- Về hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty:
3. Phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu tơ lụa của công ty dâu tằm tơ I.
3.7: Quy trình nghiệp vụ xuất khẩu của công ty:
Ký kết hợp đồng:
Thông thờng các khách hàng gửi đơn hàng đến công ty, công ty nhận đơn đặt hàng và giao dịch thông qua th từ, điện tín, thoả thuận với nhau về số lợng, chất lợng, giá cả và điều kiện giao nhận, thanh toán... sau đó ký hợp đồng. Đối với khách hàng truyền thống thì vịêc thoả thuận đơn giản hơn, bởi vì họ đã có cơ sở từ những hợp đồng trớc. Họ chỉ cần thoả thuận lại một số nội dung, một số điều khoản nh số lợng, chất lợng...
Sở dĩ các nhà xuất khẩu phải kiểm tra L/C vì nó liên quan tới việc thanh toán tiền hàng và các tranh chấp có thể phát sinh. Vì thế đây là nghiệp vụ không thể thiếu trớc khi triển khai thực hiện hợp đồng. Khi nhận L/C do ngân hàng thông báo, nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra L/C xem có phù hợp với điều khoản trong hợp đồng không. Nếu không phù hợp phải gửi lại ngân hàng bên nhập khẩu yêu cầu sửa lại.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Công ty dâu tằm tơ I là công ty sản xuất và thu mua hàng để xuất khẩu. Do đó việc chuẩn bị hàng hoá là tích cực sản xuất, gom hàng, phân loại, đóng gói bao bì theo yêu cầu của khách hàng cho kịp thời hạn hợp đồng.
Ngoài nguồn tơ do công ty tự sản xuất tại hai xí nghiệp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc còn phần lớn công ty có đợc hàng từ khắp các xí nghiệp ơm tơ ở khu vực phía Bắc bao gồm 8 công ty khác nhau ở các tỉnh Nghệ An, Thanh Hoá, Nam Định, Hà Tây, Hải Hng, Sơn La.
Công tác chuẩn bị đối với nguồn hàng thu mua này bao gồm một số bớc công công việc nh:
+Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu: đây là công việc quan trọng trong hoạt động thu gom tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty. Việc nghiên cứu nguồn hàng sẽ cho biết khả năng cung ứng hàng hoá xuất khẩu tại các chân hàng nh thế nào.Trong số 8 đơn vị cung cấp hàng xuất khẩu cho công ty có đến 5 đơn vị là thành viên của Tổng công ty. Nguồn hàng do các đơn vị thành viên của Tổng công ty cung cấp thờng rất ổn định, không sợ bị chèn ép giá ở khâu này. Nh vậy, chúng ta có thể nói rằng công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty có thực hiện tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào tình hình sản xuất của các công ty đó. Các công ty này đa phần là đơn vị thành viên của Tổng công ty, điều đó rất thuận lợi cho công ty trong quá trình thu mua, tạo nguồn hàng đầu vào. Nhìn chung các đơn vị thành viên của Tổng công ty luôn cố gắng hoàn thành tốt hoạt động sản xuất của mình. Đảm bảo cho sự ổn định sản xuất kinh doanh của bản thân các công ty đó, đồng thời cũng đảm bảo cho công tác thu mua hàng xuất khẩu của công ty dâu tằm tơ I đợc thuận lợi và trôi chảy.
+Tổ chức thu mua hàng xuất khẩu: dựa vào các đơn hàng của bạn hàng công ty căn cứ vào khả năng cung ứng hàng hoá của các chân hàng và khả năng sản xuất của công ty để quyết định xem có chấp nhận đơn hàng hay không. Công ty tiến hành thu mua hàng theo ph- ơng thức thu mua trực tiếp. Các đơn vị cung cấp hàng xuất khẩu và công ty trực tiếp liên hệ với nhau, thờng thì các đơn vị này trực tiếp mang hàng đến tận công ty để giao và nhận tiền, tuy nhiên khi cần thiết công ty lại trực tiếp đến cơ sở thu mua để mua hàng. Để nhận hàng hoá đợc tốt, diễn ra nhanh chóng và an toàn công ty sẽ phải tính toán quãng đờng, lựa chọn các tuyến đờng và thuê ô tô với trọng tải thích hợp để vận chuyền về kho hàng của công ty.
+Bảo quản, bao bì và xuất kho hàng xuất khẩu:
Hàng hoá sau khi đợc mua về sẽ đợc cất giữ tại kho của công ty. Tại đây hàng hoá sẽ đ- ợc bố trí và sắp xếp hợp lý, bảo quản đúng kỹ thuật đảm bảo an toàn cho hàng hoá và thuận tiện cho việc tiếp nhận hàng hoá mới cũng nh việc xuất hang cho giai đoạn sau.
Trớc khi xuất bán hàng hoá đợc bao bì cẩn thận, ngoài lớp bao bì bên ngoài, bên trong có lơp nylong bọc nhằm tránh ẩm ớt.
Hàng hoá đợc xuất kho theo đúng lịch trình đã định để đảm bảo tiến độ giao hàng cho bạn hàng. Trớc khi giao hàng công ty tiến hành các công việc sau:
. Đối chiếu lệnh xuất khẩu với hàng thực tế có trong kho . Chuẩn bị các phơng tiện, công cụ, nhân lực bốc xếp hàng
. Xác định địa điểm giao hàng
Khi giao hàng công ty yêu cầu ngời xuât kho và ngời nhận hàng phải ký vào phiếu xuât kho hay phiếu giao hàng để xác nhận.
Kiểm tra chất lợng hàng xuất khẩu:
Về phía công ty từ khâu sản xuất cho đến hoàn tất sản phẩm thì tại mỗi công đoạn đều có bộ phận kiểm tra chất lợng, chất lợng công đoạn này có đảm bảo thì chất lợng công đoạn sau mới tốt có nh vây tơ sản xuất ra mới tốt. Đối với hàng thu mua trớc khi đa về công ty cũng phải đợc kiểm tra cẩn thận xem chất lợng sản phẩm mình mua vào có đúng với giá tiền, với yêu cầu của mình không, tránh xảy ra những sai lầm đáng tiếc. Việc kiểm tra chất lợng hàng xuất khẩu rất quan trọng bởi về phía khách hàng họ cũng không dễ dàng chấp nhận ngay sản phẩm công ty giao. Trớc khi hàng đợc xếp lên tàu còn phải qua các công ty kiểm định mà họ thuê để kiểm tra chất lợng.
Thuê phơng tiện vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoá:
Việc vận chuyển hàng hoá qua biên giới quốc gia đỏi hỏi phải sử dụng các phơng tiện có tầm hoạt động xa và khả năng vận chuyển lớn, thông thờng thì tàu biển là phơng tiện đợc sử dụng rộng rãi nhất và thông dụng nhất. Hầu hết các hàng hoá xuất nhập khẩu đều đợc vận chuyển bằng tàu biển. Tuy nhiên đội tàu Việt Nam cha phát triển, bên cạnh đó kinh nghiệm của các công ty trong việc thuê tàu và vận chuyển cha nhiều, điều này khiến công ty gặp khó khăn khi lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng CIF. Hầu hết các hợp đồng ký kết với n- ớc ngoài công ty đều sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng CIF, vì vậy công ty phải đảm nhận việc thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hoá.
Công ty thuê tàu của các hãng vận tải ở Châu á nh hãng: Hajn, Mearskline, Voza, Viefrarst... Công ty ký hợp đồng vận chuyển với các hãng này với chi phí theo thoả thuận của hai bên. Chi phí vận chuển cho môt lô hàng xuất khẩu sang ấn Độ là 1150USD (chi phí vận chuyển một container 8 tấn), trong đó: chi phí vận chuyển từ Hà Nội đến cảng Hải Phòng là 100USD, còn 1050USD là chi phí vận chuyển từ Hải Phòng đến Madras.
Sau khi ký hợp đồng vận chuyển, công ty còn phải mua bảo hiểm để đảm bảo cho sự an toàn của hàng hoá. Phần lớn hợp đồng bảo hiểm công ty mua ở Bảo Việt với phí suất bằng 0,3% tổng giá trị lô hàng xuất khẩu.
Làm thủ tục hải quan:
Khai báo hải quan: nhân viên phòng kinh doanh XNK có trách nhiệm kê khai chi tiết về hàng hoá trên tờ khai hải quan. Thông thờng công ty làm thủ tục hải quan ở cục hải quan Hải Phòng.
Xuất trình hàng hoá: sau khi làm thủ tục khai báo hải quan nhân viên hải quan kiểm tra hàng hoá, niêm phong kẹp chì.
Thực hiện các quyết định của hải quan: sau khi kiểm tra cơ quan hải quan sẽ có quyết định về lô hàng.
Giao hàng lên tàu:
Công ty giao hàng theo phơng thức hàng đủ một container (8 tấn). Sau khi giao hàng lên tàu thì lấy vận đơn đờng biển (seaway bill).
Thanh toán:
Sau khi giao hàng công ty gửi bộ chứng từ tới ngân hàng mở L/C, thông qua ngân hàng thông báo yêu cầu thanh toán tiền hàng. Hầu hết công ty sử dụng phơng thức thanh toán bằng
L/C nhng một số trờng hợp làm ăn với khách hàng truyền thống thì công ty sử dụng phơng thức chuyển tiền.
Giải quyết khiếu nại:
Trong thực tế trờng hợp này rất ít xảy ra với công ty.