4. Kết cấu của đề tài
3.2.1.4Áp dụng một số cơng cụ cải tiến chất lượng vào hoạt động chất
lượng và HTQLCL của cơng ty
Từ thực trạng đã phân tích của cơng ty, chúng ta thấy cơng ty cũng đã áp dụng những phương pháp để xác định, phân tích nguyên nhân của những sai sĩt như dùng phiếu thu thập và ghi chép dữ liệu, và các biểu đồ để so sánh với mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, chúng ta cĩ thể dùng những cơng dụng trên kết hợp với một số cơng cụ khác
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 44 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
100% 80% 60% 40% 60 50 40 30 20 60 50 40 30 20
như dùng biểu đồ pareto để phân tích nguyên nhân và sau đĩ dùng biểu đồ xương cá tìm ra nguyên nhân chính gây lỗi, từ đĩ cĩ biện pháp khắc phục
Sử dụng bảng thống kê lỗi của cơng ty để tìm ra lỗi. Biểu đồ pareto dựa trên nguyên lý 80/20 để xác định lỗi quan trọng cơng ty cần khắc phục (bảng 3.1& hình 3.1)
Bảng 3.1 Bảng thống kê các dạng lỗi của cơng ty trước khi cải tiến ĐVT: 1000 bo
STT 1 2 3 4 5 6 7
Lỗi Thiếu chì Chết IC Ngắn mạch Lệch IC Khơng chì Sai prat Khác
Số lỗi 825 698 578 427 413 374 259
Tỷ lệ lỗi 23.28 % 19.7% 15.46% 12.05% 11.65% 10.55% 7.31% Tỷ lệ
tích lũy
23.28% 42.98% 58.44% 70.49% 82.14% 92.69 100%
Hình 3.1 Biểu đồ pareto phân tích lỗi
Trước cải tiến Sau cải tiến
GVHD: TS. Phan Mỹ Hạnh 45 SVTH: Võ Kim Ánh Tuyền
1 2 3 4 5 6 7 100% 80% 60% 40% 20% 60 50 40 30 20 10 So á sa i so ùt 1 2 3 4 5 6 7 100 % 80 60 40 20 60 50 40 30 20 10 So á sa i so ùt Hiệu quả
* Biểu đồ xương cá là cơng cụ được sử dụng để suy nghĩ và trình bày mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân tiềm tàng
- Liệt kê và phân tích mối quan hệ nhân quả, đặc biệt là những nguyên nhân làm quá trình biến động vượt qua ngồi giới hạn qui định trong tiêu chuẩn
- Tạo điều kiện thuận lợi giải quyết từ triệu chứng tới nguyên nhân Hình 3.2 Biểu đồ xương cá phân tích lỗi thiếu chì
Bảng 3.2 Bảng thống kê các dạng lỗi của cơng ty sau khi cải tiến
ĐVT: 1000 bo STT 1 2 3 4 5 6 7 Lỗi Ngắn mạch Lệch IC Chết IC Thiếu chì
Sai part Khơng chì Khác Số lỗi 408 443 408 367 335 118 108 Tỷ lệ lỗi 23.88% 18.96% 17.46% 15.70% 14.32% 5.05% 4.63% Tỷ lệ tích lũy 23.88% 42.84% 60.30% 76.0% 90.32% 95.37% 100% (Nguồn phịng chất lượng) Sau khi áp dụng các cơng cụ, ta thấy cơng ty đạt được một số lợi ích sau: - Giúp cho tình hình chất lượng được cải thiện
Thiếu chì NVL Máy mĩc Cơng nhân Khơng quan sát Khơng vệ sinh Nhà cung cấp Độ dính kém Phun sai vị trí Lỗi kĩ thuật
- Giảm những lỗi chính mà cơng ty đang gặp phải - Giúp HTQLCL ngày càng hoạt động tốt hơn
Ngồi những giải pháp cơng ty đưa ra và đang thực hiện. Nhưng để HTQLCL hoạt động tốt hơn và khơng ngừng cải tiến. Sinh viên đề xuất một số giải pháp giúp cơng ty tham khảo và giúp HTQLCL ngày càng hoạt động tốt hơn và cải tiến hơn
3.2.2 Những giải pháp đề xuất của tác giả luận văn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.2.1 Tăng cường cơng tác đào tạo về chất lượng cho cán bộ nhân viên
Từ triết lý của GSTS Shiwa “ chất lượng bắt đầu bằng đào tạo và kết thúc bằng đào tạo”. Chúng ta cĩ thể thấy được đào tạo rất quan trọng đối với chất lượng và HTQLCL như thế nào. Vì vậy, cơng ty nên chú trọng cơng tác đào tạo hơn nửa.
