III. CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
2.Giải phỏp từ phớa SOTRANS Hà Nội
2.1. Đầu tư thờm cỏc thiết bị phục vụ cụng tỏc giao nhận vận tải dưới sự hỗ trợ kinh phớ của văn phũng Cụng ty
Cơ sở vật chất cần cho quỏ trỡnh giao nhận thỡ rất nhiều song khụng thể một lỳc mà cú thể đầu tư hết được bởi đầu tư ban đầu thỡ cần một lượng vốn rất lớn. Chi nhỏnh nờn cú biện phỏp tớch lũy dần cơ sở vật chất qua từng năm hoạt động, đầu tư theo nhu cầu thực tế cụng việc đũi hỏi. Đõy là biện phỏp mà Chi nhỏnh phải thực hiện thường xuyờn song hành cựng sự tồn tại của mỡnh. Để đầu tư cỏc thiết bị phục vụ cụng tỏc giao nhận cần một lượng vốn rất lớn, Chi nhỏnh cú thể vay ngõn hàng hoặc yờu cầu sự hỗ trợ của văn phũng Cụng ty nếu cần thiết. Cơ sở vật chất càng hiện đại thỡ cụng việc diễn ra càng nhanh và càng đạt hiệu quả cao.
2.2. Bồi dưỡng nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ chuyờn mụn cũng như trỡnh độ quản lý cho đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn toàn Chi nhỏnh
Yếu tố con người là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, họ là bộ mặt của doanh nghiệp. Đặc thự của hoạt động giao nhận vận tải là tớnh phức tạp rất cao cho nờn một lỗi sai sút nhỏ về nghiệp vụ cũng cú thể dẫn đến những tổn thất rất lớn khụng chỉ là thiệt hại về của mà cũn cả uy tớn của Chi nhỏnh. Do đú đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cỏn bộ, nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ cho họ là một giải phỏp quan trọng và phải ỏp dụng liờn tục trong suốt quỏ trỡnh hoạt động. Chi nhỏnh cú thể sử dụng cỏc biện phỏp như:
- Thường xuyờn cập nhật cỏc kiến thức mới về lĩnh vực giao nhận vận tải và cỏc lĩnh vực cú liờn quan cho cỏn bộ nhõn viờn.
- Mở cỏc lớp đào tạo và trao đổi nghiệp vụ cho nhõn viờn, chỳ trọng đào tạo tại chỗ. Đồng thời khuyến khớch nhõn viờn đi học cỏc khúa học về nghiệp vụ chuyờn mụn, nghiệp vụ ngoại thương, ngoại ngữ, phỏp luật về giao nhận vận tải cũng như cỏc luật lệ cú liờn quan.
- Cử cỏn bộ đi học nghiệp vụ qua cỏc liờn doanh, cỏc hiệp hội mà SOTRANS tham gia để học hỏi nghiệp vụ cũng như khả năng quản lý. Đõy cũng là dịp để cỏn bộ nhõn viờn cú cơ hội cọ xỏt với thực tế, tỡm kiếm nguồn hàng, mở rộng mối quan hệ. Cựng với kinh nghiệm qua hoạt động thực tế chắc chắn trỡnh độ của cỏn bộ nhõn viờn sẽ được nõng cao.
- Cú chớnh sỏch thưởng phạt rừ ràng, hàng năm tổ chức cỏc cuộc sỏt hạch để loại bỏ cỏc cỏn bộ nhõn viờn làm việc khụng hiệu quả, thiếu trỏch nhiệm, nắm bắt trỡnh độ nghiệp vụ của nhõn viờn để kịp thời tỡm hướng khắc phục.
Trong mọi trường hợp nhõn viờn Chi nhỏnh đều phải thực hiện tốt nhiệm vụ và trỏch nhiệm của mỡnh. Song trong trường hợp khụng thuộc trỏch nhiệm của mỡnh thỡ mọi sai sút và nguy cơ đe dọa đến quyền lợi của khỏch hàng nhõn viờn cũng cần cú những hành động cần thiết để ngăn chặn và kịp thời thụng bỏo cho khỏch hàng nhanh nhất cú thể. Cú như vậy thỡ mới tạo được niềm tin nơi khỏch hàng.
