I. NHữNG VấN đề CHUNG Về NGHIệP Vễ BáN HΜNG HÃA TRONG DOANH NGHIệP
T HC ế CôNG áC Kế OáN H NH PHẩM, BáN HNG V XáC địNH Μ
2.1.4. Tình hình tổ chức công tác kế toán của công ty
a. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động sử dụng kinh phí của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp và thanh toán; kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính mà nhà nớc và doanh nghiệp đã ban hành.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý các hoạt động trong toàn doanh nghiệp; kiểm tra và phân tích hoạt động kinh
tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.
b. Mô hình tô chức bộ máy kế toán của công ty
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn đợc tổ chức theo mô hình tập trung, thực hiện tất cả các giai đoạn ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế cho toàn công ty.
Mô hình tổ chức kế toán của công ty
Tùy theo công việc và số lợng nghiệp vụ kế toán phát sinh ở phòng kế toán công ty mà kế toán trởng tổ chức đội ngũ kế toán viên cho phù hợp. Phòng kế toán công ty gồm có:
- Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác hạch toán của công ty, kiểm tra đôn đốc hạch toán kế toán của từng thành viên, phân tích tình hình tài chính của công ty đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc và nhà nớc về mặt quản lý tài chính. Ngoài ra, cùng ban giám đốc khai thác nguồn vốn phục vụ kinh doanh.
- Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm về thu, chi tiền mặt, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định trong việc quản lý quỹ, làm tốt các chứng từ và báo cáo quỹ.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel: 0918.775.368 Kế toán vốn bằng tiền Kế toán bán hàng, mua hàng Kế toán thanh toán công nợ Kế toán tiền lương và chi phí Kế toán trư ởng
- Kế toán bán hàng và mua hàng: Có nhiệm vụ hạch toán cụ thể, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua vào và bán ra. Theo dõi và quản lý chặt chẽ quá trình mua bán của công ty từ đó giúp cho hoạt động kinh doanh đợc tốt hơn.
- Kế toán thanh toán công nợ: Có nhiệm vụ phản ánh, theo dõi tất cả các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán của công ty nh thanh toán các khoản nợ phải trả cho ngời bán, hay thu hồi các khoản nợ phải thu của ngời mua và các khoản nợ phải trả, phải thu khác.
- Kế toán tiền lơng và chi phí: Có nhiệm vụ xác định quỹ lơng cua từng cán bộ công nhân viên để cuối tháng trích nộp BHXH, BHYT theo qui định của nhà nớc, đồng thời xác định các khoản chi phí hợp lý phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phục vụ việc đánh giá và lập báo cáo.
c. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Căn cứ vào các điều kiện cụ thể của doanh nghiệp về qui mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý... Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái.
- Theo hình thức này hệ thống sổ của công ty bao gồm: - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái các tài khoản
- Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel: 0918.775.368
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian hoặc ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian hoặc ghi vào sổ nhật ký chuyên dùng (nếu có). Cuối ngày hoặc định kỳ căn cứ vào nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng để ghi sổ cái. Đối với các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến các đối tợng cần Bảng tổng hợp
chi tiết Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ (thẻ)chi tiết
Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính 2 3 1 6 4 7 7 5 8 8 7 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
từ số liệu ở bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.
* Chế độ kế toán mà Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn áp dụng nh sau:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. - Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán: VNĐ
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
- Phơng pháp khấu hao TSCĐ: Theo đăng ký 3 năm với Cục quản lý vốn và tài sản tại các doanh nghiệp.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Phơng pháp kê khai thờng xuyên. - Nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
- Sau mỗi kỳ kinh doanh (thờng cuối mỗi tháng) công ty lập báo cáo quyết toán gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo luân chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính....
2.2. Thực tế công tác kế toán
2.2.1. Kế toán thành phẩm
2.2.1.1. Kế toán chi tiết thành phẩm
- Kế toán chi tiết thành phẩm là công tác kế toán kết hợp giữa thẻ kho và phòng kế toán nhằm mụcđích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại thành phẩm cả về số lợng và giá trị.
- Việc quản lý thành phẩm luôn đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu về mặt chất lợng và số lợng nhằm tránh tình trạng hao hụt, mất mát hoặc hàng chất l- ợng kém, giảm giá trị. Vì vậy, kế toán thành phẩm, quản lý chi tiết thành phẩm cả về chất lợng và số lợng.
- Thủ tục nhập xuất.
Sản phẩm của công ty sau khi hoàn thành đợc kiểm tra chất lợng và đánh giá mức độ phù hợp. Sau khi kiểm tra các thành phẩm đủ tiêu chuẩn mới đợc nhập.
Phiếu nhập đợc lập thành 3 liên
+ Liên 1: Lu lại quyển dới phân xởng (kho)
+ Liên 2: Giao cho chủ kho để ghi sổ thành phẩm sau đó cuối tháng chuyển lên cho phòng kế toán để ghi sổ.
+ Liên 3: Phòng kinh doanh giữ để theo dõi tình hình của công ty.
Đơn vị: Địa chỉ:1 Phiếu nhập kho Ngày 1 tháng 4 năm 2007 Nợ: Có: Mẫu số 01-VT
Họ tên ngời giao hàng: Chị Thu Nhập tại kho :
TT Tên nhãn hiệu quy
cách ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo c/từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Màn hình Samsung chiếc 10 4.200.000 42.000.000 2 Màn hình LG 14" chiếc 10 6.800.000 68.000.000 3 Màn hình LG 17" chiếc 10 4.400.000 44.000.000
4 CPU Intel chiếc 10 5.600.000 56.000.000
Cộng 210.000.000
Bằng chữ: Hai trăm mời triệu đồng
Nhập, ngày 1 tháng 4 năm 2007
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng
* Thủ tục xuất khi thành phẩm:
Khi khách đến mua thành phẩm, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT, hóa đơn đợc lập làm 3 liên.
Thủ kho căn cứ vào số lợng, chủng loại sản phẩm ghi trên hóa đơn GTGT do khách hàng mang xuống để xuất kho thành phẩm.
Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn
biên bản kiểm kê tồn kho
Giờ ... ngày 30 tháng 4 năm 2006
Mẫu số 15K-BQ
Ông (bà) Hoàng Phụng Chinh Ông (bà): ủy viên
Tổ trởng kiểm kê: Ông (bà) ủy viên: Tổ kiểm kê: Ông (bà)
Phụ trách
TT Tên hàng hóa ĐVT Đơn giá Tồn sổ sách Tồn thực tế Thừa Thiếu
Kém
phẩm chất ứ đọng SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền
A B D E F G H I J K L M N O P Q 1 Màn hình LG 14" C 3.500.000 01 7.000.000 2 Màn hình LG 17" C 4.000.000 01 4.000.000 3 Màn hình LG 21" C 6.500.000 02 13.000.00 0 4 Màn hình LG 29" C 10.000.000 03 30.000.00 0
Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn Bảng thống kê TK 155 Thành phẩm Tháng 4 năm 2006 Số d đầu kỳ: 66.642.446 Diễn giải Ghi nợ TK 155/
Ghi có # Ghi có TK 1551/ ghi nợ # Số d đầu
kỳ Cộng nợ TK 632 Cộng có Quầy 19 700.035 700.035 45.821.361 Quầy 15 1.997.700 1.997.700 18.123.350 2.697.735 63.944.711 Ngày 5 tháng 5 năm 2006 Lập bảng Kế toán trởng Cửa hàng trởng 2.2.2. Kế toán quá trình bán hàng
2.2.2.1. Các vấn đề chủ yếu có liên quan đến quá trình bán hàng của doanh nghiệp doanh nghiệp
a. Thị trờng và bạn hàng chủ yếu của doanh nghiệp
Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn là một doanh nghiệp thơng mại nên tiêu thụ hàng hóa là hoạt động kinh doanh chủ yếu, nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Muốn hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì công ty phải có biện pháp đẩy mạnh và mở rộng thị trờng tiêu thụ.
Trong quá trình tiêu thụ, công ty đã sử dụng các phơng thức: bán buôn, bán lẻ và các hình thức nhận đại lý.
- Bán buôn: gồm có bán buôn qua kho và bán buôn chuyển thẳng. - Phơng thức bán buôn qua kho: thì cũng căn cứ vào điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hàng hoặc đơn vị chuyển hàng đến cho khách hàng, chi phí vận chuyển thờng do đơn vị chịu. Theo phơng thức này công ty có điều kiện theo dõi quản lý trực tiếp tình hình nhập-xuất- tồn cũng nh tình trạng bảo quản sản phẩm, hàng hóa, tránh đợc hiện tợng thất thoát.
- Bán buôn chuyển thẳng: Nhà cung cấp chính của công ty là các hãng Compag, Samsung, LG...
Do mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu là mặt hàng nhập ngoại.Trong khi đó, khách hàng của công ty ở các tỉnh, thành phố khác nhau, do đó khi hàng vền nếu xa kho của công ty mà gần địa điểm của khách hàng sẽ đợc vận chuyển thẳng về kho của khách hàng hoặc địa điểm do khách hàng qui định. Chi phí vận chuyển sẽ đợc thỏa thuận ghi rõ trong hợp đồng.
Chứng từ của nghiệp vụ bán hàng là hóa đơn bán hàng do phòng kế toán lập.
Ngoài ra, công ty còn tổ chức tiêu thụ hàng hóa nhận đại lý, ký gửi bán đúng giá, hởng hoa hồng.
Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa ở công ty cũng phát sinh các trờng hợp chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại.
+ Chiết khấu bán hàng: đợc phát sinh khi khách hàng thanh toán trớc hạn theo quy định khi thỏa thuận mua bán, hay có thể hiểu đây là một khoản thởng cho khách để khuyến khích việc thanh toán sớm của khách hàng.
+ Hàng bán bị trả lại: đối với hàng xuất bán không đúng hợp đồng, kém phẩm chất bị khách hàng từ chối trả lại thì công ty sẽ phải làm thủ tục nhận lại hàng.
- Bán lẻ tự chọn: theo hình thức này, khách hàng đến sẽ chọn đặt hàng mình ng ý nhất sau đó sẽ thanh toán tiền tại quầy cho nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ thu tiền và ghi sổ hàng. Chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ cũng là hóa đơn bán hàng do phòng kế toán lập và đợc lập cho mỗi nghiệp vụ bán lẻ phát sinh.
Đối với trờng hợp bán lẻ này khách hàng không yêu cầu ghi hóa đơn GTGT, do đó cuối ngày nhân viên bán hàng sẽ kiểm kê và cùng thủ kho tính ra số lợng hàng xuất bán trong ngày theo công thức:
Số lợng hàng bán ra trong ngày = Số lợng hàng tồn đầu ngày + Số lợng hàng nhập trong ngày - Số lợng hàng tồn cuối ngày Sau đó đối chiếu với kết quả kiểm kê nhân viên bán sẽ lập báo cáo bán hàng hàng ngày và chuyển báo cáo bán hàng với tiền bán hàng lên phòng kế toán. Kế toán lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền.
- Bán hàng qua mạng:
Phòng kinh doanh đợc chia thành 2 bộ phận: một bộ phận làm việc tại chỗ và một bộ phận hoạt động trên thị trờng (bộ phận tiếp thị).
Bộ phận làm việc tại chỗ chủ yếu giao dịch qua mạng bằng cách giới thiệu tính u việt, chất lợng, giá cả, mẫu mã của các mặt hàng của mình lên các trang web. Đối với công ty phơng thức bán hàng này nó đem lại lợng doanh thu không nhỏ hơn nữa đây là phơng thức bán hàng mới mẻ, nó đã thể hiện đợc tính năng và sự tiện ích của công nghệ thông tin.
b. Phơng pháp tính thuế GTGT mà kế toán đang áp dụng cho công ty là phơng pháp khấu trừ, do đó chứng từ bán hàng của công ty là hóa đơn GTGT có mẫu do Bộ tài chính ban hành. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT đợc lập thành 3 liên có nội dung kinh tế hoàn toàn giống nhau, chỉ khác là:
- Liên 2 giao cho khách hàng - Liên 3 dùng để thanh toán. * Kế toán thuế GTGT
+ Thuế GTGT là thuế tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lu thông đến tiêu dùng.
+ Đối tợng chịu thuế là hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng ở Việt Nam, ngoại trừ các đối tợng không chịu thuế GTGT (dịch vụ y tế, dạy học, các dịch vụ phục vụ vì lợi ích công cộng).
+ Đối tợng nộp thuế GTGT là các tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế (gọi chung là cơ sở kinh doanh) và tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa chịu thuế (gọi chung là ngời nhập khẩu).
+ Mức thuế suất VAT: Thuế suất 0% Thuế suất 5% Thuế suất 10%
Cuối tháng kế toán lên bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra. Dựa vào bảng kê này kế toán viên tờ khai thuế GTGT.
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào. Kế toán định khoản
Thuế GTGT đợc khấu trừ: Nợ TK 3331
Có TK 1331
2.2.2.2. Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng theo các phơng thức bán hàng bán hàng
a. Tài khoản sử dụng:
Để tiến hành hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phát sinh, Công ty TNHH Dịch vụ Điện tử Tin học Quốc Tuấn đã sử dụng các tài khoản
- Kết cấu:
+ Bên Nợ: Phản ánh các khoản điều chỉnh giảm doanh thu, phản ánh doanh thu tiêu thụ.
+ Bên Có: Phản ánh doanh thu bán hàng theo hóa đơn GTGT (giá cha thuế)
Tài khoản 511 không có số d cuối kỳ. Công ty mở các tài khoản cấp hai sau:
TK 5111: Doanh thu kinh doanh hàng hóa TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu khác
* Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại
- Nội dung: phản ánh trị giá của hàng đã bán nhng bị khách hàng trả lại
- Kết cấu:
+ Bên Nợ: Phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại + Bên Có: Kết chuyển giảm doanh thu bán hàng * Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán
- Nội dung: phản ánh giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán.
- Kết cấu:
+ Bên Nợ: Phản ánh số tiền giảm giá
+ Bên Có: Kết chuyển giảm doanh thu bán hàng