II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY
2. Công tác quản lý dự án tại công ty VINCO
Hiện nay, công tác quản lý thực hiện dự án đầu tư của Công ty VINCO đang áp dụng theo hình thức tự thực hiện.
Hình 2.6: Sơ đồ quy trình quản lý dự án công ty VINCO.
(Nguồn: Theo tài liệu phòng dự án)
Doanh nghiệp đặt hàng (thuê tư vấn) Công ty tiếp nhận ký hợp đồng Phòng dự án nghiên cứu lập đề cương Xử lý, chọn lọc, kiểm tra thông tin
Thu thập thông tin có liên quan
đến dự án Lập báo cáo nghiên
cứu khả thi
Chỉnh sửa theo yêu cầu của chủ đầu tư
Hòan thiện dự án trình phê duyệt
Chủ đầu tư trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt Phân tích kỹ thuật Phân tích tài chính Trình chủ đầu tư xem xét, góp ý
Các hoạt động quản lý dự án của công ty đều được xây dựng theo mô hình quản lý chất lượng tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000.
- Mỗi khi có một dự án triển khai sẽ có một người chỉ đạo, một người đôn đốc và một người thực hiện (chủ nhiệm dự án):
+ Người chỉ đạo thường là một phó Tổng giám đốc có trách nhiệm kiểm tra tình hình lập dự án sao cho dự án tuân thủ đúng mọi quy định của Nhà nước.
+ Người đôn đốc thường là trưởng hoặc phó phòng dự án, sau khi nhận được mệnh lệnh sẽ giải thích, truyền đạt cho người thực hiện và động viên thúc đẩy mọi thành viên của tổ dự án tích cực hoàn thành nhiệm vụ. Người đôn đốc còn có một nhiệm vụ rất quan trọng là phối hợp hài hòa các khâu, các bộ phận để cho quá trình lập dự án được diễn ra suôn sẻ. Khi có trục trặc xảy ra trong quá trình lập dự án người đôn đốc phải nhanh chóng phát hiện và đề ra phương án xử lý để xin ý kiến người chỉ đạo.
+ Người thực hiện có trách nhiệm đảm bảo cho các khâu của quá trình lập dự án diễn ra đúng tiến độ đảm bảo về chất lượng và số lượng. Khi gặp khó khăn người thực hiện phải nhanh chóng báo cáo lên cấp trên để được hướng dẫn và trợ giúp.
Có thể thấy, việc phân công quản lý, chỉ đạo như trên không theo một quy chuẩn nào. Những người được giao nhiệm vụ chỉ đạo, đôn đốc không có chuyên môn sâu về quản lý dự án. Là người của phòng ban khác khi có dự án được giao nhiệm vụ quản lý dự án mà thôi. Vì thế không có kỹ năng, nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm quản lý dự án đúng cách. Không đi vào quản lý từng nội dung của dự án, cũng như vấn đề nguồn lực của dự án mà chỉ quản lý theo cách đơn thuần, khi gặp khó khăn thì đề ra phương án xử lý và báo cho cấp trên, hoặc như khi nhận
nhiệm vụ thì truyền đạt lại cho người thực hiện và có biện pháp phối hợp các bộ phận thực hiện, mà không hề có một kế hoạch tổng quan nào.
Nguyên nhân của thực trạng trên là do cán bộ quản lý dự án của công ty chưa được đào tạo về chuyên môn, năng lực quản lý còn yếu.
- Mỗi dự án trước khi được triển khai sẽ đề ra một tiến độ dựa trên tình hình hoàn cảnh thực tế của mỗi dự án. Người chỉ đạo sẽ dựa trên bảng tiến độ đó để so sánh mức độ hoàn thành và kiểm tra kiểm soát các dự án. Việc kiểm soát gồm:
+ Xây dựng kế hoạch chất lượng cho mỗi dự án.
+ Các tài liệu chỉ dẫn cách thức thực hiện các công việc mà nếu thiếu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng.
+ Các quá trình hoạt động mới có ảnh hưởng đến chất lượng dự án được kiểm soát giám sát trong quá trình tiến hành.
Các cán bộ chuyên môn tham gia vào thực hiện quá trình lập dự án đều được quy định yêu cầu trình độ kinh nghiệm trong bản mô tả công việc của các vị trí tương ứng.
Trưởng phòng sẽ thường xuyên giám sát quá trình thực hiện các dự án về mặt tiến độ chất lượng thông qua các báo cáo hàng tuần hàng tháng và kiểm tra hiện trường định kỳ hoặc đột xuất.
- Công ty phải xem xét, tính toán toàn diện các khía cạnh kinh tế- kỹ thuật, điều kiện tự nhiên, môi trường xã hội, pháp lý...có liên quan đến quá trình thực hiện đầu tư, đến sự phát huy tác dụng và hiệu quả đạt được của công cuộc đầu tư, phải dự đoán các yếu tố bất định (sẽ xảy ra trong suốt quá trình kể từ khi thực hiện đầu tư cho đến khi các thành quả của hoạt động đầu tư kết thúc sự phát huy
tác dụng theo dự kiến trong dự án) có ảnh hưởng đến sự thành bại của công cuộc đầu tư. Chính vì vậy, khi nhận được bất cứ đơn đặt hàng nào của doanh nghiệp, một nhóm của Phòng dự án sẽ được giao nhiệm vụ tiến hành phân tích khả năng của khách hàng. Nếu thấy khách hàng là người có đủ năng lực, có khả năng về tài chính và hơn hết là phải có bầu nhiệt huyết với công việc sắp làm thì công ty mới bắt đầu tiến hành ký kết hợp đồng để giúp họ có thể biến ước mơ thành hiện thực.
Sau khi hợp đồng được ký kết, ý tưởng của chủ đầu tư sẽ được chuyển xuống Phòng dự án. Ngay sau khi biết đầy đủ về ý tưởng của chủ đầu tư, Phòng sẽ bắt tay vào việc nghiên cứu các cơ hội để tiến hành lập đề cương. Việc nghiên cứu cơ hội đầu tư nhằm tìm kiếm những cơ hội đầu tư thuận lợi. Một cơ hội đầu tư được coi là thuận lợi khi đảm bảo ba điều kiện: Đầu vào thuận lợi, đầu ra thuận lợi, và phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của chủ đầu tư.
Việc nghiên cứu cơ hội đầu tư dựa trên những căn cứ khác nhau:
- Chiến lược phát triển kinh tế xã hội, chính sách đầu tư của Nhà nước.
- Nhu cầu sản phẩm hàng hóa dịch vụ trong và ngoài nước, nhu cầu hiện tại và tương lai của sản phẩm đó.
- Sự phát triển của khoa học công nghệ, hạ tầng cơ sở, khả năng về vốn của một quốc gia.
Ngoài ra, Phòng còn nghiên cứu nhiều yếu tố khác như thái độ đối với người nước ngoài, tôn giáo, tác phong làm việc...
- Sau khi có được những thông tin cần thiết, Phòng sẽ lập đề cương sơ bộ để phân việc cho từng tổ, cá nhân trong Phòng. Ngoài ra, Phòng cũng lên kế hoạch thuê chuyên gia hay các công ty tư vấn khác đảm nhiệm những phần việc không thuộc lĩnh vực chuyên môn của Công ty. Các nhóm sẽ tìm kiếm, thu thập và xử lý những thông tin và báo cáo cho Trưởng phòng. Trưởng phòng sẽ tổng hợp thông tin, báo cáo lên Ban Giám đốc. Ban Giám đốc sẽ tiến hành một cuộc họp để đánh giá công việc. Nếu thấy tình hình không khả quan (ví dụ như giá bán của sản phẩm thấp trong khi giá nguyên vật liệu lại rất cao...), thì cùng tìm ra cách giải quyết. Còn trong điều kiện mọi thông tin đều thuận lợi, thì sẽ thông qua để tiếp tục công việc lập và quản lý dự án.
- Vì những dự án mà Công ty thực hiện chủ yếu là dự án nhóm B nên công ty thường bỏ qua giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi mà đi ngay vào quá trình lập báo cáo khả thi.