2.3. Tổ chức tốt cụng tỏc Sales - Marketing
Với thực trạng về cụng tỏc sales - marketing như hiện nay thỡ một yờu cầu cấp thiết đặt ra cho Chi nhỏnh là cần tổ chức lại cụng tỏc sales - marketing. Những biện phỏp cú thể thực hiện là: tổ chức cỏc hội nghị sales - marketing để nhõn viờn cú cơ hội đỳc rỳt kinh nghiệm và hỡnh thành phương phỏp sales - marketing hiệu quả, tăng ngõn sỏch cho hoạt động sales - marketing, gửi nhõn viờn Chi nhỏnh học kinh nghiệm sales - marketing của cỏc nhõn viờn Xớ nghiệp… Điều quan trọng trong cụng tỏc
sales - marketing là phải hiểu được nhu cầu của khỏch hàng, họ mong muốn gỡ khi ký hợp đồng với Chi nhỏnh, họ hiểu đến đõu về cụng tỏc giao nhận vận tải, nghĩa vụ trỏch nhiệm của hai bờn và cỏc bờn liờn quan khi thực hiện hợp đồng… Những nhõn viờn nghiệp vụ trực tiếp là mối nối quan trọng đưa khỏch hàng đến với Chi nhỏnh, sự thành cụng của nghiệp vụ sales - marketing phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ nhõn viờn này. Hiện nay tại SOTRANS Hà Nội nghiệp vụ sales - marketing là thế mạnh của phũng Nghiệp vụ kinh doanh và mỗi phũng kinh doanh đều cú nhõn viờn sales - marketing của riờng mỡnh, song đối với SOTRANS Hà Nội mỗi nhõn viờn SOTRANS đều là nhõn viờn marketing. Chớnh thỏi độ hành vi trong giao tiếp ứng xử, cỏc kỹ năng cỏ nhõn trong quỏ trỡnh tiếp xỳc với khỏch hàng như kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, kỹ năng xử lý trực diện cỏc tỡnh huống khú khăn trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc… tớnh chuyờn nghiệp của nhõn viờn, ấn tượng mà nhõn viờn SOTRANS đem lại cho khỏch hàng chớnh là phương phỏp marketing hiệu quả nhất.
Bờn cạnh cụng tỏc sales - marketing cụng tỏc chăm súc khỏch hàng cũng cần phải được đẩy mạnh và hoàn thiện. Chăm súc khỏch hàng phải bắt rễ từ văn hoỏ và niềm tin của Chi nhỏnh, chứ khụng phải là cỏc giải phỏp mang tớnh tỡnh thế để đối phú với những phàn nàn khiếu nại của khỏch hàng. Chi nhỏnh phải tạo cho mỡnh từ cấp cao nhất đến thấp nhất cú một nếp "văn hoỏ chăm súc khỏch hàng", trong đú hỡnh tượng khỏch hàng luụn được định hướng để mỗi cỏn bộ nhõn viờn tận tõm chăm súc. Nếp văn hoỏ này thể hiện trong mọi lĩnh vực từ thụng tin, giao dịch, trao đổi với khỏch hàng đến thỏi độ phục vụ, thời gian và sự giải quyết linh hoạt mọi tỡnh huống xảy ra.
Nếp văn hoỏ chăm súc khỏch hàng phải được cam kết từ cấp lónh đạo cao nhất trong Chi nhỏnh và nhất quỏn trong mọi phũng ban, trỏnh tỡnh trạng phũng ban này cam kết một đằng và phũng khỏc thực thi một nẻo.
Văn hoỏ này sẽ là đặc trưng của Chi nhỏnh và sẽ làm cho "thượng đế" của Chi nhỏnh hài lũng.
2.4. Phỏt triển mở rộng thị trường
Mở rộng thị trường để khai thỏc những thị trường tiềm năng mới, đa dạng húa thị trường, mở rộng phạm vi kinh doanh luụn là mục tiờu hoạt động của Chi nhỏnh, và cú thể trỏnh những tỏc động xấu khi thị trường truyền thống cú biến động tiờu cực.
