5. Kết cấu của khóa luận
2.2.3.7Công tác bảo vệ và công tác tạp vụ
2.2.3.7.1 Công tác bảo vệ
Công tác bảo vệ là một trong những hoạt động không kém phần quan trọng của văn phòng. Hoạt động này tuy không ảnh hƣởng trực tiếp tới quá trình sản xuất kinh doanh của công ty nhƣng thực sự nó đóng một vai trò rất quan trọng và cần thiết. Chính vì vậy cần phải có cái nhìn nghiêm túc trong công tác này tránh những sai lầm tuy nhỏ nhƣng lại có ảnh hƣởng đến bộ mặt của công ty.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của vấn đề này nên công tác bảo vệ tại công ty Hoàng Thành đƣợc thực hiện một cách rất nghiêm túc, cán bộ công nhân viên trong công ty rất yên tâm làm việc và góp phần tạo kỷ cƣơng, kỷ luật trong lao động.
Nhân viên bảo vệ của công ty đã thực hiện đầy đủ những quy định của công ty về công tác bảo vệ, trƣớc giờ nhận ca, hết giờ thì làm các thủ tục bàn giao bằng sổ giao ca các tài sản đã nhận và hiện trƣờng bảo vệ một cách rõ ràng.
Khi có sự cố mất cắp, cháy nổ hay hƣ hại tài sản nhân viên bảo vệ đã phát hiện và xử lý kịp thời các nguyên nhân và trong trƣờng hợp không thể tự mình giải quyết đã nhanh chóng báo cho văn phòng công ty xin ý kiến giải quyết kịp thời.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 82
Nhận xét về công tác bảo vệ của công ty
Trong thời gian qua công tác bảo vệ đã luôn đƣợc thực hiện tốt không để xảy ra tình trạng đáng tiếc nào nhƣ làm mất mát hoặc hƣ hỏng các tài sản, không có hiện tƣợng ồn ào hay mất trật tự tại nơi làm việc.
Văn phòng công ty có tổ bảo vệ gồm 3 ngƣời có nhiệm vụ đảm bảo an ninh trật tự 24/24h và đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ trên địa bàn công ty.
Công tác bảo vệ vẫn còn tồn tại một số hạn chế
Nhân viên bảo vệ nhiều khi vẫn còn hiện tƣợng đi muộn về sớm không bàn giao một cách nghiêm túc, nhiều khi mấy ngày mới ký nhận vào sổ giao ca một lần.
Vẫn còn hiện tƣợng ngƣời ra vào công ty một cách tùy tiện, nhân viên bảo vệ nhiều khi vẫn còn chểnh mảng không để ý vào công việc.
2.2.3.7.2 Công tác tạp vụ
Đối với công ty Hoàng Thành môi trƣờng xanh sạch, không khí trong lành là một trong những nhân tố quan trọng góp phần nâng cao chất lƣợng công việc vì nó có ảnh hƣởng trực tiếp đến sức khỏe và tâm lý của nhân viên trong công ty. Công tác tạp vụ tại công ty bao gồm các công việc nhƣ:
- Nhân viên tạp vụ đã đảm bảo nhu cầu nƣớc uống cho các phòng ban trƣớc giờ làm việc, kiểm tra xem các thiết bị điện đã tắt hết chƣa khi hết giờ làm việc.
- Nhân viên tạp vụ đã đảm bảo vệ sinh toàn bộ mặt bằng và các hành lang đƣợc phân giao quản lý của công ty luôn khang trang sạch đẹp, thƣờng xuyên chăm sóc bồn hoa cây cảnh có trong công ty, quét dọn lau chùi cửa kính sạch sẽ.
- Công tác tạp vụ đã thực hiện đầy đủ những quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động…và luôn hoàn thành các nhiệm vụ khác khi đƣợc lãnh đạo giao.
Công tác tạp vụ đã đạt đƣợc các kết quả sau
Tổ tạp vụ của công ty gồm có 3 nhân viên làm nhiệm vụ giữ gìn vệ sinh chung khu nhà 3 tầng, chăm sóc vƣờn hoa cây cảnh, làm vệ sinh các thiết bị…đảm bảo duy trì môi trƣờng làm việc sạch sẽ, thoáng mát cho toàn công ty.
