Do đặc điểm của TSCĐ tham gia vào nhiều quá trình sản xuất và bị hao mòn nhng mức độ hao mòn giữa các chi tiết bộ phận của TSCĐ không giống nhau. Do đó để khôi phục lại năng lực hoạt động bình thờng của TSCĐ thì doanh nghiệp phải tiến hành sửa chữa.
Có 3 loại sửa chữa TSCĐ, bao gồm:
5.1- Sửa chữa thờng xuyên TSCĐ:
Sửa chữa thờng xuyên TSCĐ là công việc sửa chữa bảo dỡng định kỳ, chi phí sửa chữa ít, thời gian sửa chữa ngắn. Các khoản chi phí sửa chữa này thờng đợc hạch toán ngay vào TK của bộ phận có TSCĐ sửa chữa.
- Nếu doanh nghiệp tự làm : Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 334, 338 Có TK 111, 112 Có TK 152... - Nếu thuê ngoài:
Nợ TK 627, 641, 642 Nợ TK 133
Có TK 111, 112 , 331.
5.2- Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ:
Sửa chữa lớn TSCĐ là công việc sửa chữa những bộ phận quan trọng của TSCĐ, chi phí sửa chữa phát sinh nhiều thời gian sửa chữa thờng kéo dài. Có 2 loại sửa chữa lớn: Sửa chữa có kế hoạch và sửa chữa ngoài kế hoạch.
Trờng hợp 1: Sửa chữa lớn có kế hoạch. TK sử dụng:
TK 335 - Chi phí phải trả
TK này phản ánh các chi phí thực tế cha phát sinh nhng đợc tính trớc vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Bên nợ: Chi phí thực tế phát sinh. Bên có: Chi phí trích trớc
Số d bên có: Chi phí trích trớc nhng cha chi.
TK 2413 - Sửa chữa lớn TSCĐ.
TK này dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Bên nợ: Tập hợp chi phí sửa chữa phát sinh trong kỳ.
Bên có: Kết chuyển khi công việc hoàn thành nghiệm thu, bàn giao.
Số d nợ: Sửa chữa lớn cha hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhng cha đợc duyệt. Trình tự hạch toán:
- Công việc sửa chữa đợc dự toán trớc kinh phí sửa chữa và định thời gian sửa chữa. Kế toán căn cứ kế hoạch, chi phí để trích trớc chi phí cần sửa chữa:
Nợ TK 627, 641, 642. Có TK 335.
- Khi công việc sửa chữa đợc tiến hành kể cả giao cho ngời nhận thầu hoặc tự sửa chữa, kế toán ghi:
Nợ TK 113 (theo giá thực tế). Nợ TK 133.
Có TK 111, 112, 331, 152, 334.
- Khi công việc sửa chữa hàon thành gnhiệm thu, kế toán kết chuyển 2413 về TK 335.
Nợ TK 335. Có TK 241.3.
- Trờng hợp chi phí trích truớc < chi phí thực tế sửa chữa thì kế toán kết chuyển phần chênh lệch của chi phí phát sinh về TK chi phí.
Nợ TK 627, 642, 641, 242. Có TK 241.3.
- Trờng hợp chi phí trích truớc > chi phí thực tế sửa chữa thì kế toán ghi: Nợ TK 335.
Có TK 627, 641, 642.
Trờng hợp 2: Sửa chữa lớn ngoài kế hoạch.
- Kế toán cũng tập hợp toàn bộ chi phí sửa chữa vào tài khoản 2413- Khi công việc sửa chữa hoàn thành tuỳ theo mức độ chi phí mà kết chuyển về các tài khoản:
Nợ TK 242. (Nếu chi phí lớn). Có TK 2413.
- Sau đó có kế hoạch phân bổ chi phí từ TK 242 về các TK 627, 641, 642 Nợ TK 627, 641, 642.
Có TK 242.
5.3. Hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ:
- Trờng hợp đơn vị sửa chữa TSCĐ nâng cấp, căn cứ vào qui định của cấp có thẩm quyền và nguồn vốn đầu t, kế toán ghi tăng chỉ tiêu nguyên giá:
Nợ TK 211. Có TK 2413.
đồng thời kết chuyển nguồn vốn: Nợ TK 414, 441.
Có TK 411.