Mở rộng thị trường cú thể diễn ra theo hai hướng: mở rộng theo chiều rộng và mở rộng theo chiều sõu.
- Mở rộng thị trường theo chiều rộng là mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý.
Hiện nay hoạt động của Chi nhỏnh đó vươn ra nhiều chõu lục tuy nhiờn vẫn cũn một số thị trường mà Chi nhỏnh vẫn chưa khai thỏc được tiềm năng của nú như: chõu Phi, Nam Mỹ. Đặc biệt chõu Phi được đỏnh giỏ là thị trường xuất khẩu đầy tiềm năng của Việt Nam. Thị trường chõu Phi cú nhu cầu phự hợp với hàng húa xuất khẩu của Việt Nam, nhập khẩu từ Việt Nam rất khỏ về cỏc mặt hàng như dệt may, lương thực và hàng tiờu dựng. Lượng gạo chõu Phi nhập khẩu của Việt Nam lớn thứ hai chỉ sau thị trường chõu Á. Cỏc thị trường lớn ở đõy là Senegal, Bờ Biển Ngà, Ghana, Tanzania, Angola, Nam Phi. Đõy là thị trường tiềm năng mà Chi nhỏnh cần phải xem xột.
- Mở rộng thị trường theo chiều sõu là vẫn trong mụi trường địa lý đú nhưng đa dạng húa phạm vi dịch vụ của Chi nhỏnh để thu hỳt khỏch hàng, tăng doanh thu, thị phần và khai thỏc triệt để thị trường hiện cú, giảm bớt rủi ro trong kinh doanh. Vớ dụ: chỳ trọng hơn nữa vào dịch vụ gom hàng lẻ, gắn giao nhận hàng húa quốc tế với giao nhận vận tải nội địa, chỳ trọng vào dịch vụ giao nhận từ cửa tới cửa...
2.5. Hạn chế tối đa ảnh hưởng xấu của tớnh thời vụ, tạo thế chủ động trong kinh doanh.
Tớnh thời vụ là một đặc điểm khụng thể trỏnh khỏi của hoạt động giao nhận vận tải, đặc tớnh này ảnh hưởng bởi hoạt động kinh doanh xuất nhập
khẩu của Việt Nam, do đú khụng thể trỏnh mà chỉ cú thể hạn chế tỏc động của nú mà thụi. Để hạn chế ảnh hưởng của tớnh thời vụ Chi nhỏnh cú thể ỏp dụng cỏc biện phỏp như:
- Giảm giỏ trong thời điểm ớt hàng
Áp dụng biện phỏp này phải thật thận trọng bởi cú thể gõy nờn phản ứng tiờu cực từ cỏc doanh nghiệp hoạt động trong ngành. Nếu cỏc doanh nghiệp khỏc cũng hạ giỏ dịch vụ thỡ biện phỏp này khụng cũn hiệu quả như mong đợi, ngược lại cú thể gõy nờn tỡnh trạng cạnh tranh khụng lành mạnh khụng những cỏc doanh nghiệp khụng được lợi mà cũn lỗ, mất tinh thần đoàn kết hợp tỏc cựng cú lợi giữa cỏc thành viờn trong Hiệp hội.
- Cung cấp cho khỏch hàng những dịch vụ miễn phớ kốm theo hợp đồng
Biện phỏp này mang tớnh khả thi cao hơn, ưu điểm của nú là khụng ảnh hưởng đến cơ cấu giỏ cả. Những dịch vụ kốm theo cú thể là tư vấn cho khỏch hàng về những thị trường mới, tỡnh hỡnh cạnh tranh, tư vấn cho khỏch hàng những điều khoản thớch hợp cần đưa vào hợp đồng ngoại thương… cỏc dịch vụ kốm theo này đem lại mối lợi cho khỏch hàng nhưng đối với Chi nhỏnh phải dễ thực hiện và ớt tốn kộm.
