khí xây dựng hà nội.
I. Mục tiêu và phơng hớng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý quản lý
1. Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty
Hiện nay Công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng, văn phòng Nhà máy và các tổ sản xuất. Về cơ bản thì Công ty đã có những đổi mới hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra. Song nh phân tích ở trên thì bộ máy quản lí của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện đợc một số mục tiêu sau:
- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí Công ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên nh chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lơng, giảm chi phí trong quá trình sản xuất.
- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định đợc thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm đợc nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho ngời lao động.
- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau.
- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới.
47
HĐQT TGĐ
- Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên đợc xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng ngời đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho ngời lao động.
Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lí , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với hai đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút đợc nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận đợc một khối lợng công việc lớn, chất lợng sản phẩm đợc đảm bảo.
2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý:
- Đợc kiểm soát chặt trên cơ sở vốn liên doanh và Hội đồng quản trị, sự kiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất.
3. Một số điểm cần lu ý khi hoàn thiện bộ máy qản lí của công ty
- Hoàn thiện bộ máy quản lí tránh tình trạng cấp dới chịu hai hệ thống quyền lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dới không biết phải thực hiện theo hệ thống quyền lực nào.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất.
4. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí.
Là một Công ty liên doanh nên việc hoàn thiện bộ máy quản lí phải dựa trên những yêu cầu của Hội đồng quản trị và Công ty để bộ máy của Công ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho ngời lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trờng.
II. Các phơng pháp hoàn thiện bộ máy quản lí tại Công ty.
1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí.
Bộ máy quản lí là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
48
HĐQT TGĐ
Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lí của Công ty, cộng với những kiến thức đã đợc học, em mạnh dạn đa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí của bộ máy quản lí.
Sơ đồ 6: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo đợc chế độ một thủ trởng. Cơ cấu này nói rõ những u điểm nh: Việc nắm bắt thông tin giữa TGĐ với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng đợc thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt đợc rất nhiều, giảm bớt đợc rất nhiều sự dối giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. TGĐ Công ty nhận đợc sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ sẽ đợc thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn.
1.1. Ban Giám đốc:
Biểu 9: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty. HĐQT
TGĐ
P kinh doanh PTổ chức hành chính P Tchính kế toán
GĐ điều hành
Quản đốc Nhà máy
Stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Trình độ LL- CT
1 Tổng G Đốc KS. Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp
2 GĐĐiều Hành KS. Cơ khí Trên ĐH C C Sơ cấp
3 QĐốcNhàmáy Ks.xd khoamáy
Trên ĐH C C Sơ cấp
Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tơng đối hợp lí với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối u, đáp ứng đợc những đòi hỏi của cơ chế thị trờng thì Ban giám đốc cần bổ sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trởng phòng kinh doanh kiêm nhận) vì Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác Trởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo. Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Công ty nên đề bạt Trởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các các mối quan hệ của Công ty với thị trờng bên ngoài.
Biểu 10: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới.
Stt Chức năng
nhiệm vụ
Ngành đào tạo TĐ chuyên môm Ngoại ngữ Tin học Trình độ LL-CT
1 TGĐ Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trungcấp
2 GĐ kinh doanh Ks Cơ khí ĐH C C Sơ cấp
3 GĐ Điều hành Ks Cơ khí Trên ĐH C C Trungcấp
4 QĐ Nhà máy Ks Xây dựng khoa máy
Trên ĐH C C Trungcấp
1.2. Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban.
So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ nh vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của TGĐ và tham mu cho TGĐ trong các vấn đề về tiền lơng,
lao động.... Mặt khác kế toán trởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính. Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt TGĐ trong một số trờng hợp nếu đợc sự uỷ quyền của TGĐ. Khi hình hành nên phòng này thì trợ lí nhân sự của công ty chuyển sang làm trởng phòng hành chính dữ. Do nhiệm vụ và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tơng đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không đợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc đợc tiến hành còn nhiều gợng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự đợc đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng. Còn bộ phận cố vấn đo không làm việc thờng xuyên tại Công ty nên không nhất thiết phải thể hiện trên mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:
- Chức năng:
+ Giúp cho TGĐ Côngty trong việc thực hiện các phơng án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dỡng, tuyển dụng, quản lí và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty.
+ Giúp TGĐ điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phơng và ngợc lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ tryền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
+ Quản lí toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các điều kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đa vào sử dụng phục vụ công việc. - Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phơng án tổ chức sản xuất quản lý. Hớng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ, thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh, chính sách đối với ngời lao động.
+ Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lơng Giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lơng cũng nh các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn th khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn th và công tác lu trữ. + Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà nớc và pháp luật cũng nh của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra.
+ Thực hiện tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ qua hoạt động có hiệu quả.
+ Làm tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công ty tại Tây Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội.
+ Tổ chức và triển khai thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ quan.
+ Quản lý điều hành xe con phục vụ đa đón cán bộ đi lại thay phòng kế toán.
+ Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp. + Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nớc trong cơ quan.
+ Có phơng án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay toàn Công ty chỉ có một cán bộ nhân sự. Cán bộ này tuy không đợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lí nhân sự, Nhng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này. Khi chuyển cán bộ này về Phòng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trởng phòng. Nh phân tích ở trên, công việc của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ phòng tài chính kế toán chuyển sang, cộng với các công việc mà trợ lí nhân sự đang làm thì một cán bộ không thể đảm đơng đợc hết các nhiệm vụ trong phòng. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự đợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Trởng phòng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý:
Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã đợc kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải đợc thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã đợc kiện toàn, nhng Công ty cha phân rõ đợc hiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lợng công việc không cao.
Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở Công ty và tìm hiểu phân tích công việc của các Trởng phòng, nay em đa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trởng phòng.
2.1. Phòng kinh doanh:
* Trởng phòng kinh doanh.
- Chức năng:
+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
+ Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khập.
+ Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lợng có liên quan tới phòng kinh doanh.
- Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch kinh doanh của Công ty và của phòng trình TGĐ phê duyệt.
+ Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt động xúc tiến bán hàng.
+ Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để hực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
- Báo cáo:
Trởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho TGĐ. * Các nhân viên trong phòng.
Hai nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo sự chỉ đạo của trởng phòng; Thu thập các thông tin về đặc điểm khách hàng, các yêu cầu của khách hàng; Phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng kinh doanh; Tìm kiếm thông tin về khách hàng và thực hiện giới thiệu sản phẩm của Công ty trên mạng; Ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Trởng phòng.
Nhân viên chịu trách nhiệm về xuất nhập khẩu: Thực hiện các thủ tục để xuất khẩu các sản phẩm của Công ty và nhập khẩu các thiết bị và máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất, ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự