III. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
8. Triển khai – Kiểm soát tiến trình
- Triển khai thực hiện theo từng phạm vi xác định trong từng giai đoạn đảm bảo tiến độ thực hiện, chi phí được duyệt và mục tiêu đề ra;
- Mỗi bưu cục triển khai m ô hình 5S đều trải qua 03 giai đoạn kiểm soát:
+ Giai đoạn triển khai thử nghiệm: đây là giai đoạn các bưu cục bước đầu thực hiện mô hình 5S với sự tham gia của tổ công tác (t rực tiếp thực hiện đối với bưu cục m ẫu trong từng phân lớp hoặc tư vấn, hỗ trợ đối với các bưu cục còn lại trong phân lớp). Giai đoạn này kéo dài từ 7 – 14 ngày, tùy theo quy m ô của bưu cục.
+ Giai đoạn triển khai thực hành: các bưu cục tự thực hiện mô hình 5S, không có sự tham gia của tổ công tác; tuy nhiên vẫn nhận được sự giám sát, hỗ trợ của ban kiểm soát chất lượng (t huộc phòng Kỹ thuật nghiệp vụ) thông qua lực lượng kiểm soát viên: kiểm tra và góp ý, nhắc nhở các nội dung thực hiện chưa chính xác, cần cải thiện m à chưa tổ chức đánh giá thi đua hay chấm điểm năng suất chất lượng. Giai đoạn này kéo dài 01 tháng.
+ Giai đoạn duy trì và phát triển: bưu cục tự thực hiện, duy trì mô hình 5S m à không có sự hỗ trợ hay tư vấn khác. Ban kiểm soát chất lượng sẽ tổ chức kiểm tra, giám sát định kỳ, thường xuyên và cả đột xuất nhằm đánh giá tình hình thực hiện của từng bưu cục, thực hiện thi đua và chấm điểm năng suất chất lượng các bưu cục. Kết quả thực hiện của bưu cục sẽ ảnh hưởng đến tiền thưởng khuyến khích hàng quý hoặc các giải thưởng theo chuyên đề của Bưu điện T hành phố. Ngoài ra, trong suốt quá trình thực hiện, bưu cục, ban kiểm soát chất lượng và các bộ phận liên quan khác sẽ đề xuất các giải pháp mới nhằm hoàn thiện m ô hình 5S; được khen thưởng theo chính sách “Khen thưởng sáng cải tiến” định kỳ mỗi năm 2 lần của Bưu điện Thành phố.
- Để phục vụ cho công tác đánh giá, chấm điểm 5S, Bưu điện xây dựng bộ cẩm nang: “Hướng dẫn đánh giá và chấm điểm thực hành 5S” nhằm hướng dẫn chi tiết hoạt động đánh giá (nhân sự, thời điểm , tần suất, nguyên tắc thực hiện đánh giá), quy định đánh giá (chụp ảnh, gửi báo cáo, công thức tính điểm, hồ sơ đánh giá).
- Để đảm bảo việc thực hiện đúng các tiêu chuẩn 5S, Bưu điện T hành phố sẽ tổ chức các hoạt động đánh giá như sau:
+ Đánh giá rà soát : thực hiện định kỳ 01 lần / tháng / nhân viên (bưu cục)
+ Đánh giá giám sát: theo kế hoạch điều phối hoặc chuyên đề trọng tâm của Ban kiểm soát chất lượng thuộc phòng Kỹ thuật nghiệp vụ.