2.6. Xỳc tiến chuẩn bị cỏc điều kiện để thực hiện khai hải quan qua mạng
Trong tương lai gần Nhà nước và cơ quan Hải quan sẽ ỏp dụng phổ biến hỡnh thức khai bỏo hải quan qua mạng và ỏp dụng bắt buộc đối với quy trỡnh làm thủ tục hải quan cho hàng húa xuất nhập khẩu. Điều đú là cần thiết bởi khai bỏo hải quan qua mạng đem lại lợi ớch cho tất cả cỏc đối tượng tham gia và đem lại lợi ớch cho nền kinh tế quốc dõn. Vỡ vậy, ngay từ bõy giờ SOTRANS Hà Nội phải xỳc tiến chuẩn bị cỏc điều kiện để cú thể thực hiện khai bỏo hải quan qua mạng. Chi nhỏnh cú thể ỏp dụng cỏc biện phỏp:
- Đầu tư về cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị mỏy múc, mỏy chủ, đường truyền số liệu… để đảm bảo thụng tin, dữ liệu được liờn lạc một cỏch nhanh nhất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đào tạo cỏn bộ cú đủ trỡnh độ về tin học, ngoại ngữ, nắm được chủ trương của Hải quan và cỏch thức để thực hiện.
Nếu cỏc biện phỏp trờn sớm được thực hiện sẽ gúp phần giảm được thời gian và chi phớ, đơn giản húa thủ tục hải quan, nõng cao hiệu quả khai thỏc hàng húa trong giao nhận vận tải hàng húa.
2.7. Xõy dựng nghiệp vụ Logistics tại miền Bắc
Logistics là một hỡnh thức cao của dịch vụ giao nhận vận tải. Người kinh doanh dịch vụ Logistics sẽ đảm nhận mọi dịch vụ để hàng húa cú thể được chuyển từ người gửi tới người nhận. Cỏc dịch vụ đú cú thể là: đúng gúi, dỏn nhón, kiểm kiện, kiểm định, lưu kho, bảo quản, tỏi chế, lập chứng từ, mua bảo hiểm cho hàng hoỏ, khai thuờ hải quan, lưu cước tàu chợ, thuờ tàu chuyến, thuờ cỏc phương tiện vận tải khỏc, thuờ hoặc cho thuờ vỏ container, thu gom hoặc chia lẻ hàng, phõn phối hàng húa giao hàng đến tận cỏc điểm bỏn lẻ… làm tư vấn cho cỏc nhà kinh doanh xuất nhập khẩu về mọi vấn đề liờn quan đến giao nhận vận tải và bảo hiểm, nhận uỷ thỏc xuất nhập khẩu... Túm lại là mọi nghiệp vụ cần thiết để đưa hàng húa đến tay người nhận theo một quy trỡnh khộp kớn "từ cửa đến cửa". Để làm được điều này đối với SOTRANS Hà Nội hiện nay phải cần thực hiện dần dần và vững chắc từng bước một với một loạt cỏc biện phỏp như: nõng cấp cơ sở vật chất, đầu tư mở rộng diện tớch kho bói, nõng cao trỡnh độ cho lực lượng lao động từ nhà quản lý đến nhõn viờn nghiệp vụ trực tiếp… và cú thể yờu cầu sự hỗ trợ của Cụng ty nếu cần thiết.
Giải phỏp này SOTRANS Hà Nội phải thực hiện ngay từ bõy giờ và bền bỉ lõu dài trong suốt quỏ trỡnh hoạt động. Chi nhỏnh nờn cố gắng trong vũng 10 năm tới xõy dựng cho mỡnh một cơ sở vật chất hiện đại và khang trang, hoàn thành cơ bản cỏc điều kiện để hoạt động kinh doanh dịch vụ
Logistics cú thể được diễn ra thực sự tại Chi nhỏnh. Để làm được điều này bờn cạnh việc đào tạo thường xuyờn cho đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn, thỡ để xõy dựng cơ sở vật chất Chi nhỏnh cần một khối lượng vốn đầu tư rất lớn, ngay một lỳc chưa thể kịp thời đỏp ứng. Ngoài nguồn vốn tự cú Chi nhỏnh nờn yờu cầu sự hỗ trợ của Cụng ty và Xớ nghiệp, cú thể vay ngõn hàng để bổ sung vốn hoạt động và thực hiện đầu tư cơ sở vật chất ban đầu.