- Hiện nay, nhận thức của cơng nhân về chất lượng chưa cao, chưa hiểu hết vai trị và tác dụng của chất lượng và HTQLCL. Cơng nhân thường tuân theo thủ tục khi cĩ sự giám sát của ca hành chánh.
- Cơng nhân mới vào chưa được đào tạo về chất lượng
- Cán bộ quản lý thường chịu áp lực bởi tiến độ giao hàng và sản lượng, nên khơng tập trung giám sát và xử lý các trường hợp vi phạm.
Đây là một trong những hạn chế lớn nhất của cơng ty. Cơng ty cần thực hiện các bước sau:
Chúng ta chia ra làm hai cách đào tạo: Đào tạo cho cấp quản lý và đào tạo cho cơng nhân:
- Đối với cấp quản lý:
+ Đào tạo về chất lượng, và đánh giá nội bộ hay cho tham gia các khĩa học bên ngồi về các lớp cải tiến HTQLCL như : khĩa học về Lean, Kaizen,…..
+ Cơng ty cần cĩ những đợt tập huấn cho cán bộ từ cấp trung đến cấp cơ sở, sau đĩ các cấp này tuyên truyền lại cho từng cơng nhân. Thực hiện khen thưởng những cá nhân cĩ thành tích xuất sắc trong thực thi cơng tác chất lượng, cũng như kiểm điểm, phê bình cá nhân, bộ phận, vi phạm nguyên tắc quản lý chất lượng.
+ Thường xuyên tiến hành điều tra, sắp xếp lại đội ngũ cán bộ quản lý sao cho phù hợp với trình độ và năng lực sở trường. Bổ sung những nhân viên đủ tiêu chuẩn, cĩ triển vọng phát triển, đồng thời sẽ thay thế những người thiếu tích cực trong lao động
- Đối với cơng nhân:
+ Việc đào tạo và tuyển dụng phải căn cứ trên yêu cầu thực tế và kế hoạch phát triển của cơng ty.
+ Cĩ kế hoạch đào tạo hàng năm và dài hạn
+ Thơng tin kịp thời để mọi người lao động nhận thức đầy đủ về vai trị của họ và mối liên quan đến các hoạt động khác trong cơng ty
+ Thiết lập hệ thống tuyên truyền, băng rơn, áp phích,…để đảm bảo sự nhận thức của cán bộ, cơng nhân viên về vai trị của mình. Vì hình ảnh là phương pháp hiệu quả nhất giúp cơng nhân viên dễ hiểu, dễ thấy, dễ lấy, dễ làm.
+ Việc đào tạo HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cần phải được đưa vào chương trình đào tạo tuyển dụng lao động.
+ Tổ chức đào tạo định kì và kiểm tra đánh giá nhận thức về chất lượng sản phẩm hàng ngày, đảm bảo đánh giá đúng thực lực và đủ đáp ứng yêu cầu thực tế sản xuất. Thực hiện tốt các vấn đề trên, HTQLCL cơng ty sẽ:
- Cơng ty cĩ thể đảm bảo việc thực thi cơng tác chất lượng một cách đầy đủ, hiệu lực, hiệu quả phục vụ cho quá trình đánh giá, điều chỉnh và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Tạo dựng cho cơng ty một đội ngũ các nhà quản lý tài giỏi, đầy năng lực khi cơng ty ngày càng mở rộng.
- Cơng nhân trực tiếp tham gia chất lượng, họ sẽ biết được những nguyên nhân gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm, từ đĩ tìm ra biện pháp khắc phục, cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm
- Tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và thực hiện theo các thủ tục của các bộ phận, phát hiện và uốn nắn kịp thời nhằm tăng thêm hiệu lực của hệ thống.
- Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mà cơng ty áp dụng đang gặp vấn đề trong cơng tác quản lý
Đĩ là hai lý do chính để cơng ty nên xem xét các bước cho giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý
- Cơng ty cần thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý khơng chỉ bĩ hẹp ở chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm. Cơng ty thực hiện liên tục vịng Deming (PDCA). Đĩ là cơ sở để chất lượng sản phẩm của cơng ty khơng ngừng được nâng cao. Cơng ty nên đề ra các mục tiêu về chất lượng gồm nhiều mục tiêu chất lượng cụ thể, ngắn hạn. Cơng ty cần lập kế hoạch cho từng nhĩm phịng ban, từng bộ phận sản xuất phải thực hiện những gì, thực hiện như thế nào để đạt được mục tiêu chất lượng cụ thể. Khi đã cĩ mục tiêu chất lượng cụ thể thì bộ phận của cơng ty cần phải biết mình làm gì và phối hợp với các bộ phận khác như thế nào để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra.
- Trong quá trình thực hiện các bộ phận thường xuyên kiểm tra xem các chỉ tiêu chất lượng cĩ được đảm bảo như đã đề ra hay chưa, nếu các chỉ tiêu chất lượng chưa đạt được thì phải tìm ra nguyên nhân khắc phục kịp thời. Mỗi bộ phận báo thực hiện ISO 9001:2008 gặp những khĩ khăn gì tại các phịng ban mình và đề xuất biện pháp khắc phục, phịng ngừa. Cơng tác kiểm tra cần được thực hiện ở mọi khâu, mọi cơng đoạn của quá trình sản xuất.
- Ban chỉ đạo ISO phải thường xuyên thực hiện cơng tác kiểm tra, giám sát thực hiện các thủ tục, hướng dẫn cơng việc,… tại các bộ phận bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc thu thập các thơng tin về thực hiện các thủ tục, từ đĩ rà sốt các thủ tục đã xây dựng với thực tế nhằm liên tục hồn thiện hệ thống các thủ tục.
- Tạo điều kiện cho đội ngũ lãnh đạo phát huy được hiệu quả quản lý của mình - Một đội ngũ cán bộ lãnh đạo trong cơng ty thực sự phát huy được năng lực, hiệu quả quản lý của mình khi cơ cấu tổ chức của cơng ty phù hợp.Vì vậy, đối với
cơng ty Unigen Việt Nam điều cần thiết là phải:
+ Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận trong cơng ty, tránh sự chồng chéo lẫn nhau, tạo điều kiện cho các cán bộ quản lý cĩ thể tập trung chuyên sâu và đảm bảo hoạt động của các bộ phận trong cơng ty một cách nhịp nhàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Đảm bảo hệ thống thơng tin nội bộ chính xác, đầy đủ, và được duy trì một cách thường xuyên khơng bị ngắt quãng để làm sao cho mọi nhân viên trong cơng ty hiểu được những cam kết của lãnh đạo cũng như các mục tiêu chung mà họ vạch ra để từ đĩ đạt được sự thống nhất, đồng lịng của tồn cơng ty trong việc thực hiện.
+ Duy trì và phát triển mối quan hệ ngang giữa các bộ phận để tăng cường sự phối hợp với nhau trong việc thực hiện các mục tiêu chung của cơng ty.
Hiệu quả các bước thực hiện trên là lợi ích của giải pháp:
- Tác dụng của biện pháp này khơng chỉ duy trì, hồn thiện HTQLCL ISO 9001:2008, mà nĩ cịn cĩ tác dụng hết sức tích cực đến chính hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Xây dựng HTQLCL ISO 9001:2008 cũng chính là nhiệm vụ quan trọng song song với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cĩ hiệu quả, tồn tại và phát triển cơng ty.
Hai nhiệm vụ này cơ bản hỗ trợ, đan xen nhau. HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 hoạt động tốt mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp cả bên trong lẫn bên ngồi, đĩ là đảm bảo chất lượng sản phẩm trong hoạt động, tăng lợi nhuận, tăng năng lực sản xuất, tăng uy tín, mở rộng thị trường. Như thế nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh cĩ hiệu quả. Đồng thời, hoạt động sản xuất kinh doanh cĩ hiệu quả là cơ sở, nền tảng cho áp dụng thành cơng, cung cấp mọi nguồn lực cho việc xây dựng và áp dụng.
3.2.2.3 Nâng cao hiệu quả cho cơng tác đánh giá nội bộ
Việc đánh giá nội bộ sẽ cung cấp một cái nhìn tổng thể về mọi mặt hoạt động của cơng ty như: thực hiện các cam kết của lãnh đạo, nguồn nhân lực, các quá trình tạo ra sản phẩm…Cho nên, đánh giá nội bộ tốt sẽ giúp cho cơng ty cĩ cái nhìn trung
thực, chính xác để từ đĩ đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời các sai sĩt trong quá trình sản xuất cũng như hồn thiện, nâng cao chất lượng quản lý của mình.
