II. Các phơng pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại công
2. Hoàn thiện chức năng nhiệmvụ của bộ máy quản lý
2.1. Phòng kinh doanh
* Trởng phòng kinh doanh.
- Chức năng:
+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
+ Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khập.
+ Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lợng có liên quan tới phòng kinh doanh.
- Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch kinh doanh của Công ty và của phòng trình TGĐ phê duyệt.
+ Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt động xúc tiến bán hàng.
+ Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để hực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
- Báo cáo:
Trởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho TGĐ. * Các nhân viên trong phòng.
Hai nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo sự chỉ đạo của trởng phòng; Thu thập các thông tin về đặc điểm khách hàng, các yêu cầu của khách hàng; Phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng kinh doanh; Tìm kiếm thông tin về khách hàng và thực hiện giới thiệu sản phẩm của Công ty trên mạng; Ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Trởng phòng.
Nhân viên chịu trách nhiệm về xuất nhập khẩu: Thực hiện các thủ tục để xuất khẩu các sản phẩm của Công ty và nhập khẩu các thiết bị và máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất, ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của trởng phòng.
2.2. Trởng phòng tài chính kế toán:
- Chức năng:
+ Tham mu cho TGĐ công ty về công tác tài chính kế toán.
+ Tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn Công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ quá trình vận động và chu chuyển của
đồng vốn biểu hiện bằng số lợng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Công ty và công tác quản lý kinh tế tài chính. - Nhiệm vụ:
+ Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn lu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán.
+ Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lu trữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo các quy định kế toán của Công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nớc.
+ Nghiên cứu các phơng hớng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống. + Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ và xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
+ Thực hiện công tác tài chính tín dụng.
+ Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế thuộc phạm vi của phòng.
- Báo cáo:
Kế toán trởng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho TGĐ.
Các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức danh công việc của mình và theo sự chỉ đạo của trởng phòng.
2.3. Trởng phòng kỹ thuật.
- Chức năng:
+ Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng kỹ thuật.
+ Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình công nghệ mới. + Xây dựng định mức tiêu thụ vật t theo yêu cầu.
- Nhiệm vụ chính:
+ Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực hiện việc lập dự toán, triển khai các hợp đồng.
+ Lập dự trù vật t, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xởng.
+ Cung cấp thông số kỹ thuật, các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu.
+ Lập quy trình chế tạo và kiểm cha chất lợng sản phẩm.
- Báo cáo: Trởng phòng kỹ thuật báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho Giám đốc điều hành.
2.4. Trởng phòng vật t thiết bị.
- Chức năng:
+ Lập kế hoạch mua vật t.
+ Tiến hành thơng thảo về giá cả và điều kiện mua hàng. + Ký các đơn mua vật t, thiết bị và dụng cụ đợc uỷ quyền. - Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch và tiến hành mua vật t và thiết bị cho Nhà máy.
+ Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật t thiết bị phù hợp với chính sách mua vật t và thiết bị của Công ty.
+ Lập báo cáo tuần và tháng gửi Giám đốc điều hành.
+ Tham gia công tác quản lý kho, tìm các biện pháp cải tiến công tác quản lý kho.
- Báo cáo: Trởng phòng vật t báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình cho Giám đốc điều hành.
Còn các nhân viên trong phòng tuân theo sự chỉ đạo của trởng phòng thực hiện nhiệm vụ đợc giao nh tiến hành thiết kế sản phẩm, bóc tách vật t ....
3. Đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý:
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lợng của nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho ngời lao động để họ có thể đảm nhận đợc những công việc nhất định. Đối với cán bộ quản lí thì vấn đề đào tạo và bồi dỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lí có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết đợc công việc tốt và trôi chẩy hơn.
Hiện tại, trong đội ngũ lao động quản lí của Công ty còn tồn tại một lợng lao động quản lí trình độ còn hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc cha cao, một số ngời làm không đúng ngành nghề đợc đào tạo nh cán bộ chịu trách nhiệm nhân sự toàn công ty; Các trởng phòng kinh doanh, trởng phòng kỹ thuật,
trởng phòng vật t đều tốt nghiệp từ các trờng kỹ thuật, vì thế mà kiến thức về quản lí còn nhiều hạn chế. Do đó Công ty cần bồi dỡng kiến thức cho cán bộ quản lí không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ của họ mà còn cả lĩnh vực quản lí Nhà nớc về kinh tế, quản trị kinh doanh,.... nhằm giúp cán bộ có những hiểu biết sâu rộng về môi trờng kinh tế.
Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào Công ty cần có những yêu cầu thực tế và sát thực để có thể tuyển chọn những ngời có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc giao phó. Cùng với quá trình tuyển chọn, Công ty nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ công nhân viên có trình độ yếu kém không đáp ứng đợc yêu cầu của công tác lâu năm giàu kinh nghiệm một cách hợp lí nhất.
Về đào tạo Công ty có thể tiến hành theo các hình thức sau:
+ Đào tạo tại chỗ: Công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu
thị trờng, luật pháp ... nhằm mở rộng sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực cho cán bộ. Thờng xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia về các lĩnh vực này về trao đổi nói chuyện với cán bộ công nhân viên. Ngoài ra để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán bộ quản lí, Công ty có thể sử dụng phơng pháp kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận.
+ Đào tạo ngoài Công ty: Đối với cán bộ còn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tạo, học tập nghiên cứu ở trình độ cao tại các trờng trong nớc và nớc ngoài. Hoặc khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lí. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lợng đội ngũ cán bộ Công ty.
Về bồi dỡng Công ty nên mở các khoá đào tạo nâng cao tay nghề về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật, trong đó cần chú ý đào tạo các công nghệ mới của nớc ngoài trong việc gia công cơ khí, chế tạo, các thiết bị nâng hạ, các thiết bị điện nớc...Tuy cán bộ trong công ty có trình độ ngợi ngữ và tin học tơng đối, nhng do Công ty đã trang bị đầy đủ máy tính ch cán bộ và nhân viên nên Công ty nên mở các lớp tin học ứng dụng chuyên sâu để đội ngũ cán bộ có thể đáp ứng đợc các yêu cầu ngày càng khắt khe của cơ chế thị trờng.
Ngoại ngữ là phơng tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu. Ngày nay nó rất quan trọng đối với cán bộ quản lí và cũng là tiêu chuẩn đối với cán bộ hiện nay, cụ thể là:
+ Khuyến khích cán bộ học ngoại ngữ ngoài giờ, Công ty sẽ hỗ trợ bằng việc cấp kinh phí sau khi có chứng chỉ hoặc bằng nộp cho cơ quan.
+ Tạo điều kiện mở các lớp ngoại ngữ tại Công ty ngoài giờ hoặc trong giờ hành chính nếu có điều kiện.
+ Đôi với những cán bộ cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho công việc thì phải cử đi học nâng cao ở các trờng.
Các việc làm trên tuy bớc đầu sẽ có nhiều khó khăn trong nhận thức của cán bộ, nhiều ngời tuổi cao ngại học, lo ngại bị mất vị trí khi đi học... Song Công ty phải coi đây nh điều kiện bắt buộc đối với cán bộ quản lí.
Nh vậy, nếu thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dỡng nói trên Công ty sẽ nâng cao đợc chất lợng lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo đợc u thế cạnh tranh với các Công ty trong cũng lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm đợc chi phí quản lí. Từ đó Công ty có điều kiện để nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo sự gắn bó của họ với công việc và với Công ty.
4. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động.
Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động và chất lợng lao động quản lí. Quan sát nơi làm vệc ta thấy vấn đề hiện nay của Công ty là diện tích các phòng ban còn nhỏ hẹp, việc bố trí các phòngban còn cha hợp lí, các phòng ban có cùng chức năng nhiệm vụ lại không nằm sát nhau. Vậy Công ty cần có những biện pháp bố trí lại các phòng này sao cho việc trao đổi thông tin đợc thuận lợi, nếu có điều kiện Công ty nên xây dựng quy hoạch lại sao cho phù hợp với điều kiện mới.
Về điều kiện làm việc của Công ty là đảm bảo nhân viên luôn đợc trang bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho công việc, tuy nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp một số máy tính đã cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.
Ngoài ra bầu không khí tâm lí là rất quan trọng. Trớc đây, ở hầu hết các doanh nghiệp vấn đề này cha đợc quan tâm nghiên cứu một cách đúng mức.
