5. Kết cấu của khóa luận
3.1 Giải pháp về công tác tham mƣu, tổng hợp
Nhƣ phần thực tế ở chƣơng 2 đã nêu thì văn phòng công ty chỉ làm công tác tham mƣu trong lĩnh vực hành chính, còn các mặt hoạt động khác của công ty do các phòng ban chuyên môn thực hiện. Cách thức tham mƣu này đã tiết kiệm đƣợc thời gian chuyển tải thông tin vì thông tin đƣợc chuyển thẳng từ các phòng ban chuyên môn tới lãnh đạo công ty mà không cần phải thông qua bộ phận văn phòng. Mặt khác nội dung thông tin tham mƣu cho từng lĩnh vực hoạt động của công ty vì thế cũng mang tính chuyên sâu, cụ thể hơn. Tuy nhiên cách thức tham mƣu này có nhƣợc điểm là làm tản mạn nội dung thông tin, gây khó khăn trong việc hình thành các phƣơng án điều hành tổng hợp của lãnh đạo công ty. Với thực trạng vấn đề trên em xin đƣa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đó là:
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 85
- Thứ nhất, văn phòng nên có bộ phận làm công tác tham mƣu để trợ giúp lãnh đạo công ty trong công tác quản lý điều hành.
- Thứ hai, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo công ty hoặc đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp trên cơ sở các phƣơng án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn.
Nhƣ vậy văn phòng vừa thể hiện là trung tâm của công tác tham mƣu vừa là nơi tiếp nhận, phối hợp với các phòng ban chuyên môn làm công tác tham mƣu cho lãnh đạo công ty.
Cách thức tổ chức hoạt động tham mƣu tại văn phòng theo hai hƣớng trên sẽ giúp cho hoạt động của công tác này đƣợc thuận lợi hơn đồng thời tăng cƣờng đƣợc hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty.
Cần phải phân chia công việc một cách rõ ràng cụ thể giữa cán bộ văn phòng và cán bộ văn thƣ, lƣu trữ, từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình. Qua đó các bộ phận thuộc văn phòng sẽ có ý kiến đề xuất, tham mƣu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình đƣợc tốt hơn.
Cán bộ công nhân viên cần chủ động hơn nữa trong việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần đó của nhân viên thì lãnh đạo công ty cần có những hình thức khen thƣởng khích lệ kịp thời những ý kiến có tính sáng tạo và đem lại hiệu quả cho công ty.
Khi lập các chƣơng trình công tác văn phòng cần căn cứ vào bản kế hoạch chi tiết của từng phòng ban để lập chƣơng trình sao cho hợp lý, khi xây dựng cần tuân thủ theo 3 nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không đƣợc để cho các hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch giữa cấp trên với cấp dƣới.
- Nguyên tắc ƣu tiên: sự ƣu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trƣớc để ƣu tiên giải quyết trƣớc.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 86
- Nguyên tắc dự phòng: nguyên tắc này đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp.
Trong quá trình xây dựng chƣơng trình công tác, nếu cán bộ văn phòng tuân thủ đƣợc theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ có những bản kế hoạch tổng hợp đƣợc các yếu tố nhƣ: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của cán bộ trong công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo đƣợc tính khả thi.