Với đội ngũ nhân viên hùng hậu, trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm thực tế, năng động, sáng tạo và tâm huyết, công ty Anh Huy luôn vững bước đi lên trong sự nghiệp phát triển của mình. Công ty luôn xem nhân lực là tài nguyên quý giá và giá trị nhất của mình. Do vậy đội ngũ nhân viên của công ty luôn được chắt lọc, được đào tạo nâng cao, bổ sung và thu hút người tài đến với công ty. Mỗi thành viên trong công ty luôn thân ái hợp tác hỗ trợ nhau cùng phát triển.
Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Chủ tịch HĐQT, Tổng GĐ, Phó tổng GĐ, hệ thống các phòng ban…
Công ty luôn làm việc theo một phong cách hiện đại nên ở mỗi vị trí mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ cụ thể rõ ràng nhưng đồng thời cũng có mối quan hệ mật thiết với nhau cùng chịu sự quản lý chung của chủ tịch HĐQT và tổng GĐ công ty. Tổng GĐ là người trực tiếp chịu trách nhiệm chung trong công tác quản lý và phân công trách nhiệm cho từng phòng ban cụ thể.
1. Sơ đồ bộ máy tổ chức:
Chủ tịch hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc
P. Tổ chức-
hành chánh P. Kỹ thuật P. Kế toán P.Xuất nhập khẩu
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
2. Chức năng - nhiệm vụ của bộ máy tổ chức: 2.1. Chủ tịch HĐQT:
-. Là người có số cổ phần cao nhất tại tập đoàn được đại hội đồng cổ đông bầu chọn theo tổng số cổ phần để nắm quyền điều hành quản lý tập đoàn.
-. Có quyền hành cao nhất để đưa ra các chiến lược cũng như kế hoạch hoạt động mang lại lợi nhuận cho công ty.
-. Giám sát toàn diện các hoạt động của công ty.
-. Đánh giá các dự án thông qua chiến lược, kế hoạch của tổng giám đốc công ty. -. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động kinh doanh của công ty.
-.Thực hiện các cuộc hợp định kì để kiểm tra và giải quyết kịp thời các khó khăn vướn mắt của công ty.
2.2. Tổng giám đốc:
-Là người đại diện theo pháp luật. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty.
- Do HĐQT bổ nhiệm.
- Có quyền điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.
- Là người vạch ra đường lối chiến lược kinh doanh cho công ty theo từng giai đoạn cụ thể.
Đội trưởng đội xe
Đội trưởng đội kho
Đội trưởng đội Garage
- Có quyết định chọn lọc, tuyển dụng, tổ chức lao động cho các bộ phận phòng ban một cách hợp lý nhất.
- Xây dựng và ban hành các quy chế áp dụng trong toàn công ty phù hợp với quy định về quản lý kinh tế - tài chính - lao động xã hội do Nhà nước ban hành.
2.3. Phó tổng giám đốc:
- Là người do tổng giám đốc bổ nhiệm để trợ giúp cho tổng giám đốc, và được tổng giám đốc ủy quyền trong một số trường hợp tổng giám đốc vắng mặt hoặc trong một số dự án kinh doanh của công ty.
- Được quyền điều hành công tác tổ chức, hành chính quản trị của công ty. - Theo dõi tình hình lao động, tiền lương cho CB –CNV.
- Đề xuất, kiến nghị tuyển chọn lao động và các chế độ khen thưởng hoặc kỹ luật. - Trực tiếp theo dõi, kiểm tra, chỉ đạo các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Ký thay các chứng từ hóa đơn, hợp đồng kinh tế, phiếu thu, phiếu chi trong phạm vi được ủy quyền khi tổng giám đốc đi vắng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước tổng giám đốc và hội đồng quản trị về nhiệm vụ được giao.
2.4. Phòng hành chính:
- Là phòng chức năng nằm trong bộ máy tổ chức của công ty. - Quản lý hồ sơ CB – CNV, toàn bộ văn thư, hồ sơ công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác tổ chức cán bộ, tư vấn cho các phòng, bộ phận về những vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức khi được yêu cầu.
