2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty chỉ có một phòng Kế toán duy nhất. Mọi giấy tờ có liên quan đến kế toán hàng ngày đợc chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ.
Công ty không có kế toán trởng. Mọi quyết định có liên quan đến phòng kế toán đều do tổng giám đốc hoặc giám đốc nhà máy đa ra quyết định.Bộ phận kế toán chỉ gồm có 2 ngời và đợc phân chia công việc theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ phân chia công việc trong bộ phận kế toán
Một kế toán vừa là thủ quỹ vừa làm công việc (1), (6). Một kế toán làm các công việc (2), (3), (4), (5), (7).
2.1.4.2.Hình thức ghi sổ và trình tự ghi chép của công ty
Công ty căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán hiện hành của Nhà nớc để quy định, sử dụng các biểu mẫu chứng từ ban đầu phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất và yêu cầu quản lý của Công ty cũng nh tính chất của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Từ đó tổ chức quy trình lập, luân chuyển và sử dụng chứng từ theo trình tự sau:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ lập và luân chuyển chứng từ.
Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán tiền lư ơng và BHXH Kế toán tài sản cố định Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lu trữ và bảo quản chứng từ Lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Lập sổ kế toán
tổng hợp và chi tiết Phân loại sắp xếp chứng từ
Công ty tổ chức sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast để hỗ trợ trong việc lu trữ và lập báo cáo tài chính. Bộ sổ của công ty gồm có 2 loại sổ. Sổ tổng hợp gồm có sổ cái các tài khoản và sổ nhật ký chung. Sổ chi tiết của công ty gồm các sổ nh sổ theo dõi công nợ, sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, sổ chi tiết doanh thu Cùng với hệ thống sổ sách này, khi mới…
thành lập công ty cũng đăng ký áp dụng các chính sách kế toán sau: - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đôla Mỹ (USD)
- Niên độ kế toán Công ty áp dụng là một năm (từ 1 tháng 10 năm nay đến hết ngày 30 tháng 09 năm sau). Đây cũng chính là điểm khác biệt với đa số doanh nghiệp khác ở Việt Nam. Điều này gây khó khăn trong việc tổng hợp chỉ số GDP đối với các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài tại Việt Nam.
- Kỳ hạch toán là tháng.
- Phơng pháp tính thuế GTGT: theo phơng pháp khấu trừ.
- Tài sản cố định đợc khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng theo hớng dẫn của bộ tài chính.
- Cơ sở lập báo cáo tài chính theo nguyên tắc giá gốc
- Hàng tồn kho đợc xác định trên cơ sở gía gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đợc hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho đợc tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
Đây là chính sách kế toán công ty đề ra nhng thực tế thì còn nhiều điểm công ty làm theo cách thức riêng cha phù hợp với những điểm đã nêu ở trên. Điều này thể hiện rõ nét nhất trong cách hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Cụ thể sẽ đợc trình bầy ở phần tiếp theo đây.
2.2. Thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH KTC Hà Nội phẩm tại công ty TNHH KTC Hà Nội
2.2.1. Đối tợng, phơng pháp, kỳ tính giá thành tại công ty2.2.1.1.Đối tợng hạch toán chi phí sản xuất 2.2.1.1.Đối tợng hạch toán chi phí sản xuất
Công ty TNHH KTC Hà Nội là doanh nghiệp sản xuất chế biến liên tục theo quy trình sản xuất khép kín. Chi phí sản xuất ở các phân xởng đều đợc tập hợp chung cho cho toàn công ty nên đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là toàn bộ quy trình sản xuất của công ty.
Giá trị NVL dùng trực tiếp chế tạo
sảnphẩm
Giá trị vật liệuchưa dùng cuối kỳ
2.2.1.2. Đối tợng tính giá thành
Đối tợng tính giá thành là từng loại thành phẩm. Thành phẩm, ký hiệu là E, gồm có các loại trục cuốn giấy: E6044, E4005, E0331, E5251, E4231. Mỗi loại có kích thớc khác nhau để dùng cho các loại máy in khác nhau.
2.2.1.3.Kỳ hạch toán
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Đến cuối tháng, tiến hành kiểm kho tại các phân xởng và tổ trởng báo cáo kết quả kiểm kê kho lên cho thủ kho. Thủ kho tổng kết số lợng tồn kho cuối kỳ theo thực tế và chuyển số liệu cho kế toán tiến hành tính giá trị tồn kho cuối kỳ. Trong quá trình kiểm kho, kế toán xuống các phân xởng để theo dõi, kiểm tra xác suất công việc kiểm kho của công nhân. Vì thế kỳ tính giá thành tại công ty là tháng.
2.2.1.4.Phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất
Để việc nghiên cứu đợc tập trung và đem lại hiệu quả, em lựa chọn số liệu của tháng 1 năm 2007 làm số liệu nghiên cứu.
a)Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Sản phẩm công ty làm ra chỉ gồm 2 nguyên vật liệu chính. Đó là trục sắt và cao su. Ngoài ra còn cần phải sử dụng thêm một số vật liệu phụ trong quá trình sản xuất để đảm bảo kỹ thuật nh cồn để ngâm bán thành phẩm cho sạch trong các công đoạn mài, gia công... hay băng keo có bản rộng 20 cm để làm sạch bụi trên bề mặt cao su trớc khi đo đờng kính trục cao su …
Tuy nhiên, công ty chỉ tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp các nguyên vật liệu chính (trục và cao sụ) còn vật liệu phụ công ty hạch toán vào chi phí sản xuất chung.
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho toàn công ty kế toán sử dụng TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Và do lựa chọn hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ nên công ty sử dụng TK 611 - Mua hàng để hạch toán chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ. Quy trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty đợc khái quát bằng sơ đồ sau:
Giá trị NVL dùng trực tiếp chế tạo
sảnphẩm
Giá trị vật liệuchưa dùng cuối kỳ
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a1)Hạch toán nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu chính của công ty đợc nhập về từ nớc ngoài hoặc nhập từ khu chế xuất Tân Thuận (TP Hồ Chí Minh) mà sản phẩm của công ty lại đem đi xuất khẩu nên trong giá mua nguyên vật liệu đầu vào của công ty thờng không có tiền thuế xuất nhập khẩu. Khi hàng nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho rồi chuyển phiếu sang cho kế toán. Kế toán nhập dữ liệu phiếu nhập kho vào phần mềm. Nhng giá trị NVL chính nhập kho này không bao gồm chi phí thu mua. Công ty thuê các công ty dịch vụ khác tiến hành làm các thủ tục nhập NVL đầu vào (thủ tục hải quan, vận chuyển hàng ). Họ th… ờng tập hợp chi phí dịch vụ này theo từng tháng và xuất hoá đơn bán hàng dịch vụ trong tháng sau.
a2)Cách xác định giá trị tồn kho cuối kỳ của công ty nh sau:
Bớc 1: Xác định số lợng tồn kho nguyên vật liệu
Vào ngày cuối cùng của tháng, tất cả các phân xởng tiến hành kiểm kho. Các tổ trởng theo dõi công việc kiểm kho ở phân xởng mình sau đó tổng hợp số lợng hàng tồn kho theo từng loại và đa lên cho thủ kho. Thủ kho tổng hợp lại thành bảng tổng hợp theo các bộ phận và chuyển sang cho bộ phận kế toán. Bảng tổng hợp kiểm kho của các bộ phận có mẫu nh sau. Trong phần này, em xin lấy 1 phân xởng mài làm ví dụ minh hoạ. TK 631 TK 331, 111, 112, 411… TK 611 TK 621 Giá trị NVL dùng trực tiếp chế tạo sảnphẩm Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp Giá trị vật liệu tăng
trong kỳ
TK 151, 152 Giá trị vật liệuchưa
dùng cuối kỳ
Bảng 2.1: Bảng tổng kết kiểm kho của phân xởng Mài tháng 01 - 2007 INVENYORY IN JANUARY 2006
Department GRINDING
NO Code Kind
Opening Import Export Balance Inventory Balance
A B C D=A+B-C E F=E-D 1 E6044 TK 1 30,797 525,819 31,616 TK 2 5,189 518,195 5,418 PP 386 5,027 84 Total 36,372 525,819 523,222 38,969 37,118 (1,851) 2 E4005 TK 1 16,762 58,317 6,525 TK 2 336 69,405 1,068 PP 36 1,433 22 Total 17,134 58,317 70,838 4,613 7,615 3,002 3 E0331 TK 1 7,182 5,929 2,609 TK 2 - 10,451 - PP - - 51 - Total 7,182 5,929 10,502 2,609 2,609 - 4 E4231 TK 1 - 69,250 16,731 TK 2 - 51,412 894 PP - - 239 12 Total - 69,250 51,651 17,599 17,637 38 5 E5251 TK 1 - 543 TK 2 - 561 - PP - - - - Total - 543 561 (18) - 18 (Nguồn: phòng kế toán)
Căn cứ vào bảng tổng hợp này, kế toán tổng hợp số lợng từng loại nguyên vật liệu tồn kho tại thời điểm cuối kỳ nh trong bảng 2.2 (Bảng nguyên vật liệu tồn kho tháng 01 - 2007) dới đây. Số lợng đầu kỳ là số cuối tháng trớc chuyển sang.
Bảng 2.2: Bảng nguyên vật liệu tồn kho tháng 01 2007–
Raw Material Jan, 2007 – Đơn vị tính: USD
Decription Openning Balance Ending Balance
Item Quantity priceUnit Amount Quantity priceUnit Amount
6044 Rubber non cutting 366,811 0.0295 10,827.84 14,719 0.0295 434.21 6044 Eject roller 105,085 0.2347 24,663.45 57,349 0.2347 13,459.81 4005 Rubber non cutting 2,544 0.0445 113.21 4,372 0.0445 194.55 4005 Eject roller 1,589 0.2200 349.58 11,814 0.2200 2,599.08 6112 Eject roller 94 0.5500 51.70 92 0.5500 50.60 9605 Eject Roller 261 0.1993 52.02 0.1993 99045 Eject Roller 85 0.5500 46.75 85 0.5500 46.75 5251 Rubber non cutting 1,000 0.0279 27.90 939 0.0279 26.20 5251 Eject roller 16 0.5200 8.32 1.1000 0197 Eject roller 171 0.2420 41.38 171 0.2420 41.38 0331 Rubber non cutting 221,012 0.0610 13,481.73 215,435 0.0610 13,141.54 0331 Eject Roller 75,260 0.1583 11,913.66 78,333 0.1583 12,400.11 Total 773,928 61,577.54 383,309 42,394.23 (Nguồn: phòng kế toán) Bớc 2: Xác định giá trị nguyên vật liệu tồn kho
Sau khi xác định đợc số lợng tồn kho của từng loại nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào bảng tính giá của ban giám đốc để tiến hành tính gía trị hàng tồn kho.
Đây là bảng tính giá cho một cây trục thành phẩm do ban giám đốc tính toán. Giá này sẽ đợc dùng để xác định giá trị cho Nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm trong suốt một năm tài chính. Năm sau, căn cứ vào chi phí thực tế của năm trớc và kế hoạch định mức chi phí năm nay, ban giám đốc tính toán và đa ra một bảng giá khác phù hợp hơn.
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp chi phí do ban giám đốc tính toán Đơn vị tính: USD Chi phí từng Loại thành phẩm công đoạn 6044 4005 4964 0197 0331 4231 5251 99045 Giỏ cao su 0.0295 0.0595 0.0341 0.0295 0.0610 0.0279 0.0279 0.0295 Giỏ trục 0.2347 0.2200 0.2420 0.2420 0.1583 0.2347 0.52 0.55 Cụng cắt 0.0150 0.0113 0.0150 0.015 0.015 0.0150 Cụng lồng 0.0078 0.0083 0.0182 0.0078 0.0100 0.0078 0.0078 0.0078 Cụng mài 0.0156 0.0367 0.0758 0.1000 0.1000 0.0156 0.0155 0.0156 Cụng kiểm phẩm 0.0039 0.0039 0.0067 0.0080 0.0053 0.0039 0.0038 0.0039 Cụng laze 0.0057 0.0083 0.0075 0.0150 0.0083 0.0057 0.0056 0.0057 Cụng đúng gúi 0.0013 0.0023 0.0074 0.0013 0.0008 0.0013 0.0013 0.0013 Giá kế hoạch/sp 0.3174 0.3429 0.4097 0.4266 0.3490 0.3158 0.6007 0.6327 (Nguồn: phòng kế toán)
Trong bảng 2.2, theo từng loại nguyên vật liệu, cột đơn giá của chỉ tiêu ‘Rubber non cutting’ và ‘Eject roller’ sẽ đợc lấy giá trị tơng ứng của dòng ‘Giá cao su’ và ‘ Giá trục’ Từ đó kế toán lập đợc các bảng tính gía trị NVL nh bảng 2.2. Khi có đợc giá trị tồn kho NVL đầu kỳ và cuối kỳ kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm. Quy trình hạch toán chi phí NVL nh trong sơ đồ 2.5.
a3) Hạch toán nguyên vật liệu tái sử dụng
Đối với NVL tái sử dụng, công ty có cách xử lý riêng. Các bán thành phẩm lỗi (NG) từ các bộ phận đợc chuyển qua bộ phận QC để tiến hành xử lý. Sau khi xử lý xong nếu bán thành phẩm đó đạt tiêu chuẩn kỹ thuật ở giai đoạn sản xuất nào thì sếp vào loại bán thành phẩm đó (ví dụ nh thành phẩm đã kiểm ngoại quan hay đã đo laze ) đẻ tiếp tục đ… a vào quy trình sản xuất. Có trờng hợp sau khi xử lý bán thành phẩm đó ta chỉ thu đợc trục hoặc cao su - gọi là NVL tái sử dụng. Tại ngày cuối kỳ, công ty tổng kết đợc số lợng trục và cao su tái sử dụng. Giá trị lợng NVL
tái này đợc xác định bằng cách lấy số lợng nhân với đơn giá trong bảng tính chi phí cuả ban giám đốc ở trên. Cách hạch toán giá trị NVL tái sử dụng nh sau:
Đầu kỳ: Nợ TK 621: Giá trị NVL tái ngày cuối tháng trớc Có TK 152
Cuối kỳ: Nợ TK 152: Giá trị NVL tái ngày cuối tháng Có TK 621
KTC(Hanoi) Co., Ltd
15/6 Alley AN DUONG VUONG STREET, PHU THUONG WARD, TAY HO DISTRICT, HANOI CITY
Sổ cái / LEDGER
Tên tài khoản / Account: 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tháng 01 năm 2007 Đơn vị tính: USD
Voucher (Chứng từ)
Explaination
Diễn giải Tài khoảnAccount
Amount (Số phát sinh)
Ref No
Số hiệu
Date
Ngày Nợ Có
HT TSD01 1/1/07 Kết chuyển NVL tái sử dụng đầu kỳ 152 2 322.64 KC 31/01/07 KC mua hàng 611->621 611 143 620.06 KC 31/01/07 KC NVL TT 621->631 631 145 942.7 Cộng phat sinh 145942.7 145942.7 Ngời lập biểu (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 01 năm 07 Giám đốc nhà máy (Ký, họ tên)
b)Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Tài khoản sử dụng để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp là TK 622. Sau đây chúng tá sẽ nghiên cứu cách tính lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty.
Trong tháng 1 năm 2007 tổng số lao động của công ty là 151 ngời. Trong đó có 123 ngời thuộc diện hợp đồng và 28 ngời đang trong thời gian thử việc.
b1.Với công nhân viên có ký hợp đồng:
* Lơng hợp đồng
Công ty ký hợp đông thuê công nhân với mức lơng cơ bản chung là 930.000 VNĐ/ tháng, làm việc theo ca 8 tiếng/ngày. Với nhân viên quản lý thì tính lơng theo thoả thuận trong hợp đồng. Lơng hợp đồng của nhân viên quản lý đợc chia thành lơng cơ bản và lơng năng lực chức vụ.
Mỗi tháng có 1 ngày nghỉ phép không trừ lơng. Và công ty có trợ cấp một bữa ăn ca/ngày. Nếu trong tháng ngời lao động đi làm đầy đủ: không đi muộn, về sơm, không có ngày nghỉ trừ lơng thì sẽ đợc nhận tiền thởng chuyên cần là 40.000 VNĐ/tháng. Nếu đi làm từ 13 ngày trở lên trong tháng thì sẽ đợc hởng tiền trợ cấp đi lại 69.000 VNĐ/tháng.
Ngời lao động làm thêm ngoài giờ quy định sẽ đợc tính thêm phần lơng làm thêm giờ. Lơng làm thêm đợc tính nh sau:
Lơng làm thêm = (Lơng hợp đồng/ giờ) * số giờ làm thêm * hệ số làm thêm. Trong đó:
Lơng hợp đồng/ giờ = (Lơng hợp đồng/25 ngày)/8 giờ Hệ số làm thêm nh sau:
Làm thêm ngày thờng: 1,5
Làm thêm chủ nhật hay làm đột xuất: 2,0 Làm thêm ngày lễ tết: 3,0
Nếu ngời lao động làm ca đêm thì có trợ cấp ca đêm là 13.000 VNĐ và tiền trợ cấp ăn ca đêm 13.000 VNĐ/ngày.
Các trợ cấp khác:
Với công nhân làm ở bộ phận mài thì có thêm tiền trợ cấp 30.000VNĐ/tháng trợ cấp nguy hiểm về máy móc, 10.000 VNĐ/tháng do trong quá trình sản xuất có tiếng ồn lớn và bụi cao su; tại bộ phận gia công đợc hởng 30.000VNĐ/tháng cho trợ cấp nguy hiểm máy móc, tiếng ồn và 10.000 VNĐ/tháng tiền trợ cấp do thờng