Việc tìm ra đánh giá viên để đánh giá nội bộ hiện nay là rất khĩ. Do một năm đánh giá cĩ 2 lần, nên đánh giá viên khơng cịn nhớ hết những gì được đào tạo cho cơng việc đánh giá
Do vậy, muốn cĩ cơng tác đánh giá hiệu quả, cơng ty cần cĩ một kế hoạch cụ thể như:
− Trong quá trình thực hiện hoạt động, đánh giá nội bộ cần phải được tiến hành nhiều lần tùy theo các mức độ quan trọng khác nhau của hoạt động được đánh giá (chứ khơng phải chỉ là 2 lần/năm như hiện nay tại cơng ty).
− Trước khi đánh giá nội bộ nên tiến hành họp, để thể hiện tính nghiêm túc. Cuộc họp nên mời tất cả các trưởng bộ phận tham dự, muốn được điều này phải cĩ sự hổ trợ của lãnh đạo cao nhất trong cơng ty
− Việc lựa chọn cán bộ đánh giá phải dựa trên cơ sở đã được đào tạo bài bản về cơng tác đánh giá nội bộ, am hiểu hệ thống tiêu chuẩn ISO, cũng như các hoạt động của cơng ty. Đặc biệt, cần thiết phải tuân thủ nguyên tắc người đánh giá khơng được liên quan trực tiếp đến hoạt động được đánh giá để tránh việc đánh giá khơng được cơng bằng và cĩ xen lẫn tính chủ quan của người đánh giá.
− Giám đốc chất lượng nên hổ trợ các đánh giá viên vì họ ít làm nên dễ quên và sợ đụng chạm các phịng ban khác.
− Hướng dẫn các đánh giá viên quản lý thời gian và luơn ghi chép thật nhanh và thật chính xác
− Việc đánh giá nội bộ phải được tiến hành trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO cũng như các văn bản, quy định của doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với từng hoạt động cụ thể.
− Kết quả sau khi đánh giá phải được cụ thể hĩa bằng văn bản để trở thành căn cứ điều chỉnh các hoạt động của cơng ty sau này.
Để cho hoạt động kiểm tra được lợi ích mong muốn, chúng ta nên tổ chức đánh
giá chéo và bốc thăm ngẫu nhiên đơn vị mình đánh giá. Người đánh giá hỏi những nội dung trong bảng câu hỏi đã soạn thảo sẳn, khơng đánh giá những câu hỏi ngồi bảng. Đơn vị được đánh giá sẽ trình bày những bằng chứng liên quan và trả lời những câu hỏi đã nêu.
- Thực hiện việc đánh giá nội bộ được khách quan sẽ đánh giá chính xác những nguyên nhân và hạn chế của các phịng ban được đánh giá. Từ đĩ, sẽ tìm ra biện pháp khắc phục kịp thời.
- Đảm bảo tính cơng bằng và cĩ biện pháp xử lý các đơn vị phịng ban chưa thực hiện tốt.
3.2.2.4 Tăng cường trao đổi thơng tin nội bộ
- Từ thực trạng của cơng ty, các phịng ban chưa cùng nhau thực hiện, chưa hiểu rõ về chất lượng và HTQLCL dựa trên nguyên tắc mọi người cùng tham gia. - Hệ thống thơng tin nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm những mối quan hệ, tác động qua lại giữa các phịng ban, giữa các cá nhân trong cơng ty. Nếu thơng tin được thực hiện tốt giúp cơng ty dễ dàng phát hiện và ngăn chặn lỗi kịp thời. Đây là một trong những biện pháp phịng ngừa sai hỏng và lỗi của sản phẩm hiệu quả
- Ban lãnh đạo cần khuyến khích việc trao đổi phản hồi giữa các phịng ban, các cơng nhân trong tồn cơng ty. Tơn trọng, lắng nghe ý kiến của cơng nhân viên nhằm thu thập những ý kiến hữu ích cho việc đánh giá HTQLCL.
- Đẩy mạnh đầu tư cho hoạt động thơng tin. Đưa vi tính vào HTQLCL, sản xuất, giúp cho việc trao đổi thơng tin nhanh chĩng kịp thời cho lãnh đạo và các phịng ban tình trạng các quá trình sản xuất và quản lý cĩ sự sai lệch giữa thực tiễn và kế hoạch, tránh tình trạng tài liệu khơng cập nhật, trao đổi thường xuyên giữa các phịng ban.
- Các nhân viên được trao quyền và cơng việc phù hợp với mình, thực hiện quản lý tập thể, cá nhân chịu trách nhiệm về phần cơng việc được giao
- Cơng việc được tiến hành theo nhĩm phát huy được tinh thần tập thể, tạo điều kiện cho người lao động tiếp xúc với nhau nhiều hơn, giúp họ hiểu nhau hơn, quá