- Đánh giá về tổ chức quản lý của công ty, nghiên cứu đề xuất về công tác tổ chức tuyển dụng, đào tạo, xây dựng kế hoạch sử dụng và các chế độ khen thưởng, kỷ luật của CB – CNV trong công ty.
- Phổ biến các quy định, chính sách của nhà nước, công ty cho các phòng ban, bộ phận…
- Tổ chức phục vụ các hoạt động của công ty như: hội hợp, tiếp khách, lễ tân…
- Nhận và lưu trữ công văn đi đến, ký sao công văn, phân phối công văn theo chỉ định của BGĐ.
- Thực hiện các công việc tổ chức hành chính khác…
2.5. Phòng kinh doanh:
- Nắm bắt các thông tin về kinh tế thị trường để có những kế hoạch hợp lý.
- Phòng kinh doanh sẽ tự đề ra kế hoạch và phương thức thực hiện cụ thể, phân chia sản lượng tiêu thụ và doanh thu mục tiêu mà từng nhân viên phải hoàn thành.
- Tham mưu cho BGĐ về các kế hoạch mua ban hàng ngày, hàng tháng trong hoạt động kinh doanh theo đúng chỉ tiêu.
- Tổ chức mua bán trên phạm vi hoạt động của công ty phù hợp với tình hình thực tế của từng doanh nghiệp.
- Xây dựng và lập kế hoạch khai thác thi trường kinh doanh.
- Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, tiếp thị khách hàng, các kế hoạch phân phối sản phẩm.
- Thực hiện tư vấn cũng như chăm sóc khách hàng về dịch vụ cũng như sản phẩm của công ty.
- Thực hiện báo giá, xây dựng các chương trình đào tạo và huấn luyện trong công tác marketing của công ty.
- Kết quả hoạt động của phòng kinh doanh được báo cáo lên ban giám đốc theo từng tháng, báo cáo kinh doanh của kỳ này sẽ là cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch nhập khẩu cho kỳ sau.
- Thực hiện các công tác bảo hành sản phẩm của công ty.
- Bảo trì các hệ thống công nghệ thông tin, hoặc các thiết bị máy móc tại công ty.
- Giám sát chất lượng cũng như mức độ an toàn của sản phẩm…
2.7. Phòng nhân sự:
- Chịu trách nhiệm về mặt nhân lực của công ty.
- Quản lý lực lượng lao động về mặt số lượng cũng như chất lượng. - Đề xuất tuyển dụng theo nhu cầu của từng bộ phận cụ thể.
- Thực hiện các công tác chấm công hàng nagỳ cho CB – CNV.
2.8. Phòng kế toán:
- Thực hiện chức năng thu thập, xử lý, tổng hợp phản ánh toàn bộ tình hình tài chính kế toán của công ty theo chế độ hiện hành của Nhà nước và của công ty.
- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty, trên cơ sở đó phản ánh đúng sự biến động về nguồn vốn và tài sản của công ty lên BGĐ để kịp thời xử lý.
- Tham mưu cho BGĐ trong việc quản lý, sử dụng nguồn thu, tài sản, hàng hóa, cơ sở vật chất thuộc công ty, quản lý theo pháp lệnh thống kê kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phân tích, đánh giá kiểm tra hiệu quả tài chính trong toàn công ty về hiệu quả hoạt động kinh doanh của tháng, quý, năm thực hiện công tác nộp thuế theo luật định.
- Kiểm tra tính chất hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán để thực hiện thu chi đúng đủ.
- Phân tích hoạt động kinh tế hàng năm từ đó lập kế hoạch tài chính cho năm sau. - Thực hiện đúng và đủ các báo cáo đối với cấp trên để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
- Phần lớn chủng loại và số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp tiêu thụ là hàng nhập khẩu, do đó phòng xuất nhập khẩu đóng một vai trò quan trọng tạo đầu vào về hàng hóa cho toàn doanh nghiệp.
- Phòng xuất nhập khẩu thực hiện chức năng tổ chức thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu (chủ yếu là hoạt động nhập khẩu) theo kế hoạch và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc.
