đơn 1 TC KT 1
Tổng số 13 5 4 2 2
- Nhận xét chung: Nhìn chung sự phân công công việc trong phòng hiện nay là phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đợc giao, đảm bảo không có sự chồng chéo. Tuy nhiên số lợng cán bộ nhân viên của phòng là khá lớn, đòi hỏi phải có sự phân công công việc rõ ràng.
+ Về trình độ : Qua bảng trên ta thấy trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng có : 1 thạc sỹ chuyên ngành kế toán, 11 cử nhân kế toán tài chính, chiếm 84,6%; 1 Trung cấp, không có cán bộ nhân viên nào có trình độ
sơ cấp. Với trình độ nh vậy, phòng có thể hoàn thành tôt chức năng, nhiệm vụ của mình.
+ Về tuổi đời :Số ngời dới 30 tuổi có 5 ngời, chiếm 38.4%; số ngời trong độ tuổi 30-40 có 4 ngời, chiếm 30.8%; trong độ tuổi 40-50 là 2 ngời, chiếm 15.4%; chỉ có 2 ngời trên 50 tuổi, chiếm 15,4%. Tuổi đời cán bộ công nhân viên của phòng nh vậy là phù hợp với đặc điểm của ngành kế toán.
- Mối quan hệ công tác của phòng với các phòng khác:
+ Mối quan hệ dọc : Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng giám đốc, do vậy phòng phải có trách nhiệm báo cáo các hoạt động tài chính, kế toán, thống kê và những sự thay đổi trong phòng với Tồng giám đốc.
+ Mối quan hệ ngang : Thể hiện qua sơ đồ sau:
Qua sơ đồ trên ta thấy : Phòng tài chính, kế toán, thống kê có quan hệ chặt chẽ với các phòng tổ chức, phòng kinh doanh, xí nghiệp vật t, lập kế hoạch về lơng đào tạo, mua sắm thiết bị và bảo hộ lao động với phòng tổ chức, và chuẩn bị kế hoạch sản xuất kinh doanh với phòng kinh doanh.
2.3.2.2.4. Bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh bao gồm phòng kinh doanh và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Chức năng: Phòng kinh doanh có chức năng giúp Tổng giám đốc Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức giao dịch, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu thị trờng, tìm kiếm, ký kết hợp đồng bán hàng.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Giao dịch và nghiên cứu thị trờng: giao dịch với các đối tác để tạo dựng những mối quan hệ sản xuất kinh doanh cho Công ty trong hiện tại và t- ơng lai. Tiến hành các hoạt động Marketing gắn liền với sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Hợp đồng và bán hàng: Thiết lập và theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế của Công ty ký kết với các khách hàng và nhà thầu liên quan đến sản xuất kinh doanh, thiết bị vận tải…
Phòng TCKTTK
Vốn kinh doanh
Kế hoạch lương, đào tạo, mua thiết bị BHLD
Kế hoạch sản xuất kinh doanh Xí nghiệp vật tư Phòng tổ chức Phòng kinh doanh
Thiết lập và quản lý mạng lới đạilý bán hàng của Công ty . Theo dõi, đôn đốc các phòng ban và các cá nhân trong và ngoài Công ty, cùng khách hàng nghiêm túc thực hiện đúng các điều khoản của các hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết. Làm đầu mối giải quyết các vớng mắc với khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: Bộ phận kinh doanh của Công ty Cơ khí Hà Nội hiện nay có 21 cán bộ nhân viên, trong đó phòng kinh doanh gồm 13 ngời, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có 8 ngời. Số cán bộ nhân viên của bộ phận chiếm 8.9% trong tổng số lao động gián tiếp toàn Công ty .
Số cán bộ công nhân viên đợc bố trí nh sau: 1 trởng phòng phụ trách chung mọi hoạt động trong bộ phận; 3 phó phòng; 2 phiên dịch viên; 9 chuyên viên; 1 nhân viên bán hàng; 3 kỹ thuật viên; 1 công nhân bốc xếp; 1 công nhân lái cầu trục. Trởng phòng thơng xuyên báo cáo hoạt động với Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng mình. Các phó phòng là ngời giúp việc cho trởng phòng, có trách nhiệm giúp trởng phòng những mảng công việc do trởng phòng giao cho, tuân thủ sự chỉ đạo của trởng phòng.Các nhân viên khác trong phòng có nhiệm vụ thực hiện các công việc mà trởng, phó phòng giao cho.
