Xí nghiệp không chỉ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với Nhà nớc, hoàn thành kế hoạch sản xuất cấp trên giao mà còn tạo thêm nhiều công ăn, việc làm, nâng cao đời sống, phúc lợi và nhiều chế độ khác cho ngời lao động.
Tóm lại, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 cùng với sự nỗ lực phát triển liên tục trong suốt mấy chục năm qua đã và đang khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hệ thống ngành Công nghiệp Dợc ở Việt Nam cũng nh tính đúng đắn và năng động sáng tạo của đội ngũ lãnh đạo, của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp từ khi ra đời cho đến nay.
Vừa là một doanh nghiệp trong đội hình thống nhất của Tổng Công ty vừa là Viện bào chế độc lập, có nhiệm vụ bào chế thuốc ở quy mô công nghiệp, sản phẩm chính của Xí nghiệp là những hàng hoá đặc biệt, liên quan trực tiếp tới hiệu lực của công tác điều trị, phòng bệnh; tới sinh mạng và sức khoẻ của con ngời. Xí nghiệp phải trực tiếp tổ chức triển khai quản lý kỹ thuật bào chế, quản lý chất lợng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm của mình. Do những đặc thù nh vậy, Xí nghiệp vừa phải chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc tổ chức sản xuất kinh doanh, nguyên tắc hạch toán vừa phải chấp hành triệt để các quy định rất chặt chẽ về mặt chuyên ngành, nhất là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.
Sản phẩm của Xí nghiệp đợc kết tinh dới hai dạng chủ yếu là thuốc viên (dạng viên nén hoặc viên nang) và thuốc tiêm dới dạng ống. Do tính chất sản phẩm kích thớc nhỏ, trải qua nhiều công đoạn chế biến tơng đối ngắn nên quy trình sản xuất tại các phân xởng là hàng loạt, sản xuất xong mặt hàng này mới quay sang sản xuất mặt hàng tiếp theo.
Hai loại sản phẩm nêu trên có những đặc thù riêng về mặt chuyên ngành nên quy trình sản xuất chúng hoàn toàn khác biệt.
Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên
Sơ đồ 6: Quy trình công nghệ sản xuất thuốc tiêm
Ngoài ra, do đặc thù riêng của sản phẩm dợc, việc đóng gói bao bì vô cùng quan trọng bởi nó ảnh hởng trực tiếp tới chất lợng, thời gian bảo quản, mẫu mã sản phẩm, do đó, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 thực hiện một quy trình sản xuất bao bì riêng. Các hộp, bìa mua về theo kích cỡ đã đặt đợc in ấn các nội dung cần thiết của từng loại sản phẩm theo quy định và tiêu chuẩn của ngành Dợc, rồi đóng và dán, chuyển sang nơi sản xuất thuốc để đóng gói khi hoàn thành sản phẩm. Nguyên liệu và tá dợc Trộn bột kép Nhào ẩm Sát hạt Sấy khô Đóng nang ép vỉ Đóng hộp và in nhãn Trộn bột kép ống Cắt ống Rửa ống Pha chế Hàn ống Hấp ống Soi sp In nhãnvà đóng gói
Với quy trình sản xuất nh trên, để bảo đảm chất lợng và an toàn cho hàng chục triệu ống tiêm, nhiều trăm triệu thuốc viên và hàng chục tấn chế phẩm ở các dạng khác cung cấp hàng năm cho nhu cầu điều trị chữa bệnh, Xí nghiệp D- ợc phẩm 120 phải tiến hành công tác tổ chức sản xuất chặt chẽ, theo những quy chế phức tạp ở mọi cấp độ, phù hợp tiêu chuẩn Ngành, tiêu chuẩn Quốc tế và tiêu chuẩn Xí nghiệp. Theo đó, tổ chức sản xuất có thể thực hiện theo kế hoạch hoặc theo hợp đồng.
Việc tổ chức sản xuất đợc tiến hành tại 3 phân xởng chính:
Phân xởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên dới dạng viên nén rời đóng lọ, viên nén đóng vỉ và viên con nhộng đóng vỉ Hiện nay, phân xởng lắp đặt 2 dây chuyền sản xuất: dây chuyền sản xuất viên nén và dây chuyền đóng nang (viên con nhộng).
Phân xởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc dới dạng dung dịch. Sản phẩm của phân xởng này đợc đóng gói theo thể thức 1kg x 140hộp x 10ống. Để phục vụ sản xuất, phân xởng cũng đợc lắp đặt hai dây chuyền sản xuất là dây chuyền ống 1ml nhọn, bằng đáy và dây chuyền ống 2ml, 5ml và 10ml.
Phân xởng sản xuất bao bì: có nhiệm vụ trọng yếu là hoàn thiện bao bì trớc khi đóng gói: dán túi, đóng vỏ hộp, thùng bằng bìa và bìa cát-tông. Để thuận lợi cho việc theo dõi sản xuất, mỗi phân xởng lại đợc tổ chức thành các tổ, mỗi tổ có một nhiệm vụ chuyên môn riêng. Phân xởng thuốc viên gồm: tổ pha chế, tổ dập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm. Phân xởng thuốc tiêm gồm: tổ pha chế, tổ đóng ống, hàn ống và tổ kiểm nghiệm.
Các thành viên trong phân xởng gồm có:
Quản đốc: là ngời đứng đầu phân xởng, có trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất tại phân xởng.
Quản đốc nhận lệnh sản xuất từ giám đốc hoặc phó giám đốc, tiếp nhận chứng từ kế toán liên quan sản xuất từ phòng Kế hoạch và tập hợp chứng từ xác nhận lao động gửi lên phòng Tài chính.
Phó quản đốc: có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc và theo dõi quá trình làm việc của công nhân đồng thời là ngời giúp việc cho quản đốc, đặc biệt trong công việc quản lý tài sản trong phân xởng.
Kỹ thuật viên: có nhiệm vụ kiểm tra, hớng dẫn quy trình sản xuất thành phẩm và bán thành phẩm ngay tại phân xởng theo yêu cầu của phòng Kỹ thuật.
Kỹ thuật viên cũng là ngời tham gia lập và hoàn thành chứng từ, xác nhận tiêu chuẩn kỹ thuật của vật t, sản phẩm, hàng hoá.
Công nhân: là những ngời lao động trực tiếp làm ra sản phẩm và là một mắt xích trong cả một dây chuyền công nghệ khép kín.
Công nhân là đối tợng trực tiếp để hình thành chứng từ lao động và tiền lơng, phục vụ yêu cầu công tác quản lý và công tác kế toán tiền lơng. Hiện tại, hai phân xởng thuốc viên và thuốc tiêm đều đang đợc đầu t, cải tạo, nâng cấp dây chuyền sản xuất, trang bị hệ thống làm lạnh trung tâm, máy đóng hàn tự động, máy bao phim và nhiều máy móc khác phục vụ sản xuất. Trong thời gian tới, Xí nghiệp sẽ cố gắng nhập thêm các máy móc hiện đại từ các nớc phơng Tây, nâng cấp các phòng nghiên cứu, kiểm nghiệm nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm.
Để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tốt và hiệu quả, Xí nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Sự phù hợp này không chỉ về thực tiễn công tác kinh doanh, công tác kế hoạch, công tác quản lý tài chính... mà còn về quy chế, yêu cầu và nhiệm vụ của Bộ Quốc phòng. Trên cơ sở hệ thống tổ chức sản xuất đặc thù với quy trình sản xuất hàng loạt dới hai dạng sản phẩm
chủ yếu, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, bộ máy quản lý với quy mô nhỏ, tơng đối gọn nhẹ.
Bộ máy quản lý của Xí nghiệp gồm: 1 giám đốc, 1 phó giám đốc, 7 phòng ban.
Sơ đồ 7: Tổ chức bộ máy quản lý
Giám đốc: ngời có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp về toàn bộ hoạt động quản lý tài sản, nguồn vốn và tiến trình hoạt động trong đơn vị.
Giám đốc có quyền quyết định cuối cùng không chỉ đối với công tác lập và luân chuyển chứng từ mà còn đối với những biến động tình hình tài chính trong Xí nghiệp thông qua ký duyệt, đóng dấu.
Phó giám đốc: là ngời giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong Xí nghiệp, vừa có nghĩa vụ hoàn thành tốt các công việc giám đốc giao vừa có quyền bàn bạc, góp ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất.
Giám đốc
Phó giám đốc
Kinh doanh Phó giám đốcKỹ thuật
Bí th Đảng uỷ Phòng Hành chính Phòng Kế hoạch Phòng kiểm nghiệm Ban thị tr- ờng Phòng tài chính Ban chính trị Phòng kỹ thuật
Phó giám đốc trong một số trờng hợp có toàn quyền quyết định phê chuẩn việc lập và theo dõi công tác luân chuyển các chứng từ, đặc biệt chứng từ vật t (sản phẩm, hàng hóa) nhằm xúc tiến kế hoạch sản xuất và rút ngắn chu kỳ tuần hoàn vốn.
Phòng Hành chính: đợc thành lập để bảo đảm hoạt dộng cho Xí nghiệp trong công tác hành chính hậu cần nh văn th, lễ tân, tiếp khách làm việc, công vụ, công tác y tế bảo vệ.
Các thành viên trong phòng đều có nghĩa vụ bảo vệ, quản lý tài sản của phòng cũng nh nơi tiếp khách. Họ là những ngời có vai trò mở đầu cho một quá trình hình thành luân chuyển các chứng từ với t cách là chủ thể của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công tác hành chính. Họ cũng là ngời trực tiếp lập 1 số chứng từ gốc nh: Giấy đề nghị tạm ứng,... và tham gia vào quá trình luân chuyển chứng từ đó từ giám đốc đến Kế toán phần hành và Thủ quỹ, Thủ kho.
Phòng Kế hoạch tổng hợp: có nhiệm vụ khai thác các nguồn thu mua vật t cho sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất dựa trên các chỉ tiêu đợc giao và hợp đồng với khách hàng, tham mu trong xây dựng định hớng phát triển ngắn hạn và dài hạn.
Phòng có vai trò quan trọng trong việc lập các chứng từ liên quan đến vật t, kế hoạch sản xuất và luân chuyển những chứng từ này đến ng- ời có nhu cầu, có trách nhiệm sản xuất. Phòng tổ chức lập và luân chuyển chứng từ theo quy định và phản ánh chính xác tình hình thực tế, góp phần lành mạnh hóa công tác quản lý tài chính.
Ban Thị trờng: có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo tiếp thị, quan hệ ngoại giao mở rộng thị trờng.
Tại các Cửa hàng tiêu thụ sản phẩm thuộc sự quản lý của Ban thị tr- ờng có vai trò khá quan trọng trong hình thành một số chứng từ liên quan tiêu thụ phục vụ công tác thanh toán ngay, từ đó thông qua ban Thị trờng chuyển chứng từ đến phòng Tài chính để theo dõi tình hình tiêu thụ và quản lý tài chính.
Phòng Tài chính: có nhiệm vụ quản lý tiền vốn của Xí nghiệp, kiểm tra, theo dõi việc chi tiêu, thực hiện thống kê, hạch toán, phân tích hoạt động tài chính phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh, thực hiện thanh toán với cán bộ công nhân viên, thanh quyết toán trích nộp Ngân sách, đồng thời tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh.
Phòng Tài chính vừa là nơi lập các chứng từ thu-chi tài chính hoặc tiếp nhận chứng từ từ phòng, ban, bộ phần khác và từ bên ngoài đơn vị, rồi luân chuyển đến nơi có liên quan vừa là nơi cuối cùng tập hợp tất cả chứng từ để tiến hành phân loại, ghi chép, bảo quản, lu trữ nhằm theo dõi, tổng hợp và kiểm tra tình hình tài chính.
Phòng Kiểm nghiệm: có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra phân tích chất lợng nguyên vật liệu trớc khi sản xuất, bán thành phẩm và thành phẩm sau khi sản xuất.
Cán bộ phòng Kiểm nghiệm có nghĩa vụ bảo đảm việc hình thành trọn bộ chứng từ cho một đối tợng quản lý hay nghiệp vụ kinh tế bằng cách lập và xác nhận các chứng từ kiểm nghiệm chất lợng, tạo điều kiện cho công tác luân chuyển chứng từ diễn ra đúng quy trình và hợp lệ.
Phòng Kỹ thuật: tính toán các định mức tiêu hao vật liệu, tổ chức nghiên cứu chế ra các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất, đồng thời hớng dẫn xây dựng cũng nh theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm.
Công tác quản lý tài chính đợc phòng thực hiện gián tiếp thông qua tổ chức hợp lý yêu cầu và cách thức chế tạo sản phẩm, một yêu tố đầu ra của quy trình sản xuất tác động trực tiếp đến tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của đơn vị.
Ban Chính trị: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác Đảng, công tác Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ, Công đoàn, các hoạt động an ninh trật tự, văn hoá văn nghệ trong toàn Xí nghiệp.
Bất cứ hoạt động gì cũng phải cần đến kinh phí cho nên với quyền hạn và nghĩa vụ của mình, ban Chính trị còn có nghĩa vụ tham gia quản lý thu-chi tài chính trong phạm vi hoạt động của mình, chứng thực cho các chứng từ đã lập và luân chuyển đến phòng Tài chính.
Nh vậy, mỗi phòng ban trong Xí nghiệp có quyền hạn nghĩa vụ rõ ràng nh- ng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên suốt từ trên xuống dới, bảo đảm tính liên tục, phù hợp của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, vừa bảo đảm nguyên tắc "bất kiêm nhiệm" mà vẫn tránh sự lãng phí về nhân lực, vật lực. Với mô hình quản lý trực tuyến chức năng nh trên, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mu cho ban lãnh đạo về vấn đề chức năng nhiệm vụ và tổ chức, theo dõi hoạt động sản xuất tại phân xởng nhng không có quyền ra lệnh cho các phân xởng. Tất cả hoạt động đợc thực hiện theo lệnh của giám đốc Xí nghiệp và chỉ tiêu của Cơ quan cấp trên.
Qua mấy nét khái quát về Xí nghiệp Dợc phẩm 120 nêu trên, có thể nói, để cung cấp thông tin hữu ích cho công tác quản lý và sản xuất trong suốt mấy chục năm hình thành và phát triển, tổ chức kế toán của Xí nghiệp đã phải có rất nhiều đổi mới và hoàn thiện về mọi mặt.
Trên cơ sở áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các Thông t sửa đổi của Bộ Tài chính, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đã có rất nhiều cố gắng trong nhiệm vụ hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo cho phù hợp với yêu cầu quản lý đổi mới tất yếu hiện nay.
Tổ chức hạch toán tại Xí nghiệp đợc thực hiện trên 3 nội dung cơ bản: tổ chức bộ sổ kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán. Trong đó, hệ thống sổ tài khoản và tổ chức lao động kế toán thích hợp chính là phơng tiện và con ngời để hoàn thiện khối lợng công tác kế toán.
Hiện nay, Xí nghiệp Dợc phẩm 120 đang sử dụng một máy vi tính tại phòng Tài chính nhằm phục vụ cho công tác kế toán với phần mềm kế toán ứng dụng: BSC - EFFECT. Đây là phần mềm mà danh mục và kết cấu hệ thống chứng từ, sổ tài khoản và báo cáo kế toán đợc thể hiện trên máy theo từng phần hành, trong đó ngời làm kế toán bằng máy tính có thể xem, sửa, in theo các tiêu chí mà máy có nh: mã chứng từ, thời gian phát sinh chứng từ, nhóm chứng từ, loại sổ tổng hợp hay chi tiết, báo cáo tổng thể hay bộ phận. Đây là những tính năng vợt trội so với kế toán thủ công.
Phần mềm này có thể tiến hành tự động hoá từng phần hành cũng nh kết xuất báo cáo theo bất kỳ hình thức tổ chức sổ nào vào thời điểm nào, tuy nhiên, để phù hợp với hình thức "Chứng từ-ghi sổ" mà Xí nghiệp đã đăng ký với Bộ Tài chính, phần mềm đã đợc thiết kế phục vụ chủ yếu cho hình thức này và phù hợp quy trình chung của cách tổ chức sổ theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ". Sổ sách và báo cáo đợc thiết kế và hoàn thiện tự động trên máy, sau đó in ra giấy.
Sơ đồ 8 : Trình tự kế toán máy tại Xí nghiệp Dợc phẩm 120
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp đợc chia thành các phần hành, mỗi phần hành cụ thể hoá khối lợng công tác kế toán cho một đối tợng cụ thể. Hiện tại, kế toán Xí nghiệp có các phần hành sau:
Kế toán tài sản cố định Kế toán vật t
Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội