành viên trong đoàn. Những nội dung làm việc này phải đ−ợc ghi thành biên bản.
Trong quá trình tiến hành kiểm tra, các thành viên đoàn kiểm tra chỉ làm việc với đối t−ợng kiểm tra tại các công sở và trong giờ hành chính. Nếu cần thiết phải làm việc ngoài giờ hành chính hoặc ngoài công sở thì phải có sự đồng ý của tr−ởng đoàn. Khi làm việc với đối t−ợng kiểm tra để kiểm tra, xác minh, thu thập chứng cứ phải có ít nhất hai thành viên đoàn kiểm tra, nội dung các buổi làm việc phải lập biên bản.
- Thành viên trong đoàn phải báo cáo tr−ởng đoàn về tiến độ và kết quả việc thực hiện nhiệm vụ đ−ợc phân công theo yêu cầu của tr−ởng đoàn. Nếu phát hiện những vấn đề cần phải đ−ợc xử lý kịp thời thì phải báo cáo ngay để tr−ởng đoàn quyết định. Những thành viên đã hoàn thành nhiệm vụ đ−ợc phân công có thể đ−ợc tr−ởng đoàn cho phép không tham gia tiếp cuộc kiểm tra cho đến khi đ−ợc tr−ởng đoàn triệu tập.
- Tr−ởng đoàn phải báo cáo với ng−ời ra quyết định kiểm tra về những vấn đề v−ợt quá nhiệm vụ, quyền hạn của mình hoặc những vấn đề không thuộc nội dung kế hoạch kiểm tra. Nếu thấy cần thiết Tr−ởng đoàn đề nghi ng−ời ra quyết định sửa đổi, bổ sung quyết định, kế hoạch kiểm tra; đề nghị thay đổi những thành viên vì lý do sức khoẻ hoặc vì những lý do khác.
Công tác kiểm tra cụ thể theo các nội dung sau:
1- Tại đoàn kiểm toán
1.1- Kiểm tra về các thủ tục pháp lý
Các thủ tục pháp lý cho đoàn kiểm toán bao gồm các Quyết định của Thủ t−ớng Chính phủ, Tổng KTNN, Báo cáo khảo sát và kế hoạch kiểm toán đã đ−ợc phê duyệt, các kế hoạch chi tiết. Kiểm tra xem đoàn kiểm toán có đầy đủ các thủ tục và điều kiện để hoạt động hay không, Đoàn kiểm toán có thực hiện đầy đủ các quy định của cấp trên hay không?
1.2- Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của đoàn kiểm toán theo những nội dung có liên quan
- Đoàn kiểm toán có triển khai kiểm toán theo đúng kế hoạch đã đ−ợc duyệt hay không.
- Việc phân công nhiệm vụ cho từng tổ kiểm toán có đúng và đảm bảo hoàn thành đ−ợc nhiệm vụ hay không; bố trí các tổ kiểm toán có phù hợp trình độ, sở tr−ờng năng lực của các KTV không? kiểm tra các b−ớc tiến hành kiểm toán có đúng quy chế và chuẩn mực hay không?
- Việc chấp hành Quy chế đoàn kiểm toán và các quy định của Tổng KTNN của các Kiểm toán viên.
- Điều kiện ăn ở và sinh hoạt của KTV trong thời gian thực thi nhiệm vụ có đảm bảo đúng quy định hay không?
Biên bản kiểm toán có đ−ợc lập theo đúng quy định và thể thức văn bản; các bằng chứng kiểm toán thu thập đ−ợc có đảm bảo đúng chuẩn mực hay không. Kiểm tra các căn cứ để lập Biên bản kiểm toán, nh− Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán, các bằng chứng kiểm toán, các ý kiến tham gia của các KTV trong tổ kiểm toán thể hiện trong biên bản họp tổ kiểm toán, các ý kiến của đơn vị đ−ợc kiểm toán, các kết luận và kiến nghị đ−a ra có sức thuyết phục và tính khả thi hay không? có đúng chế độ hiện hành của Nhà n−ớc?
- Kiểm tra các ghi chép cá nhân của Kiểm toán viên ở sổ, tài liệu làm việc của KTV để đối chiếu với kết quả kiểm toán trong các Biên bản kiểm toán từ đó phát hiện những mâu thuẫn.
Lập báo cáo kiểm toán phải có đầy đủ các căn cứ để lập, có các bằng chứng để khẳng định kết quả phản ánh phải trung thực, khách quan, chính xác, tổng hợp phản ánh kết quả kiểm toán phải đầy đủ, hợp lý không đ−ợc bỏ sót, không đựơc tổng hợp thiếu. Việc lập Báo cáo kiểm toán có đúng yêu cầu, chuẩn mực hay không vì Báo cáo kiểm toán là ý kiến nhận xét, đánh giá và kết luận của kiểm toán viên rút ra từ các bằng chứng kiểm toán đã thu thập đ−ợc về các thông
tin tài chính trên các báo cáo tài chính (đánh giá, chấp nhận hoặc không chấp nhận…), về tình hình hoạt động và chấp hành các chế độ kinh tế- tài chính do Nhà n−ớc quy định và nêu những kiến nghị mà đơn vị cần phải sửa chữa khắc phục.