Nội dung chủ yếu của nghiên cứu khả thi mà phòng dự án thực hiện bao gồm các khía cạnh kinh tế vi mô và vĩ mô, quản lý và kỹ thuật. Những khía cạnh này ở các dự án của các ngành khác nhau đều có những đặc thù riêng. Tuy nhiên, việc xem xét các khía cạnh này đối với dự án công nghiệp và xây dựng là phức tạp hơn cả. Trong các khâu của dự án, Phòng luôn coi tình hình kinh tế tổng quát là nền tảng của dự án đầu tư. Nó thể hiện khung cảnh đầu tư, có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển và hiệu quả kinh tế tài chính của dự án. Quá trình nghiên cứu thị trường giúp Phòng dự án xác định được các yếu tố về:
- Thị trường cung cầu sản phẩm và dịch vụ mà dự án dự kiến sản xuất và cung cấp tại thời điểm hiện tại, tiềm năng phát triển của thị trường này trong tương lai.
- Các biện pháp khuyến thị và tiếp thị cần thiết giúp cho việc tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ của dự án.
- Khả năng cạnh tranh của sản phẩm so với các sản phẩm cùng loại có sẵn và các sản phẩm có thể được sản xuất sau này.
Sau khi nghiên cứu khía cạnh thị trường, Phòng dự án sẽ phải xác định dự án có khả thi về mặt thị trường hay không.
Phân tích kỹ thuật là tiền đề cho việc phân tích mặt kinh tế tài chính các dự án đầu tư. Không có số liệu của phân tích kỹ thuật thì không thể tiến hành phân tích mặt kinh tế tài chính tuy rằng các thông số kinh tế có ảnh hưởng quyết định đến kỹ thuật. Các dự án không khả thi về mặt kỹ thuật sẽ phải được bác bỏ để tránh những tổn thất trong quá trình đầu tư. Phân tích kỹ thuật là công việc phức tạp đòi hỏi phải có các chuyên gia kỹ thuật chuyên sâu về từng khía cạnh kỹ thuật của dự án. Chi phí nghiên cứu mặt kỹ thuật chiếm tới trên dưới 80% chi phí nghiên cứu lập dự án của công ty VINCO.
Tùy thuộc vào từng dự án cụ thể mà nội dung phân tích có mức độ phức tạp khác nhau. Dự án càng lớn thì các vấn đề kỹ thuật càng phức tạp, càng cần xử lý nhiều thông tin.
Phân tích và quản lý tài chính là một nội dung kinh tế quan trọng trong quá trình lập dự án của công ty VINCO, nhằm đánh giá tính khả thi của dự án về mặt tài chính. Kết quả của quá trình phân tích này là căn cứ để Công ty tư vấn cho chủ đầu tư quyết định có nên đầu tư hay không.
Tính toán tổng vốn đầu tư có ý nghĩa rất quan trọng với tính khả thi của dự án. Nếu vốn đầu tư dự tính quá thấp, dự án không thực hiện được. Ngược lại, nếu dự tính quá cao sẽ không phản ánh được chính xác hiệu quả tài chính của dự
án. - Khi xác định tổng mức vốn đầu tư của từng dự án cụ thể, Công ty phải dựa vào quy mô của dự án, loại sản phẩm sẽ sản xuất ra. Bên cạnh đó, không thể bỏ qua việc căn cứ vào định mức mà Nhà nước quy định như định mức về tiêu hao nguyên vật liệu, định mức chi phí thiết kế công trình xây dựng và định mức tư vấn đầu tư và xây dựng...như quy định trong Quyết định số 12/2001/QĐ- BXD ngày 20/07/2001 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc ban hành định mức chi phí thiết kế công trình xây dựng; Quyết định số 15/2001/QĐ- BXD ngày 20/07/2001 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng về việc ban hành định mức chi phí tư vấn đầu tư và xây dựng...
Các báo cáo tài chính giúp cho chủ đầu tư thấy được tình hình hoạt động tài chính của dự án. Đồng thời đây là nguồn số liệu quan trọng giúp cho việc tính toán, phân tích các chỉ tiêu phản ánh về mặt tài chính của dự án. Đây là cơ sở để chủ đầu tư quyết định có nên đầu tư hay không.