- Thỏa thuận hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng…
- Các nhân viên của phòng xuất nhập khẩu được phân công theo chức năng theo ba mảng chính là giao dịch - tìm kiếm đối tác nước ngoài - thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng và các nghiệp vụ hải quan.
- Chịu trách nhiệm về các thủ tục pháp lý hải quan. - Kiểm nhận hàng hóa tại cảng.
- Nhận hàng từ các công ty phân phối.
2.10. Phòng kho vận:
- Kho là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, giúp hoạt động kinh doannh diễn ra thuận lợi và đáp ứng nhu cầu tồn trữ hàng hóa và vật tư để cung cấp cho quá trình hoạt động của công ty.
- Tồn trữ hàng hóa.
- Quản lý các hoạt động nhập – xuất hàng hóa trong công ty.
- Thực hiện các công tác kiểm kê định kì về hàng hóa và nguyên vật liệu để báo cáo cho phòng kinh để có kế hoạch đề xuất đặt hàng hợp lý.
- Tồn trữ hàng hóa và nguyên vật liệu cung ứng cho hoạt động kinh doanh.
- Thực hiện xuất, nhập kho theo nhu cầu của các phòng ban theo lệnh. - Thực hiện công tác vận chuyển hàng hóa theo lệnh.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức tại phòng kho vận Nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân:
3.1. Trưởng phòng kho vận:
- Quản lý, điều hành các hoạt động xuất nhập hàng hóa và công tác vận chuyển.
- Giám sát, đưa ra kiến nghị, đề xuất phân công công việc cho từng bộ phận. - Nắm bắt thông tin nguyện vọng đề xuất của cấp dưới.
- Thực hiện kí, xét duyệt các chứng từ hay giấy tờ trong phạm vi quyền hạn. - Quản lý xem xét các đơn từ: đơn xin nghỉ phép, nghỉ việc, một số giấy tờ khác.
3.2. Đội trưởng đội xe:
- Điều hành công tác vận chuyển của đội xe.
- Xem xát và đề xuất các yêu cầu hợp lý từ cấp dưới.
- Nắm bắt chính xác về công tác vận chuyển giao nhận hàng hóa để phân công hợp lý.
- Kiểm tra thường xuyên công tác của nhân viên.
Trưởng phòng kho vận
Đội trưởng
đội kho Đội trưởng đội Garage Đội trưởng đội xe
Tổ trưởng đội bảo vệ Thủ kho vật tư Nhân viên Tổ trưởng xe tải Nhân viên Tổ trưởng xe đầu kéo Thủ kho hàng hóa Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.3. Đội trưởng đội kho:
- Kiểm tra các khâu nhập xuất hàng hóa tại kho.
- Chỉ đạo nhân viên dưới quyền cách thức, nguyên tắc nhập xuất hàng hóa.
- Xem xét và đề xuất các phương tiện,máy móc thiết bị hổ trợ trong công tác kho. - Nhận và lưu trữ các lệnh xuất nhập hàng hóa.
- Lưu trữ các hóa đơn chứng từ liên quan. - Phân công công việc cho cấp dưới.
3.4. Đội trưởng đội Garage:
- Kiểm tra các phương tiện vận chuyển và máy móc thiét bị hư hỏng.
- Đề xuất các giải pháp bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị… - Lưu trữ các chứng từ liên quan.
- Xem xét kiểm tra các đề xuất yêu cầu hợp lý trong công tác bảo dưỡng.
3.5. Các thủ kho ( vật tư, hàng hóa) :
- Trực tiếp kiểm tra công tác nhập kho theo yêu cầu cấp trên. - Thống kê kiểm tồn để báo cáo.
- Phân công nhân viên dưới quyền sắp xếp hàng hóa tại kho. - Kiểm tra chất lượng cũng như số lượng hàng hóa nhập xuất kho. - Hướng dẫn công việc hợp lý cho nhan viên dưới quyền.
- Đề xuất các công cụ dụng cụ cần thiết.
3.6. Tổ trưởng các tổ xe( đầu kéo, xe tải) :
- Nắm bắt các thông tin về điều hành trong công các vận chuyển. - Kiểm tra thường xuyên các phương tiện vận chuyển.
