II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và
1. Nội dung quy trình:
1.3 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm (UB)
Bao gồm 15 bước chia theo từng trường hợp có thể xảy ra trong khi thực hiện quy trình (xem bảng 3)
Bảng 3: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm Bước/
Cán bộ thực hiện
Thao tác
1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng gửi chứng từ :
- Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy đòi tiền (coversheet) của ngân hàng gửi chứng từ nếu có sai lệch phải thông báo tới ngân hàng gửi ngay. - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.
Bước/ Cán bộ thực hiện
Thao tác
2/ TTV 1. Kiểm tra chứng từ với LC đã phát hành (HD-01-03)
3a/ TTV 1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu trước đây ngân hàng chưa ký hậu vận đơn.
2. Nếu chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo bộ chứng từ về, thông báo ngày đến hạn gửi khách hàng, thông báo chấp nhận chứng từ gửi ngân hàng gửi chứng từ .
3b/ TTV 1. Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng gửi chứng từ và lập thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng . * Trường hợp bất đồng của chứng từ theo LC đã được mở bằng vốn vay của ngân hàng, có liên quan đến số tiền, bản chất lô hàng, Phòng TTQT thông báo nội dung bất đồng cho Phòng Tín dụng (BM -11)
4/ KSV 1. Kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của TTV 2. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
5a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
- Trường hợp bộ chứng từ không có bất đồng:
+ thông báo bộ chứng từ về và thông báo ngày đến hạn: 1 bản gốc, 1 bản lưu ;
+ điện chấp nhận bộ chứng từ: 1 bản gốc
- Trường hợp bộ chứng từ có bất đồng: + thông báo bộ chứng từ có bất đồng: 1 bản gốc, 1 bản lưu ; + điện từ chối bộ chứng từ : 1 bản gốc.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
5b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
Bước/ Cán bộ thực hiện
Thao tác
- Giao dịch đã thực hiện tại bước 3a thì chuyển bước 7a. - Giao dịch đã thực hiện tại bước 3b thì chuyển bước 7b-
1
7a/ TTV 1. Fax giấy thông báo bộ chứng từ về cho khách hàng (gửi bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch). Yêu cầu khách hàng ký chấp nhận kỳ hạn thanh toán.
2. Phô tô chứng từ mỗi loại một bản (nếu không có bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng phát hành)
3. Khi khách hàng ký chấp nhận kỳ hạn thanh toán thì trả chứng từ cho khách hàng bao gồm cả vận đơn đã được ký hậu (nếu có) (yêu cầu khách hàng ký đã nhận chứng từ trước khi trao chứng từ).
4. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đã chấp nhận gồm:
- Bộ chứng từ phô tô nói trên (gồm cả coversheet). - Các thông báo / điện đã tạo.
5. Theo dõi giao dịch đã thực hiện. 7b-1/
TTV 1. Fax giấy thông báo bộ chứng từ có bất đồng cho khách hàng (gửi bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch). 2. Theo dõi giao dịch đã thực hiện.
7b-2/
TTV 1. Phân loại phản hồi của khách hàng:- Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng và bộ phận Tín dụng không phản đối thì quay lại bước 3a
- Nếu khách hàng không chấp nhận bộ chứng từ có bất đồng hoặc khách hàng chấp nhận nhưng bộ phận Tín dụng không đồng ý thì thực hiện bước 7b-3
7b-3/
TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo cho NH gửi chứng từ về việc khách hàng đã từ chối bộ chứng từ có bất đồng và yêu cầu chỉ dẫn xử lý bộ chứng từ.
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu
3. Chuyển chứng từ tới KSV. 7b-4/
Bước/ Cán bộ thực hiện Thao tác 7b-5a/
KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: 1 bản gốc điện thông báo khách hàng từ chối bất
đồng.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 7b-5b/
KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu
có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 7b-6/
TTV 1. Theo dõi phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ. 7b-7/
TTV 1. Xử lí phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ: - Nếu ngân hàng gửi bộ chứng từ có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn... thì thông báo cho khách hàng biết và tiếp tục thực hiện bước 7b-2.
- Nếu ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ thay thế/bổ sung thì thực hiện bước 2.
- Nếu ngân hàng gửi chứng từ yêu cầu gửi lại chứng từ thì lập điện đòi phí gửi chứng từ và phí xử lý giao dịch. Sau khi nhận được phí thì lập coversheet để gửi lại bộ chứng từ gốc theo chỉ dẫn (lưu bộ chứng từ phô tô + coversheet)
- Nếu sau một thời gian nhất định không nhận được phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ thì làm điện thông báo hết trách nhiệm với bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định.
2. Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm: - Bộ chứng từ đã phô tô nói trên.
- Giấy từ chối thanh toán của khách hàng. - Điện yêu cầu gửi trả chứng từ (nếu có).
8/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ khách hàng khi đến hạn:
- Nếu khách hàng đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 9a.
Bước/ Cán bộ thực hiện
Thao tác
- Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì thông báo Phòng Tín dụng và chuyển bước 9b (BM-07).
9a/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ khi khách hàng có tiền. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
9b/ TTV 1. Trên cơ sở thông báo cho vay bắt buộc của phòng Tín dụng, TTV sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ khi khách hàng không có tiền (BM-08). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 2. Chuyển chứng từ tới KSV.
10/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 11a/
KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ:
- Trường hợp khách hàng có tiền thanh toán bộ chứng từ:
+ 3 bản Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu
+ 2 bản Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu + Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc. - Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán:
+ 4 bản Giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho vay bắt buộc: 1 bản gốc, 2 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng ;
+ Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu
+ Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV. 11b/
KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu
có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 12/ TTV 1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất.
Bước/ Cán bộ thực hiện
Thao tác
- Giao dịch đã thực hiện tại bước 9a thì chuyển bước 13a.
- Giao dịch đã thực hiện tại bước 9b thì chuyển bước 13b.
13a/ TTV 1. Chuyển chứng từ:
- Tới khách hàng: 1 bản giấy báo nợ dành cho khách hàng
- Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ và 1 bản gốc điện thanh toán
2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
- Giấy báo nợ, điện thanh toán và các giấy tờ, điện khác (nếu có).
13b/
TTV 1. Chuyển chứng từ:- cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc
- Cho phòng Tín dụng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc
- Phòng Kế toán: 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt buộc + 1 bản gốc điện thanh toán
2. Theo dõi giao dịch.
* Ghi chú : Cán bộ Phòng Tín dụng có trách nhiệm nhắc nhở
và thực hiện các xử lí thích hợp đối với khách hàng để thu hồi khoản cho vay bắt buộc đã thực hiện.
14/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc và lãi cho vay bắt buộc đã thực hiện trước đây.
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. 15/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
16a/
KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ: giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách
hàng và 2 bản lưu.
Bước/ Cán bộ thực hiện Thao tác 16b/
TTV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu
có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa. 17/ TTV 1. Chuyển chứng từ:
- 1 bản giấy báo nợ cho khách hàng.
- 1 bản gốc giấy báo nợ tới khách hàng và bộ phận kế toán.
2. Thông báo Phòng Tín dụng biết phòng TTQT đã thu nợ khoản cho vay bắt buộc (gửi kèm 1 bản lưu giấy báo nợ). 3. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
- Các chứng từ liên quan đến cho vay và thu nợ vay bắt buộc.
- Giấy báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có).