Sau khi đã hoàn thành xong dự án, Phòng dự án sẽ trình chủ đầu tư xem xét và duyệt qua. Nếu thấy cần thiết phải sửa đổi, bổ sung thì Phòng sẽ tiếp tục nghiên cứu và chỉnh sửa lại cho hợp lý. Về mặt lý thuyết, việc lập báo cáo khả thi của công ty VINCO đã hoàn thành. Tuy nhiên, công ty còn phải tư vấn cho chủ đầu tư trong việc trình dự án lên các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, cho đến khi dự án được phê duyệt và cấp ưu đãi đầu tư. Nếu chủ đầu tư có yêu cầu tư vấn nguồn tài chính cho dự án thì Công ty phải tiến hành thêm các bước như lập hồ sơ vay vốn trình các tổ chức tín dụng như: Quỹ hỗ trợ phát triển hay các Ngân hàng thương mại.
3. Những thành tựu đạt được trong công tác quản lý dự án của công ty VINCO.
Về công tác lập dự án:
- Trong những năm qua, công ty đã thực hiện được nhiều dự án. Đa số dự án của công ty lập đều được tỉnh phê duyệt, cấp ưu đãi đầu tư và được các ngân hàng cho vay vốn để đầu tư sản xuất kinh doanh. Các dự án đã đi vào hoạt động đều đạt được kết quả khả quan. Ví dụ như:
+ Dự án Á Châu: với số vốn đầu tư gần 35 tỷ, đã được tỉnh Phú Thọ phê duyệt, được ngân hàng Đầu tư và phát triển chi nhánh tại tỉnh Phú Thọ cho vay vốn. Dự án đã đi vào vận hành sản xuất và có lãi.
+ Dự án sản xuất bao bì an toàn thực phẩm Thắng Hiền: Tổng vốn đầu tư là 30 tỷ đồng. Dự án đã được tỉnh Nam Định phê duyệt, cấp ưu đãi đầu tư, được Ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn tỉnh Nam Định cho vay vốn.
- Thời gian lập dự án của công ty ngày càng được rút ngắn. Khi mới thành lập, công ty VINCO đã rất khó khăn trong quá trình thu thập và xử lý các thông tin cần thiết cho dự án. Một ví dụ đơn giản là các số Công báo, một phương tiện công bố những văn bản pháp luật mới, tuy rất phổ biến với các doanh nghiệp Nhà nước nhưng để tìm mua được đầy đủ đối với doanh nghiệp tư nhân cũng rất khó khăn. Trải qua quá trình phát triển, cùng với kinh nghiệm thu được trong những năm qua, việc tìm và xử lý thông tin được thuận lợi hơn nhiều so với trước. Vì vậy, công ty đã rút ngắn được thời gian lập dự án từ 12- 14 tháng xuống còn 9- 10 tháng.
- Trình độ của cán bộ làm công tác dự án trong công ty ngày càng được nâng cao cả về lý thuyết và kinh nghiệm thực tế. Công ty luôn khuyến khích cán bộ công nhân viên của mình, đặc biệt là cán bộ làm công tác lập dự án học hỏi, trau dồi kiến thức, cử cán bộ dự án đi học các lớp nghiệp vụ, dự các cuộc hội thảo... để cập nhật thông tin, nắm bắt những thay đổi để có sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế.
- Thị trường của công ty ngày càng được mở rộng, công ty đã tạo được vị thế và uy tín trên thị trường. Trước đây công ty chỉ nhận được những dự án có vốn đầu tư nhỏ, chủ yếu ở các vùng lân cận Hà Nội như Sóc Sơn, Hà Tây, Nam Định...nhưng nay thị trường của công ty đã mở rộng ra các tỉnh phía Bắc như Phú Thọ, Thái Nguyên, Bắc Kạn, Quảng Ninh, Lai Châu...uy tín của công ty cũng nâng cao, nhiều chủ đầu tư đã tìm đến nhờ công ty tư vấn lập dự án, hầu như công ty không phải tìm kiếm khách hàng như những năm mới đi vào hoạt động.
Từ những thành tựu trong công tác lập dự án của công ty có thể thấy công tác quản lý dự án của công ty đã đạt được nhiều hiệu quả. Tuy nhiên cũng gặp không ít khó khăn trong việc lập dự án cũng như quản lý dự án.