Trình độ và tuổi đời của cán bộ trong phòng đợc thể hiện nh sau: Stt Chức danh Số
ngời Trình độ Ngành đào tạo ≤30 30-40 40-50 >50Tuổi đời
1 Trởng phòng 1 ĐH Kế toán 1 2 PP phụ trách hợp đồng 1 ĐH CK 1 3 PP phụ trách XNK 1 ĐH CK 1 4 PP phụ trách kế hoạch 1 ĐH CK 1 5 Phiên dịch viên 2 ĐH N. Ngữ 1 1 6 Chuyên viên 4 ĐH CK 2 2 7 Chuyên viên 1 ĐH QHQTế 1
8 Chuyên viên 4 ĐH Kinh tế 3 1
9 NV bán hàng 1 ĐH Kinh tế 1 10 Kỹ thuật viên 2 ĐH CK 1 1 11 Kỹ thuật viên 1 CNKT bậc 7/7 CK 1 12 Công nhân bốc xếp 1 LĐPT 1 13 CN lái cầu trục 1 CNKT bậc 7/7 Lái máy 1 Tổng số 21 9 4 5 3
Việc phân công chức năng, nhiệm vụ trong phòng là tơng đối hợp lý, giúp hoàn thành tốt yêu cầu công việc của phòng, giúp Công ty tìm đợc nhiều hợp đồng hơn.
- Về trình độ: Qua bảng trên ta thấy, trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng là khá cao, đáp ứng đợc phần lớn công việc đợc giao. Cụ thể: số ngời có trình độ đại học là 18/21 ngời, chiếm 85.7%, còn lại là trung cấp và sơ cấp. Do tính chất công việc giao dịch là một công việc phức tạp đòi hỏi trình độ kiến thức về nhiều mặt. Do đó, để hoạt động có hiệu quả thì cần tới 90% cán bộ trong phòng phải có trình độ đại học. Ngoài ra cần có kế hoạch đào tạo bồi dỡng về Marketing cho cán bộ nhân viên của văn phòng.
- Về tuổi đời: Số ngời dới 30 tuổi là 9 ngời, chiếm 42.9%; số ngời từ 30-40 tuổi là 4 ngời, chiếm 19%; từ 40-50 tuổi có 5 ngời, chiếm 23.8%; chỉ có 3 ngời trên 50 tuổi, chiếm 14,3%. Ta thấy, tuổi đời của nhân viên trong phòng còn khá trẻ, đặc thù công việc của phòng đòi hỏi tính năng động và khả năng sáng tạo cao, phù hợp với nhân viên trẻ. Vì vậy, cơ cấu tuổi của phòng là khá hợp lý. Để nâng cao hơn nữa thành tích của phòng, Công ty luôn phải chú trọng công tác trẻ hoá cán bộ thông qua tuyển dụng nhân viên mới để thay thế đội ngũ có tuổi đời cao, sắp đến tuổi về hu.
- Mối quan hệ của phòng kinh doanh với các phòng ban khác:
+ Mối quan hệ dọc: Phòng kinh doanh đợc Tổng giám đốc thành lập và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng giám đốc. Do vậy, phòng có trách nhiệm báo cáo với Tổng giám đốc về hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Mối quan hệ theo chiều ngang: đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Qua sơ đồ trên ta thấy, mối quan hệ của phòng rất phức tạp, bao gồm cả bên trong và bên ngoài Công ty. Bộ phận kinh doanh phải thông báo sản phẩm nhập kho, thông báo giao hàng, thông báo sản xuất, trao đổi các vấn đề về kỹ thuật với Trung tâm KT- ĐHSX. Đồng thời, phải chào thầu báo giá hợp đồng, làm thủ tục giao hàng và thoả thuận cung ứng vật t với khách hàng.
2.3.2.2.5. Trung tâm kỹ thuật - điều hành sản xuất
- Chức năng: trung tâm giúp Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất tổ chức, nghiên cứu, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào thiết kế công nghệ, đa công tác quản lý khoa học kỹ thuật của Công ty vào nề nếp.
Tham mu cho Phó tổng giám đốc phụ trách ĐHSX về tính hợp lý, tiết kiệm trong sản xuất.
Thực hiện cân đối khả năng thực tế về vật t, thiết bị lao động, gá lắp dụng cụ để lập kế hoạch và điều hành thực hiện tiến độ sản xuất theo yêu cầu
Ban lãnh đạo Công ty
Bộ phận kinh doanh Trung tâm KT- ĐHSX Khách hàng
của Công ty. Chủ động giải quyết các trở ngại và báo cáo với Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+Thiết kế và thiết kế lại sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng và các hợp đồng kinh tế, đáp ứng nhu cầu kinh tế, kỹ thuật của khách hàng.
+ Xây dựng nội dung và kế hoạch hợp tác khoa học kỹ thuật trong Công ty nhằm đạt kết quả cao nhất.
+ Xây dựng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu của sản xuất và các sản phẩm, các định mức lao động, định mức tiêu hao vật t…
+ Xây dựng các đề tài áp dụng khoa học kỹ thuật nh tiêu chuẩn hóa chất lợng sản phẩm, quy trình, quy phạm vào sản xuất. Lập kế hoạch chế thử sản phẩm mới cùng kỳ kế hoạch, hớng dẫn kiểm tra, đôn đốc xác nhận mức độ thực hiện các quy định, quy phạm chất lợng sản phẩm của các đơn vị sản xuất và phục vụ sản xuất , tổng hợp phân tích, đề xuất giải pháp trình lên phó Tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất.
+ Chủ động tổ chức chuẩn bị các điều kiện chuyên môn để thực hiện công việc đợc giao. Thực hiện tốt công việc phối hợp với các đơn vị liên quan để hoàn thành nhiệm vụ.
+ Phân công, tổ chức, đôn đốc các đơn vị hoàn thành kết toán sản xuất từ khâu chuẩn bị bản vẽ, công nghệ, vật t, phôi, bán thành phẩm, gá lắp dụng cụ, thiết bị lao động, kiểm tra chất lợng đến khi sản phẩm nhập kho.
+ Định kỳ báo cáo với Phó tổng giám đốc điều hành sản xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị mình để rút kinh nghiệm, khắc phục những hạn chế và phát huy những mặt mạnh.
+ Chịu trách nhiệm quản lý bán thành phẩm, xác nhận sản phẩm nhập kho, phiếu phối hợp công đoạn, các chứng từ phát sinh trong quá trình sản xuất.
- Biên chế và sự phân công nhiệm vụ: hiện nay Trung tâm KT- ĐHSX gồm 37 cán bộ nhân viên, chiếm 15.6% trong lao động gián tiếp toàn Công ty và đợc bố trí công việc nh sau: 1 Giám đốc trung tâm phụ trách chung mọi
hoạt động của trung tâm; 1 phó phòng giúp việc cho trởng phòng; 2 phó giám đốc trung tâm; 1 chuyên viên kỹ thuật; 1 nhân viên kế toán; 1 nhân viên tiền lơng; 1 nhân viên kế hoạch điều độ; 1 nhân viên phụ trách kho; 8 kỹ thuật viên; 1 công nhân sửa điện; 1 công nhân sửa cơ; 1 công nhân lái trục; 5 công nhân nguội; 3 công nhân phay; 7 công nhân mài; 3 công nhân tiện.
Trình độ và tuổi đời của nhân viên trung tâm đợc thể hiện qua bảng sau:
Stt Chức danh Số
ngời Trình độ Ngành đào tạo ≤3 Tuổi 0
30-40 40-50 >50
1 Giám đốc trung tâm 1 ĐH CK 1
2 PGĐ trung tâm 1 ĐH CK 1
3 PGĐ trung tâm 1 ĐH CK 1
4 Chuyên viên kỹ thuật 1 ĐH CK 1
5 NV kế toán 1 ĐH Kế toán 1 6 NV tiền lơng 1 ĐH KTLĐ 1 7 Nv kế hoạch điều độ 1 ĐH CK 1 8 NV phụ trách kho 1 ĐH CK 1 9 Kỹ thuật viên 8 ĐH CK 2 2 2 2