Tổ tạp vụ gồm toàn những ngƣời chung tuổi nên rất chăm chỉ, nhiệt tình trong công việc. Nƣớc uống luôn đƣợc cung cấp đầy đủ, cốc chén luôn sạch sẽ, văn phòng thoáng mát.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 83
Bên cạnh đó công tác tạp vụ vẫn còn tồn tại một số vấn đề
Vẫn còn tình trạng nhân viên tạp vụ làm việc chỉ mang tính nghĩa vụ, không đúng với quy định của công ty, nhiều khi nghỉ phép không có lý do.
Nhân viên tạp vụ sử dụng các phƣơng tiện hỗ trợ còn lãng phí và bừa bãi dẫn đến chi phí phục vụ cao.
Nguyên nhân của những tồn tại trên
Do ban lãnh đạo của công ty chƣa thực sự quan tâm đến công tác này. Hơn nữa chính sách tiền lƣơng đối với nhân viên tạp vụ không đƣợc chú trọng, lƣơng thấp, không có các chính sách khen thƣởng đãi ngộ nên họ cũng không thiết tha với công việc lắm.
Do ý thức của ngƣời lao động chƣa cao. Lãnh đạo công ty chƣa có biện pháp xử lý nghiêm khắc với những vi phạm của các nhân viên phụ trách công tác này.
Kết luận chƣơng 2:
Qua việc tìm hiểu cơ cấu tổ chức và họat động của bộ máy văn phòng công ty có thể đƣa ra một thực tế là việc đổi mới về tổ chức hoạt động cũng nhƣ áp dụng một cách rộng rãi những thành tựu tiên tiến của khoa học công nghệ đã mang lại hiệu quả to lớn trong công tác văn phòng. Nó góp phần tăng cƣờng hiệu quả, hiệu lực pháp lý của lãnh đạo công ty nói riêng và văn phòng nói chung. Việc tổ chức hoạt động nhƣ hiện nay đã đảm bảo thi hành đúng các quy định của Nhà nƣớc, phản ánh các mối quan hệ ngang, dọc, trên, dƣới làm cho bộ máy của công ty trở thành một chủ thể thống nhất.
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động bên cạnh những kết quả đã đạt đƣợc thì công tác văn phòng tại công ty vẫn còn tồn tại một số yếu điểm cần phải khắc phục. Vì vậy qua một thời gian thực tập tại công ty đƣợc trực tiếp quan sát, tìm hiểu công việc em cũng mạnh dạn đóng góp một số ý kiến để giải quyết những hạn chế yếu kém còn đang tồn tại trong công tác văn phòng của công ty sẽ đƣợc trình bày ở phần chƣơng 3 dƣới đây. Em cũng hy vọng những ý kiến này của em sẽ giúp ích phần nào cho ban lãnh đạo công ty nhằm phát huy và nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của văn phòng công ty.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 84 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT
THƢƠNG MẠI HOÀNG THÀNH
Trong hơn 7 năm hoạt động, nhiều mặt công tác văn phòng của công ty đã đi vào chiều sâu. Chất lƣợng tham mƣu, tổng hợp đƣợc nâng lên, việc thực hiện Quy chế làm việc mới của Chính phủ có tiến bộ, thông tin báo cáo thực hiện khá nền nếp, hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông đƣợc quan tâm, trình độ cán bộ đƣợc nâng lên một bƣớc, công tác văn thƣ, lƣu trữ, bảo mật và nghiệp vụ hành chính đƣợc chú trọng, công tác hậu cần đáp ứng đƣợc yêu cầu đề ra.
Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác văn phòng vẫn còn bộc lộ những hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục nhƣ chƣa thật làm tốt công tác tham mƣu, tổng hợp, xây dựng và thực hiện chƣơng trình công tác, công tác nghiên cứu, đề xuất của chuyên viên nghiên cứu chất lƣợng chƣa cao, chế độ thông tin báo cáo chƣa thật nghiêm…Chính vì vậy để khắc phục những hạn chế trên em xin đƣa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại công ty.
3.1 Giải pháp về công tác tham mƣu, tổng hợp
Nhƣ phần thực tế ở chƣơng 2 đã nêu thì văn phòng công ty chỉ làm công tác tham mƣu trong lĩnh vực hành chính, còn các mặt hoạt động khác của công ty do các phòng ban chuyên môn thực hiện. Cách thức tham mƣu này đã tiết kiệm đƣợc thời gian chuyển tải thông tin vì thông tin đƣợc chuyển thẳng từ các phòng ban chuyên môn tới lãnh đạo công ty mà không cần phải thông qua bộ phận văn phòng. Mặt khác nội dung thông tin tham mƣu cho từng lĩnh vực hoạt động của công ty vì thế cũng mang tính chuyên sâu, cụ thể hơn. Tuy nhiên cách thức tham mƣu này có nhƣợc điểm là làm tản mạn nội dung thông tin, gây khó khăn trong việc hình thành các phƣơng án điều hành tổng hợp của lãnh đạo công ty. Với thực trạng vấn đề trên em xin đƣa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đó là:
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 85
- Thứ nhất, văn phòng nên có bộ phận làm công tác tham mƣu để trợ giúp lãnh đạo công ty trong công tác quản lý điều hành.
- Thứ hai, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phƣơng án tham mƣu từ các bộ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo công ty hoặc đề xuất với lãnh đạo những phƣơng án hành động tổng hợp trên cơ sở các phƣơng án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn.
Nhƣ vậy văn phòng vừa thể hiện là trung tâm của công tác tham mƣu vừa là nơi tiếp nhận, phối hợp với các phòng ban chuyên môn làm công tác tham mƣu cho lãnh đạo công ty.
Cách thức tổ chức hoạt động tham mƣu tại văn phòng theo hai hƣớng trên sẽ giúp cho hoạt động của công tác này đƣợc thuận lợi hơn đồng thời tăng cƣờng đƣợc hiệu quả của công tác thông tin và cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty.
Cần phải phân chia công việc một cách rõ ràng cụ thể giữa cán bộ văn phòng và cán bộ văn thƣ, lƣu trữ, từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình. Qua đó các bộ phận thuộc văn phòng sẽ có ý kiến đề xuất, tham mƣu cho lãnh đạo những vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình đƣợc tốt hơn.
Cán bộ công nhân viên cần chủ động hơn nữa trong việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần đó của nhân viên thì lãnh đạo công ty cần có những hình thức khen thƣởng khích lệ kịp thời những ý kiến có tính sáng tạo và đem lại hiệu quả cho công ty.
Khi lập các chƣơng trình công tác văn phòng cần căn cứ vào bản kế hoạch chi tiết của từng phòng ban để lập chƣơng trình sao cho hợp lý, khi xây dựng cần tuân thủ theo 3 nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế hoạch, không đƣợc để cho các hoạt động bị trùng lặp, thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch giữa cấp trên với cấp dƣới.
- Nguyên tắc ƣu tiên: sự ƣu tiên thể hiện ở chỗ cán bộ văn phòng phải tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trƣớc để ƣu tiên giải quyết trƣớc.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 86
- Nguyên tắc dự phòng: nguyên tắc này đòi hỏi cán bộ văn phòng phải chú ý tới các yếu tố dự phòng về thời gian và các điều kiện cần thiết khác trong bản kế hoạch tổng hợp.
Trong quá trình xây dựng chƣơng trình công tác, nếu cán bộ văn phòng tuân thủ đƣợc theo 3 nguyên tắc trên thì sẽ có những bản kế hoạch tổng hợp đƣợc các yếu tố nhƣ: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực của cán bộ trong công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động, thống nhất giữa các biện pháp thực hiện và đảm bảo đƣợc tính khả thi.
