Đối với các thư từ gửi đích danh mang tính chất riêng tư cá nhân thì văn thư chuyến thắng cho cá nhân đó. Trong một số trường hợp nếu thư mang tính chất cơ
quan hoặc thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư vẫn tiến hành bóc và vào số công văn
đến (chuyên theo dõi đơn thư).
Đối với các công văn đến bằng thư điện tử thì văn thư in ra thành bản cứng và vào số công văn đến.
+ Tham mưu và cho ý kiến chỉ đạo.
Công văn sau khi vào số thì đầu giờ chiều văn thư trình Chánh Văn phòng xem xét, phân loại. Chánh Văn phòng cho ý kiến tham mưu vào từng văn bản
trước khi trình Chủ tịch UBND Huyện cho ý kiến chỉ đạo.
+ Sao gửi các đơn vị
Văn thư tiếp nhận các công văn đã được Chủ tịch UBND Huyện duyệt văn
bản để sao ra chuyên cho các cá nhân, đơn vị có liên quan để giải quyết, vào số
công văn đến đơn vị hay cá nhân xử lý văn bản.
+ Theo dõi việc giải quyết
Các chuyên viên văn phòng phụ trách từng khối theo sự phân công công việc
có trách nhiệm theo đõi và đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết công việc, thu thập thông tin tình hình xử lý các văn bản vào sáng thứ 6 hàng tuần, lập báo cáo
tình hình xử lý văn bản đến phục vụ họp giao ban Thường trực Đảng vào chiều thứ 6 hàng tuần và hợp giao ban Thường trực UBND Huyện vào sáng thứ 2 tuần sau.
Tất cả các văn bản gửi đến UBND Huyện sẽ được lưu tại văn thư một năm và
sau đó thì chuyên sang bộ phận lưu trữ hiện hành của Văn phòng UBND huyện. II.1.2. Quản lý văn bản đi
- Lưu đồ quy trình quản lý văn bán đi
mm... nr
Dự thảo văn bản Chuyên viên
Xem xét Lãnh đạo VP UBND
Ký duyệt Lãnh đạo UBND Đăng ký Văn bản Chuyên viên/ Văn
thư
Sao/ Gửi Công văn Văn thư