Nhng ngay nay ngời ta không thể phủ nhận đợc vai trò của nó, đặc biệt đối với những ngời làm công tác quản lí.
Thật vậy nếu làm việc trong bầu không khí thoả mái thì các nhân viên sẽ có cảm giác yên tâm công tác, mọi ngời sẽ vui vẻ hợp tác, giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện công việc và sẽ không tồn tại tình trạng đố kỵ, cạnh tranh không lành mạnh, chia bè phái, phe nhóm tác động xấu đến công việc của nhau và làm ảnh hởng đến kết quả chung của Công ty.
Do vậy, Lãnh đạo Công ty không nên coi nhẹ vấn đề này mà phải thờng xuyên quan tâm đến đời sống, tâm t, nguyện vọng, tình cảm của cán bộ công nhân viên nhằm nắm bắt và giải quyết kịp thời các mâu thuẫn nảy sinh, các xung đột quyền lợi gây mất đoàn kết nội bộ. Công ty cần có sự động viên an ủi đúng lúc khi họ gặp khó khăn bất chắc trong cuộc sống, cần tạo ra sự thoả mái trong công tác và sự gần gũi của lãnh đạo với nhân viên. Có nh vậy họ mới thực sự thẳng thắn trao đổi đề xuất các ý kiến đóng góp cho Công ty.
5. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất:
Đối với lao động quản lí, nội dung kỷ luật chủ yếu là sử dụng thời gian lao động. Nhìn chung hiện tợng đi muộn về sớm vẫn còn phổ biến, Công ty duy trì chế độ làm việc 8h/ ngày và 52h / tuần song thực tế việc thực hiện cha đợc đúng đắn, nguyên nhân chủ yếu xất phát từ bộ máy tổ chức quản lí cả Công ty cha đợc hợp lí, cha hình thành các kỷ luật lao động và nội quy lao động, giải quyết các công việc riêng... đây cúng là những biểu hiện của sự lãng phí thời gian dẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc cha cao.
Do vậy Công ty cần xây dựng kỷ luật lao động và phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, tạo cho cán bộ công nhân viên trong Công ty có thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lí làm việc đối phó. Vậy giải quyết vấn đề này cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau:
+ Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho mọi đối t- ợng trong Công ty, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đề ra; Có hình thức khen thởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt, khiển trách, kỷ luật những ngời vi phạm tạo nên một kỷ luật lao động công bằng nghiêm
túc; Duy trì thói quen nghề nghiệp, đi làm, nghỉ ngơi có giờ giấc, tập trung và có thái độ đúng đắn trong quá trình làm việc.
+ Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học, nhằm hợp lí hoá lao động tránh tạo ra thời gian dỗi.
+ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ.
+ Sử dụng các biện pháp hành chính giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác quản lí để cán bộ công nhân viên tận dụng tối đa thời gian có thể của mình cho công việc, tạo không khí lao động thoả mái...
Kết luận.
Tổ chức bộ máy quản lí là vấn đề hết sức bức thiết hiện nay, nó góp phần quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thơng trờng. Vì vậy làm tốt công tác quản lí là yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể của mỗi doanh nghiệp.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội, em đã hoàn thành cuyên đề thực tập: " Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội". Với hi vọng nâng cao kiến thức cũng nh đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao chất lợng cơ cấu tổ chức bộ máy tổ chức của Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội.
Phần cơ sở lý luận đã chỉ ra những khái niệm cơ bản về quản lí, lao động qản lí, bộ máy quản lí cũng nh các mô hình cơ bản về tổ chức bộ máy quản lí cũng nh các mô hình cơ bản về tổ chức bộ máy quản lí và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lí.
Phần thực trạng đã nêu đợc quá trình hình thành và phát triển của Công ty, cơ cấu lao động, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty,... Đặc điểm bộ máy tổ chức và những khó khăn thuận lợi trong kinh doanh cũng nh sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lí của Công ty.
Theo em hoàn thiện bộ máy quản lí bao gồm nhiều khía cạnh nh hoàn thiện cơ cấu các phòng ban, hoàn thiện chức năng nhiệm vụ, hoàn thiện công
tác đào tạo, trú trọng đến công tác kích thích vật chất tinh thần .... Vì vậy phần giải pháp em mạnh dạn đa ra một số ý kiến nhỏ, thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí. Những giải pháp này chủ