- Sắp xếp thời gian công tác hợp lý cho toàn tổ. - Phân công công tác hợp lý công bằng.
- Hướng dẫn cấp dưới các nghiệp vụ cần thiết cho công tác.
- Kiểm tra quá trình vận chuyển giao nhận hạng hóa của từng thành viên.
3.7. Nhân viên:
- Thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Tham gia các chương trình huấn luyện đào tạo tại công ty. - Chấp hành nghiêm túc các quy định của công ty.
- Tham gia đóng ý kiến hợp lý cho công viêc của công ty.
- Đề xuất các giải pháp, hay yêu cầu thích hợp để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP
ANH HUY
1. Thực trạng:
1.1 Thống kê tài chính từ năm 2008 – 2010: (đơn vị tỷ đồng)
Năm 2008 2009 2010
Doanh thu 470,14 620,10 775,49
Tổng chi phí 376,75 477,96 634,54 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lợi nhuận TT 93,75 142,14 140,95
0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 2008 2009 2010 Doanh thu Chi phí Lợi nhuận TT
Biểu đồ 4.1: Biểu đồ biểu diễn tình hình tài chính tại công ty
Nhận xét:
Qua báo cáo doanh thu từ năm 2008 đến 2010 ta thấy rằng hoạt động kinh doanh của công ty luôn có hiệu quả nên doanh thu luôn tăng qua từng năm điều đó khẳng định rằng công ty có hướng đi và chiến lược kinh đúng đắn trong nền kinh tế đang hội nhập như
nước ta hiện nay, ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thương trường. Mặc dù doanh thu tăng nhưng bên cạnh đó chi phí cũng có mức tăng không kém điều đó đánh giá rằng việc tiết kiệm chi phí, cũng như công tác quản trị tồn kho chưa thật sự hiệu quả nên làm giảm đi lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thấy rõ hơn về số lượng tồn kho cũng như công tác quản lý tồn kho thông qua tình hình nhập xuất tồn dưới đây.
2.2 Tình hình nhập_xuất_tồn tại công ty các năm 2008-2010(đơn vị: bộ).
Năm Chỉ tiêu 2008 2009 2010 Tổng nhập 70.000 80.000 90.000 Tổng xuất 57.340 68.110 78.250 Tổng tồn kho 12.660 11.890 11.750
0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000 100000 2008 2009 2010 Tổng nhậpTổng xuất Tồn kho
Biểu đồ 4.2: Biểu đồ biểu diễn tình hình nhập- xuất- tồn kho năm 2008 - 2010
Nhận xét:
- Bảng báo cáo tình hình nhập kho cho ta thấy rằng tình hình nhập- xuất- tồn kho luôn tăng qua từng năm.
- Số lượng nhập tăng đều 10.000 bộ/ năm hay 14,3% thể hiện sự phát triển cũng như quy mô công ty.
- Thống kê số liệu xuất kho cũng tăng ở mức độ khá nhiều, số lượng hàng xuất kho từ năm 2008 – 2009 tăng 10.770 tương đương 18,8% bộ và tiếp tục tăng vào năm 2010 với 10.140 bộ tương đương 14,9 % được xuất ra.
- Còn ở số liệu tồn kho chúng ta cũng thấy được mức độ giảm tăng dần năm 2009 giảm được 770 bộ(6,08%) đến năm 2010 chỉ giảm được 140 bộ( 1,2%). Mặc dù số liệu tồn kho qua từng năm thể hiện sự giảm dần nhưng chưa ở mức tối đa đều đó làm cho mức chi phí vẫn là 1 con số khá lớn.
- Từ số liệu tồn kho và tổng chi phí của công ty chúng ta thấy rằng mức chi phí của công ty tăng mạnh từ năm 2008- 2010 là do ảnh hưởng của hoạt động tồn kho tại công ty làm giảm đi lợi nhuận của công ty.
2. Tác động của hoạt động quản trị tồn kho:
- Hoạt động tồn kho luôn ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc kinh doanh của các doanh