2.8. Đầu tư vào lĩnh vực kho bói tạo hướng kinh doanh mới
Trong cụng tỏc giao nhận thỡ việc lưu kho hàng húa để chờ hoàn thành cỏc thủ tục chứng từ là điều tất yếu. Với tỡnh trạng kho bói như của SOTRANS Hà Nội hiện nay thỡ đầu tư vào mở rộng diện tớch kho bói chứa hàng tiến tới kinh doanh kho bói là hướng đi đỳng đắn cho Chi nhỏnh, đặc biệt là kinh doanh kho ngoại quan.
Kho ngoại quan là kho lưu giữ hàng húa đó làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu, hàng húa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam theo quy định của phỏp luật.
Hàng húa xuất nhập khẩu phải lưu kho ngoại quan để làm những thủ tục cần thiết như: Tập kết hàng thành lụ, chuyến theo hợp đồng xuất nhập khẩu. Lưu kho, lưu bói để chờ xuất hoặc nhập khẩu. Thực hiện kiểm tra, kiểm soỏt hàng húa (kiểm húa) của Hải quan. Kiểm định chất lượng hàng húa. Kiểm tra y tế. Làm đồng bộ, bao gúi, phõn loại.
Hàng húa được vận chuyển ra, vào, lưu giữ trong kho ngoại quan đều phải chịu sự kiểm tra, giỏm sỏt và quản lý về mặt Nhà nước của Hải quan. Trờn cơ sở hợp đồng giữa chủ kho và chủ hàng, chủ kho ngoại quan cú thể làm một loạt dịch vụ như: lưu giữ, bảo quản hàng húa hoặc vận chuyển, mụi giới tiờu thụ hàng húa gửi trong kho, hoặc làm dịch vụ khỏc như khai bỏo hải quan, giỏm định, bảo hiểm, tỏi chế và gia cố hàng húa trước khi xuất hoặc nhập khẩu hàng húa.
Với chức năng là lưu giữ, bảo quản hàng húa, kho ngoại quan phải cú thiết kế, trang thiết bị phự hợp với đặc điểm bảo quản của từng loại hàng húa, nhằm bảo đảm giữ nguyờn chất lượng, trạng thỏi ban đầu của hàng húa hoặc hạn chế những thiệt hại do việc vận chuyển xếp dỡ hàng húa gõy ra.
Ngày nay, khối lượng trao đổi, buụn bỏn hàng húa xuất nhập khẩu của Việt Nam với nước ngoài ngày càng tăng nhanh, đũi hỏi phải cú sự mở rộng quy mụ và nõng cao chất lượng phục vụ của kho ngoại quan, nhằm nõng cao năng lực xếp dỡ lưu chuyển hàng húa của cỏc cảng. Để kinh doanh kho ngoại quan, Chi nhỏnh phải đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cỏn bộ cú nghiệp vụ kinh doanh kho vận, giao nhận, kiểm tra hàng húa, nghiệp vụ về giao dịch ngoại thương, cú sự hiểu biết về luật phỏp trong nước và quốc tế. Đồng thời, tăng cường đầu tư xõy dựng cơ sở hạ tầng; thiết kế xõy dựng đường sỏ, kho bói… với những trang bị, phương tiện xếp dỡ, phõn loại, đúng gúi, bảo quản hiện đại phự hợp với đặc điểm của từng mặt hàng hoặc nhúm mặt hàng. Mặt khỏc phải xõy dựng nội quy kho khoa học theo hướng kinh doanh và phục vụ tốt khỏch hàng.
KếT LUậN
Giao nhận vận tải là một lĩnh vực kinh doanh cũn rất mới ở Việt Nam, thị trường này chỉ thật sự phỏt triển trong khoảng 10 năm trở lại đõy song