3.2 Giải pháp về công tác thông tin
Trong thời đại khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển nhƣ vũ bão hiện nay, ngƣời làm công tác văn phòng cần có sự am hiểu về khoa học kỹ thuật để có khả năng ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông trong hoạt động nghiệp vụ của mình. Đây là một yêu cầu bức thiết từ thực tiễn đặt ra.
Thông tin có vai trò to lớn trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Các nhà quản lý cũng nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó. Thông tin liên lạc là những phƣơng tiện để các nhân viên liên lạc với nhau trong một tổ chức nhằm đạt đƣợc mục đích chung. Chúng ta không thể hoạt động nhóm mà không có thông tin liên lạc với nhau vì không thực hiện đƣợc sự điều phối và trao đổi. Do đó thông tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, đảm bảo sự thống nhất hoạt động trong toàn công ty.
Thông tin đƣợc coi là hệ thống huyết mạch của công ty, nếu thông tin không đƣợc cung cấp đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo công ty không thể có cơ sở để ra những quyết định kịp thời, chính xác, hiệu quả. Bởi vậy công ty cần ban hành văn bản một cách rõ ràng chuẩn mực về chế độ thông tin, các đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời hoặc phải nộp văn bản, tài liệu theo đúng quy định, đảm bảo về thời hạn.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 87
Để công ty hoạt động hiệu quả thì không thể tách rời hoạt động của các phòng ban, bộ phận. Sự phối hợp tốt giữa các phòng ban bộ phận sẽ đảm bảo cho mọi họat động của công ty đƣợc thực hiện một cách liên hoàn và có hiệu quả. Vì vậy công ty cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ, chặt chẽ trong quá trình thực thi nhiệm vụ giữa các phòng ban, bộ phận.
Lãnh đạo công ty không thể kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế độ thông tin của các phòng ban bộ phận, do đó trƣởng các phòng ban, bộ phận phải thƣờng xuyên đôn đốc nhắc nhở đơn vị mình thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin. Văn phòng công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn tin khác nhau, sau đó thông tin phải đƣợc tập hợp và hệ thống theo từng vấn đề, từng lĩnh vực nhất định để tránh trùng lặp, chồng chéo và xác định độ chính xác của thông tin.
Văn phòng cũng cần phải đƣa ra chế độ bảo dƣỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định kỳ nhằm đảm bảo cho công tác thông tin đƣợc thông suốt và hiệu quả. Hơn nữa hệ thống mạng mà công ty đang sử dụng có chất lƣợng chƣa cao, tốc độ truy cập còn chậm nên cần thay đổi hoặc nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin.
Các phòng ban, bộ phận cần tăng cƣờng nghiên cứu hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001: 2000 liên quan đến công việc do đơn vị mình phụ trách, áp dụng nó một cách hiệu quả để có thể khai thác triệt để nguồn thông tin. Ngoài ra công ty cũng cần đặt mua nhiều báo chí hơn nữa để cán bộ công nhân viên trong công ty có thể nắm bắt kịp thời và thu thập đƣợc những thông tin có ích cho công việc của mình.
3.3 Giải pháp về công tác văn thƣ, lƣu trữ * Công tác văn thƣ * Công tác văn thƣ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để công tác văn thƣ đƣợc hoàn thiện hơn thì văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thƣ tham gia các khóa bồi dƣỡng về nghiệp vụ văn phòng, nâng cao trình độ tin học văn phòng. Điều này sẽ giúp cho nhân viên văn thƣ rút ngắn đƣợc thời gian giải quyết công việc mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó cán bộ văn phòng phải không ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm làm việc, tạo dựng đƣợc mối quan hệ tốt, tìm đƣợc tiếng nói chung và là trợ thủ đắc lực của Trƣởng phòng. Có đƣợc sự phối hợp nhƣ vậy thì công việc mới đạt đƣợc kết quả cao.
Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 88
Công ty đã ban hành thông báo hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, song việc thực hiện vẫn còn bị xem nhẹ, vì vậy cần phải dán một tờ giấy ghi rõ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở các phòng ban,