a) Xác định nhu cầu mua hàng:
2.3.1.3Đối với công tác thơng lợng và đặt hàng
Công ty thờng xuyên mua hàng của các nhà cung cấp đã có từ trớc và đối với những mặt hàng cũ cứ mỗi lần hết ngời phụ trách về mặt hàng đó chỉ việc gọi điện cho các nhà cung cấp để họ mang hàng đến. Cho nên doanh nghiệp trong vai trò là ngời đi mua, trong vai trò là “ thợng đế” đã không tận dụng đợc lợi thế của mình.
Nguyên nhân chủ yếu của hạn chế trên là do đôi ngũ cán bộ chuyên trách trong công tác thơng lợng và đặt hàng trình độ chuyên môn còn hạn chế trong năng lực, kinh nghiệm nên kết quả trong giao dịch đàm phán không cao, đặc biệt là do nhận thức của nhà quản trị mua hàng. Các nhà quản trị mua hàng chỉ quan tâm đến việc làm sao có hàng để bán mà cha nhận thức đợc hết vai trò của thơng lợng. Thơng lợng thực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc lỏng và ràng buộc chặt, những ràng buộc này liên quan đến số lợng, chủng loại hàng hoá, chất lợng hàng hoá, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng. Hơn nữa nhiều khi phân chia quyền hạn và trách nhiệm còn cha rõ ràng. Để khắc phục đ- ợc tình trạng trên công ty nên có biện pháp nâng cao trình độ mọi mặt cho đội ngũ này đặc biệt là đội ngũ chuyên sâu trong công tác đàm phán, giao dịch.
Đặc biệt công ty bách hoá số 5 Nam Bộ vốn là một doanh nghiệp nhà nớc với lợng lao động trong biên chế từ bao lâu vẫn còn lại nên trình độ chuyên môn rất hạn chế thậm chí có ngời chỉ mới tốt nghiệp phổ thông, cha hề qua trờng lớp đào tạo nào công ty nên có chính sách tổ chức đào tạo và đào tạo lại, tuyển dụng những nhân viên có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm để giao cho họ làm công tác này. Nếu không có nghiệp vụ giỏi thì công ty sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng và phải chấp nhận các điều khoản bất lợi về phía mình và thiệt hại là không thể tránh khỏi cho công ty.
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong công ty cũng không rõ ràng. Vì nhiều khi nhân viên mua hàng lại phải đảm nhiệm cả việc đặt hàng. Cụ thể:
+ Đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ nh mỹ phẩm, xà phòng, sách vở, bút.. .. thì các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ đặt hàng khi hàng hết hoặc còn ít. Khi hết họ gọi điện cho nhà cung cấp yêu cầu về số lợng và chủng loại, và nhà cung cấp tự mang hàng đến. Điều này có u điểm là các nhân viên mua hàng là ngời theo sát hoạt động bán hàng, nắm rõ đợc mặt hàng nào tiêu thụ nhanh, mặt hàng nào khả năng tiêu thụ chậm để từ đó đặt hàng đúng số lợng, cơ cấu, đảm bảo luôn có hàng để bán. Tuy nhiên có hạn chế là nhân viên chỉ làm trong phạm vi trách nhiệm của mình, họ chỉ biết hết hàng thì gọi mà không quan tâm đến giá cả, chất lợng, mẫu mã.. .. của sản phẩm họ cũng không có khả năng dự báo nhu cầu của ngời tiêu dùng trong thời gian tới.
+ Còn đối với mặt hàng có giá trị lớn hay mặt hàng nhập khẩu thì có đội ngũ cán bộ chuyên phụ trách đảm nhiệm khâu lựa chọn và đặt mua hàng. Phần lớn họ là nhân viên chuyển từ bộ phận khác sang ngời có kinh nghiệm thực tế thì lại hạn chế về ngoại ngữ và ngơì có trình độ ngoại ngữ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế.. .. nên khả năng nhận biết, phản ứng với tình huống bất ngờ còn chậm làm cho quá trình thơng lợng và đặt hàng cha đạt hiệu quả kinh tế cao.
Trách nhiệm mua hàng của công ty là rất lớn. Nên việc tuyển nhân viên mua hàng là rất quan trọng. Chọn một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp có kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp. Kinh doanh có kiếm lời đ- ợc hay không phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên viên mua hàng. Nhất là đối với công tác thơng lợng và đặt hàng nếu nh có đợc một nhân viên giỏi, có nhiều kinh nghiệm là một lợi thế thực sự của công ty.