II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và
1. Nội dung quy trình:
1.9 Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP)
Bảng 9: Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP) Bước / Cán bộ thực hiện Thao tác 1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ do khách hàng gửi:
Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy đề nghị chiết khấu. Ký giao nhận chứng từ với khách hàng.
Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS 2/ TTV 1. Kiểm tra điều kiện chiết khấu:
- Kiểm tra dấu và chữ ký trên đề nghị chiết khấu (2 bản) (BM-05) của khách hàng phù hợp với dấu và chữ ký đăng ký tại ngân hàng.
- Kiểm tra điều kiện chiết khấu: (thực hiện theo quy định về chiết khấu chứng từ hàng xuất của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam trong từng thời kỳ).
- Kiểm tra hạn mức chiết khấu: nếu giao dịch chưa được xây dựng hạn mức chiết khấu hoặc hạn mức không đủ thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để xây dựng hoặc bổ sung hạn mức. - Trường hợp bộ chứng từ có bất đồng: sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo gửi khách hàng. Tuỳ theo phản hồi của khách hàng mà xử lí:
+ Nếu khách hàng chỉnh sửa/bổ sung bộ chứng từ thì kiểm tra chứng từ mới được chỉnh sửa/bổ sung.
+ Nếu khách hàng đề nghị hỏi ý kiến ngân hàng phát hành/ ngân hàng được chỉ định: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo bất đồng hỏi ý kiến của ngân hàng phát hành/ ngân hàng được chỉ định yêu cầu ngân hàng này xác nhận có chấp nhận những bất đồng đó không và thông báo cho khách hàng kết quả khi nhận được phản hồi.
2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch chiết khấu theo thoả thuận giữa ngân hàng và khách hàng.
3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ, chứng từ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
- 1 bản gốc, 1 bản lưu chỉ dẫn đòi tiền (coversheet);
- 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu giấy báo có và báo nợ;
- 1 bản gốc điện đòi tiền (nếu có). 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung / chỉnh sửa.
5/ TTV 1. Phô tô bộ chứng từ nếu khách hàng không cung cấp 1 bản sao bộ chứng từ cho ngân hàng.
2. Gửi chứng từ đi đòi tiền bằng hình thức phù hợp theo lựa chọn của ngân hàng trong từng thời kỳ.
3. Chuyển chứng từ:
- Cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng giấy báo có và giấy báo nợ
- Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo có và giấy báo nợ
4. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đòi tiền gồm: - Bản phô tô bộ chứng từ nói trên. - Coversheet.
- Giấy báo có, báo nợ và các giấy tờ / điện khác (nếu có). 5. Nhắc nhở ngân hàng phát hành/nhờ thu/hoàn trả thanh toán /
chấp nhận chứng từ.
6/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ ngân hàng ngân hàng phát hành / ngân hàng chỉ định:
- Nếu nhận được từ chối: thực hiện bước 7a. - Nếu nhận được thanh toán: thực hiện bước 7b. - Nếu nhận được chấp nhận: thực hiện bước 7c.
7a/ TTV 1. Kiểm tra lý do từ chối của ngân hàng phát hành xem có hợp lý không. Thực hiện tra soát với ngân hàng phát hành (nếu cần). 2. Thông báo khách hàng và Phòng Tín dụng biết ngân hàng
phát hành / ngân hàng chỉ định từ chối thanh toán bộ chứng từ (BM-09).
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
3. Theo dõi tình trạng bộ chứng từ đã chiết khấu.
7b/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc, lãi và các chi phí phát sinh. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
7c/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS tạo giao dịch chấp nhận thanh toán. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
8/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
9a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
Trường hợp thu nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu giấy báo nợ, báo có.
Trường hợp bộ chứng từ được chấp nhận: 1 bản gốc, 1 bản lưu thông báo bộ chứng từ đã được chấp nhận.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
9b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
10/ TTV 1. Phân loại giao dịch đã thực hiện:
- Giao dịch đã thực hiện tại bước 7b thì chuyển bước 11a.
- Giao dịch đã thực hiện tại bước 7c thì chuyển bước 11b. 11a/ TTV 1. Chuyển chứng từ:
- Tới khách hàng: 1 giấy báo nợ và 1 giấy báo có bản dành cho khách hàng
- Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo có, báo nợ. 2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: điện báo có, giấy báo
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
11b/ TTV 1. Chuyển 1 bản gốc giấy thông báo bộ chứng từ đã được chấp nhận tới khách hàng.
2. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đã được chấp nhận gồm: điện thông báo chấp nhận của ngân hàng phát hành/ ngân hàng chỉ định, thông báo chấp nhận bộ chứng từ gửi khách hàng và các giấy tờ khác (nếu có).
3. Theo dõi tình trạng bộ chứng từ đã được chấp nhận.
12/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch thu nợ bộ chứng từ chiết khấu khi nhận được tiền vào ngày đến hạn hoặc sau một thời gian nhất định theo thoả thuận mà không nhận được tiền thanh toán bộ chứng từ. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
13/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
14a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ: giấy báo nợ, giấy báo có (nếu có): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
14b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
15/ TTV 1. Chuyển 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản gốc giấy báo nợ, báo có tới khách hàng và bộ phận kế toán.
2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm: Giấy báo nợ, điện báo có, giấy báo có, và các giấy tờ khác (nếu có).
1.10 Quy trình thông báo bảo lãnh (AG)
Nghiệp vụ thông báo bảo lãnh được thực hiện qua 10 bước dưới đây (bảng 10)
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
1/ TTV 1. Tiếp nhận bảo lãnh do ngân hàng phát hành / ngân hàng thông báo gửi: - Kiểm tra tính xác thực của bảo lãnh nhận được.
+ Nếu bảo lãnh được gửi qua bằng SWIFT thì điện SWIFT đó phải thể hiện là đã được kiểm tra mã khoá đúng.
+ Nếu bảo lãnh được gửi bằng TELEX thì điện TELEX phải có mã khoá (testkey) và mã khoá đó phải được bộ phận bảo mật xác nhận là hợp lệ.
+ Nếu bảo lãnh được gửi bằng thư thì chữ ký uỷ quyền trên bảo lãnh phải được bộ phận bảo mật kiểm tra và xác nhận đó là chữ ký hợp lệ.
* Mọi trường hợp chưa xác định được tính xác thực của bảo lãnh đều phải liên hệ với bộ phận bảo mật để làm rõ (điện SWIFT MT760, 767, 799 nhận được qua chương trình TF-SIBS được coi là đã được kiểm tra mã khoá đúng).
- Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận. 2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS.
2/ TTV 1. Kiểm tra tính liên tục, đầy đủ của bảo lãnh nhận được. Nếu phát hiện bảo lãnh không liên tục, đầy đủ thì báo ngân hàng gửi để bổ sung/làm rõ.
2. Kiểm tra sự rõ ràng, rành mạch của các điều khoản. Thông báo cho ngân hàng gửi để làm rõ nếu cần.
3. Sử dụng chương trình TF-SIBS để tạo giao dịch thông báo bảo lãnh đến. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
3/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
4a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2. In chứng từ:
- Thông báo bảo lãnh: 1 bản gốc, 1 bản lưu;
- Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản lưu;
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
4b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
Bước / Cán bộ thực hiện
Thao tác
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung / chỉnh sửa.
5/ TTV 1. Fax giấy thông báo bảo lãnh tới khách hàng.
2. Chuyển tới bộ phận kế toán 1 bản gốc giấy báo nợ.
3. Giao khách hàng bản gốc giấy thông báo bảo lãnh kèm bản gốc bảo lãnh và giấy báo nợ bản dành cho khách hàng (yêu cầu khách hàng ký nhận khi nhận bảo lãnh gốc).
4. Lưu hồ sơ thông báo bảo lãnh gồm:
- Giấy thông báo bảo lãnh và 1 bản sao bảo lãnh. - Giấy báo nợ, điện tra soát và các giấy tờ khác (nếu có). 6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng của bảo lãnh đã thông báo.
7/ TTV 1. Khi bảo lãnh đã được người thụ hưởng và ngân hàng phát hành bảo lãnh đồng ý huỷ, sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu huỷ bảo lãnh đã thông báo.
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu. * Việc huỷ bảo lãnh có thể được tiến hành tự động bởi chương trình TF- SIBS khi bảo lãnh hết số dư hoặc sau 3 tháng kể từ ngày hết hạn.
8/ KSV 1. Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
9a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
thông báo đã huỷ bảo lãnh: 1 bản gốc, 1 bản lưu . 3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
9b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và / hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
10/ TTV 1. Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ bảo lãnh . 2. Lưu hồ sơ thông báo bảo lãnh đã huỷ và các giấy tờ liên quan.