2.3.3.1 LC xuất khẩu
2.3.3.1.1 Thông báo LC/ thông báo sửa đổi LC
Bước 1 : In/ sửa đổi LC, thông báo/ sửa đổi LC:
- Đối với các LC nhận được qua hệ thống hiệp hội Viễn Thông
Tài Chính Liên ngân hàng (SWIFT):
o Sau khi cán bộ thanh toán chứng từ XNK (CBNV) tạo thông báo LC, cán bộ phòng khách hàng (CBKH) vào chức năng INCOMING MESSAGE
33
SVTH: Nguyễn Phước Tôn Nữ Thùy Trang GVHD: Th.S Trịnh Đặng Khánh Toàn MAINTENANCE để in bản gốc LC/sửa đổi LC , các điện gốc liên quan tới LC (nếu có). Vào chức năng DOCUMENT RECEIVED/ DOCUMENT UTILITY để in thông báo LC/sửa đổi LC, giấy báo nợ, điện thanh toán (nếu có).
o Kiểm tra sự khớp đúng của LC/sửa đổi LC với thông báo LC/ thông báo sửa đổi LC, sau đó chuyển bộ hồ sơ tới kiểm soát viên (KSV) chi nhánh ký , đóng dấu theo qui định trên thông báo và thông báo cho khách hàng.
o Sao toàn bộ hồ sơ để lưu lại chi nhánh
- Đối với các LC/sửa đổi LC NH nhận trực tiếp từ NH nước ngoài hoặc NH thông báo thứ nhất
o CBKH giữ lại bản gốc LC/sửa đổi LC, thông báo LC/thông báo sửa đổi LC tại chi nhánh. Fax (có gắn ký hiệu mật)/scan Đề nghị xác định chữ ký và tạo thông báo LC/sửa đổi LC và toàn bộ LC/ sửa đổi LC, thông báo LC/thông báo sửa đổi LC về sở giao dịch (SGD)
o Sau khi SGD xác thực chữ ký và tạo thông báo LC, CBKH vào chức năng DOCUMENT RECEIVE/DOCUMENT UTILITY để in bản gốc thông báo LC/sửa đổi LC, giấy báo nợ, điện thanh toán (nếu có), kiểm tra sự khớp đúng với LC gốc/sửa đổi gốc đang lưu tại chi nhánh, ký và đóng dấu trên thông báo và thông báo cho kh. Nếu có sự sai lệch giữa thông báo LC/sửa đồi LC và LC/sửa đổi LC, CBKH liên hệ ngay với phòng thanh toán chứng từ xuất khẩu –SGD để giải quyết.
- Trường hợp khách hàng liên hệ trực tiếp với SGD để nhận LC (SGD thông báo LC trực tiếp cho khách hàng.)
o CBKH in MTn99 về SGD đã thông báo trực tiếp LC cho khách hàng.
o CBKH lưu và theo dõi hs thông báo LC, không thông báo LC/sửa đổi LC cho khách hàng.
- Ngay khi thông báo LC/sửa đổi LC cho khách hàng, CBKH phải vào sổ theo dõi ghi ngày, giờ giao nhận và có ký xác nhận của các bên. Sau đó fax (có gắn ký hiệu mật)/scan: giấy đề nghị thanh toán/ Ủy nhiệm chi hoặc lệnh chi của KH về SGD để thu phí thông báo gồm cả phí thông báo của NH thông báo thứ nhất (nếu có)
Bước 2 : Lưu hồ sơ
- Lưu hồ sơ LC: Bản sao LC/sửa đổi LC, thông báo LC, giấy báo nợ, điện thanh toán hoặc giấy đề nghị thanh toán (nếu có), các điện/ chứng từ khác liên quan đến giao dịch.
- Lưu chứng từ kế toán: Bản gốc giấy báo nợ, điện thanh toán (nếu có)
2.3.3.1.2 Xử lý chứng từ xuất trình theo LC xuất khẩu
Bước 1: tiếp nhận chứng từ :
- CBKH nhận và kiểm tra hồ sơ bộ chứng từ khách hàng xuất trình bao gồm: o Bản gốc: LC và các sửa đổi liên quan (nếu có) đã được xác thực chân thật của LC và chắc chắn LC còn giá trị chưa thanh toán để có thể gửi đi đòi tiền NH phát hành/ NH chỉ định
34
SVTH: Nguyễn Phước Tôn Nữ Thùy Trang GVHD: Th.S Trịnh Đặng Khánh Toàn o 2 bản phiếu xuất trình chứng từ LC của khách hàng, trong đó ký nhận 1 bản trả lại KH, 1 bản gửi về SGD
o Bộ chứng từ (BCT) gửi hàng xuất trình theo LC
- Nếu LC thanh toán nhiều lần thì mỗi lần KH xuất trình chứng từ thanh toán, CBKH phải ghi rõ và ký xác nhận vào mặt sau bản gốc LC: ngày xuất trình , số tiền thanh toán.
- CBKH đối chiếu đảm bảo khớp đúng các chứng từ về số lượng và từng loại chứng từ với phiếu xuất trình chứng từ LC.
- Sao/scan hồ sơ bộ chứng từ lưu tại chi nhánh bao gồm: Bộ chứng từ gửi hàng, LC và các sửa đổi LC nếu có, phiếu xuất trình chứng từ LC.
Bước 2: gửi chứng từ về SGD (i) Gửi bằng thư:
- CBKH đóng gói hồ sơ BCT gửi về SGD bao gồm: 1 bản phiếu xuất trình chứng từ LC, bản sao của thông báo LC/ sửa đổi LC, LC và các sửa đổi LC liên quan (nếu có), bộ chứng từ gửi hàng xuất trình theo LC.
- Việc gửi chứng từ phải vào sổ và có ký giao, nhận giữa CNKH và nhân viên bưu điện.
(ii)Gửi bằng scan/fax (có gắn ký hiệu mật):
- CBKH chịu trách nhiệm xác định số lượng bản gốc và bản sao của từng loại chứng từ yêu cầu xuất trình theo LC được xác thực bởi ngân hàng thông báo.
- CBKH Fax (có gắn ký hiệu mật)/ Scan các chứng từ về SGD bao gồm: (1) Phiếu xuất trình chứng từ LC, (2) Thông báo LC/sửa đổi LC, LC và các sửa đổi LC (nếu có), (3) toàn bộ bộ chứng từ xuất trình theo LC
Bước 3: nhận và chuyển giao kết quả xử lý chứng từ :
- Trong vòng một ngày làm việc kể từ khi nhận được phiếu kiểm tra chứng từ xuất khẩu do SGD Fax/Scan về, CBKH thực hiện:
o Trường hợp (TH) chứng từ có sai sót, có thể sữa chữa, CBKH yêu cầu khách hàng bổ sung sữa chữa. CBKH/Khách hàng phải gửi tới SGD các chứng từ thay thế hoặc các chứng từ đã được sửa chữa chậm nhất vào thời hạn đã được chỉ ra trong Phiếu kiểm tra chứng từ. Nếu quá thời hạn trên, chi nhánh/khách hàng sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm mọi rủi ro phát sinh từ sự chậm trễ trên.
o TH chứng từ có sai sót, không thể sửa chữa, CBKH fax(có gắn kí hiệu mật)/ Scan Phiếu kiểm tra chứng từ có chữ ký của khách hàng về SGD gửi chứng từ tới NH phát hành để đòi tiền hoặc đề nghị sở giao dịch chuyển trả lại chứng từ cho chi nhánh/khách hàng chậm nhất vào thời hạn đã chỉ ra trong Phiếu kiểm tra chứng từ. Nếu quá thời hạn trên, chi nhánh/khách hàng sẽ hoàn toàn chịu mọi rủi ro phát sinh từ sự chậm trễ trên.
o Chứng từ phù hợp, CBKH lưu Phiếu kiểm tra chứng từ vào hồ sơ LC. - CBKH in Covering letter tại chức năng DOCUMENT
- RECEIVED/DOCUMENT UTILITY và thực hiện:
o Trường hợp chi nhánh gửi chứng từ trực tiếp tới NHPH/ NH chỉ định: in biên chuyển phát nhanh. CBKH đối chiếu đảm bảo sự phù hợp các thông tin trên
35
SVTH: Nguyễn Phước Tôn Nữ Thùy Trang GVHD: Th.S Trịnh Đặng Khánh Toàn Covering letter với BCT, LC và biên lai bưu điện. Đóng gói chứng từ với Covering letter gửi tới NHPH/NH hoàn tiền theo chỉ dẫn theo Covering letter. Việc gửi chứng từ phải vào sổ ghi ngày giờ giao nhận và có chữ ký của CBKH và nhân viên chuyển phát.
o Trường hợp SGD gửi chứng từ tới NHPH/NH chỉ định: CBKH đối chiếu đảm bảo sự phù hợp các thông tin trên Covering letter với BCT và LC. Lưu hồ sơ BCT LC.
Bước 4: Thanh toán/ chấp nhận thanh toán bộ chứng từ:
- CBKH sử dụng chức năng DOCUMENT RECEIVED/DOCUMENT UTILITY để in điện chấp nhận thanh toán và thông báo cho khách hàng.
- CBKH sử dụng chức năng DOCUMENT RECEIVED/ DOCUMENT UTILITY để in 03 liên (bản DRAFT, ORIGINAL, FOR CUSTOMER) các chứng từ báo nợ, báo có.
- Sử dụng chức năng SWIFT MONITOR để in điện báo có từ NH giữ tài khoản.
- Sử dụng chương trình CHARGE BILL đã cài đặt tại chi nhánh để in hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).
- Ký đầy đủ các chữ ký trên các chứng từ và giao bản FOR CUSTOMER cho khách hàng.
Bước 5: Lưu trữ chứng từ
Lưu hồ sơ LC:
- Bản sao: LC và các sửa đổi LC, thông báo LC và thông báo sửa đổi LC - Phiếu xuất trình chứng từ LC
- Bản sao các chứng từ xuất trình theo LC - Phiếu kiểm tra chứng từ xuất khẩu
- Bản sao hóa đơn gửi chứng từ do bưu điện cấp (nếu có) - Điện chấp nhận và các điện liên quan khác (nếu có) - Bản nháp (DRAFT) giấy báo nợ, báo có
Lưu chứng từ kế toán:
- Bản gốc (ORIGINAL) các giấy báo nợ, báo có, điện thanh toán/ điện báo có của NH nước ngoài
- Các báo cáo TF2213P , TF2202P, TF2201P
- Đầu ngày làm việc hôm sau, CBKT đối chiếu chứng từ gốc với báo cáo TF 2213P và báo cáo đóng cửa chi nhánh cuối ngày, nếu có sai sót phải thông báo ngay với kiểm soát viên biết để xử lý kịp thời.
2.3.3.2 LC nhập khẩu
2.3.3.2.1 Tiếp nhận hồ sơ
- Hồ sơ pháp lý: (Theo qui định tại mục 7.1 , khoảng 7.1.1.1, bước 1, phần (ii) (trang5/75) của qui trình nghiệp vụ thư tín dụng, mã số QT.22.01) Tài liệu, báo cáo về tình hình tài chính, SXKD, quan hệ tín dụng: Hướng dẫn khách hàng gửi tài liệu cập nhật tình hình tài chính SXKD;bổ sung thay thế tài liệu về pháp lý khi khách hàng có sự thay đổi năng lực pháp lý.
36
SVTH: Nguyễn Phước Tôn Nữ Thùy Trang GVHD: Th.S Trịnh Đặng Khánh Toàn - Hồ sơ LC:
o Giấy đề nghị mở LC (theo mẫu) trong đó ghi rõ số Hợp đồng mua bán liên quan
o Hợp đồng hoặc các giấy tờ pháp lý có giá trị tương đượng như đơn đặt hàng, chào hàng đã được xác nhận,…; Hợp đồng ủy thác (Trường hợp nhập khẩu ủy thác)
o Văn bản xác nhận của NHNN đăng ký vay, trả nợ nước ngoài (LC trả chậm trung và dài hạn)
o Dự án/ Phương án: trường hợp LC trả chậm , dự án/phương án liên quan đến hàng hóa dịch vụ trả chậm theo LC phải có nội dung chi tiết , cụ thể về phương án sử dụng vốn trong thời gian trả chậm, kế hoạch trích khấu hao, kế hoạch chuyển tiền thanh toán. Đối với trường hợp khách hàng mua hàng hóa để đầu tư tài sản cố định phải có kế hoạch đầu tư tài sản cố định , kế hoạch trích khấu hao phù hợp với nguyên tắc trích khấu hao theo qui định của pháp luật qui định.
o Hợp đồng thuê tài chính /hợp đồng tín dụng (HĐTD); Bảo lãnh/ Cam kết thanh toán của tổ chức tín dụng (TCTD)/tài chính trường hợp thanh toán bằng vốn vay của các tổ chức tín dụng khác (nằm trong doanh mục của Vietinbank chấp nhận trong từng thời kỳ), kể cả công ty cho thuê tài chính của Vietinbank và Công ty liên doanh cho thuê tài chính của Vietinbank. TH bên cấp tín dụng để thanh toán LC là đơn vị phụ thuộc thì cần xuất trình thêm văn bản chứng minh thẩm quyền cam kết thanh toán.
o Các tài liệu khác liên quan
o TH khách hàng ký quỹ và/hoặc có tài sản đảm bảo (TSĐB) là số dư TKTG, sổ tiết kiệm, các giấy tờ có giá của NHCT, các TCTD/tài chính khác (theo danh mục do NHCT thông báo trong từng thời kỳ) đảm bảo cho 100% giá trị LC , hồ sơ LC không cần xuất trình tài liệu qui định tại ý 5,6 trên.
- Hồ sơ bảo đảm: TH KH chưa được cấp GHBL hoặc trường hợp cấp bổ sung GHBL: thực hiện các qui trình bảo lãnh mã số QT.06.02; QT.05.03; QT.35.01. Tùy TH bổ sung:
o Cam kết thanh toán bằng vốn tự có (Trường hợp thanh toán bằng vốn tự có)/ Cam kết chuyển tiền ký quỹ (Trường hợp LC ký quỹ từng phần) của khách hàng.
o Hợp đồng mua ngoại tệ kỳ hạn hoặc cam kết khách hàng sẽ bổ sung ký quỹ, tài sản thế chấp/ cầm cố nếu tỷ giá tăng (Trường hợp khách hàng ký quỹ và/hoặc TSĐB có tính thanh khoản cao bằng VNĐ)
o Trường hợp phong tỏa tài sản tiền gửi hoặc cầm cố giấy tờ có giá thì phải có hợp đồng cầm cố số dư tiền gửi hoặc hợp đồng cầm cố chứng từ có giá đã được ký kết hợp lệ và xác nhận của bộ phận kế toán đã phong tỏa đầy đủ số dư tài khoản hoặc xác nhận của bộ phận kế toán và bộ phận kho quỹ về việc đã cầm giữ đầy đủ giấy tờ có giá
o Một bộ đầy đủ hợp đồng bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bản chính (Trường hợp giá mua chưa có phí bảo hiểm), giấy ủy quyền nhận tiền bồi thường cho Vietinbank có xác nhận của cty bảo hiểm (Trường hợp TSĐB là lô hàng nhập khẩu cho LC)
37
SVTH: Nguyễn Phước Tôn Nữ Thùy Trang GVHD: Th.S Trịnh Đặng Khánh Toàn Lưu ý: các tài liệu trên phải là bản gốc hoặc bản sao có xác nhận của cơ quan công chứng, chứng thực. Trường hợp tài liệu do khách hàng cung cấp là bản sao có xác nhận “sao y bản gốc” của khách hàng, chi nhánh phải kiểm tra đối chiếu với bản chính và ký xác nhận trên bản sao trước khi nhận hồ sơ.
2.3.3.2.2 Thẩm định/ tái thẩm định hồ sơ mở LC , trình duyệt kết quả thẩm định/ tái thẩm định LC
(i) Thẩm định/tái thẩm định hồ sơ mở LC, lập kết quả thẩm định/tái thẩm định. Người thực hiện : CBKH
Căn cứ thẩm đinh/ tái thẩm định: các tài liệu do KH/ phòng giao dịch (Trường hợp khách hàng có giao dịch mở LC ở phòng giao dịch) cung cấp thông tin thu thập được trong quá trình phỏng vấn khách hàng, kiểm tra thực tế tại nơi sản xuất kinh doanh dịch vụ của KH , thông tin từ các nguồn khác (CIC, cơ quan quản lý doanh nghiệp, cơ quan thuế, thông tin từ phòng Quản lý chi nhánh và thông tin Trụ sở chính , SGD, …) hoặc đề nghị người có quyết định quyền mua thông tin, thuê cơ quan tư vấn có chức năng thẩm định để thẩm định độc lập – nếu cần (nếu xét thấy các thông tin thu thập được chưa đủ tin cậy hoặc để nghị mở LC có giá trị lớn, phức tạp gồm nhiều bên tham gia)
Nội dung thẩm định/tái thẩm định:
- Thẩm định năng lực pháp lý, tình hình SXKD, tài chính của KH (Trường hợp có thay đổi); thực hiện theo hướng dẫn tại Qui trình xác định, quản lý giới hạn tín dụng (GHTD) và mức phán quyết tín dụng hiện hành của Vietinbank
- Thẩm định đánh giá mức độ đáp ứng các điều kiện mở LC theo qui định; phân tích khả thi, hiệu quả của phương án, dự án liên quan đến nhu cầu mở LC; đánh giá mức độ rủi ro của ngân hàng trong việc kiểm soát luồng tiền chậm trả theo LC (Trường hợp LC trả chậm).
- Kiểm tra tính thống nhất giữa Hợp đồng thương mại và Giấy đề nghị mở LC (phần nội dung liên quan đến đề nghị mở LC); thẩm định các nội dung đến tài trợ thương mại, đảm bảo phù hợp với thông lệ quốc tế , tuân thủ qui định của pháp luật về quản lý ngoại hối.
- Đối với trường hợp LC ký quỹ dưới 100%:
o Nếu giá hàng hóa chưa bao gồm phí bảo hiểm, đề nghị khách hàng mua bảo hiểm hàng hóa tại cty bảo hiểm được phép hoạt động tại Việt Nam trước khi NH mở LC . Trong đó,bảo hiểm theo hình thức có thể chuyển nhượng được, ký hậu bỏ trống (không chấp nhận hình thức “Giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời” hoặc cam kết sẽ mua bảo hiểm trước khi hàng được giao nếu chi nhánh không giám sát được thời điểm giao hàng thực tế để yêu cầu khách hàng mua bảo hiểm kịp thời). Tùy trường hợp, CBKH khuyến khích khách hàng mua bảo hiểm tại cty Bảo hiểm của Vietinbank hoặc công ty bảo hiểm mà Vietinbank góp vốn.
o Nếu giá mua đã bao gồm phí bảo hiểm: Kiểm tra các điều kiện về chứng từ bảo hiểm như: người hưởng phải xuất trình “Full set of insuarance policy/certificate in assignaBLe form, endorsed in bank …”; ghi rõ bảo hiểm được khiếu đòi ở VN
38
SVTH: Nguyễn Phước Tôn Nữ Thùy Trang GVHD: Th.S Trịnh Đặng Khánh Toàn (claims payalbe in VN) và chỉ rõ tên công ty bảo hiểm ở VN có trách nhiệm bồi thường và số lượng bản gốc phát hành phải thể hiện trên bề mặt chứng từ bảo hiểm.
- Đánh giá mức độ rủi ro của giao dịch mở LC và đề xuất mức ký quỹ và/hoặc TSĐB có tính thanh khoản cao
- Dự kiến lợi ích nếu hồ sơ mở LC được phê duyệt. Tính toán phí dự kiến thu được từ giao dịch mở LC
- Xem xét khả năng cân đối ngoại tệ để thanh toán LC; thực hiện các thủ tục ký hợp đồng mua bán ngoại tệ kỳ hạn (nếu có) với khách hàng.
- Đề xuất phương án NH mở LC cùng KH đi nhận hàng (Trường hợp nhận