Phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình đưa tin và ngôn ngữ trong phỏng vấn là một yếu tố truyền đạt thông tin hiệu quả trong quá trình đó. Để có thể đạt hiệu quả giao tiếp, ngôn ngữ dùng trong trả lời phỏng vấn cần phải chính xác, rõ ràng, mạch lạc, chân thực và mang tính biểu cảm. Những yêu cầu này trong ngô ngữ sẽ giúp cho ứng viến tạo được niềm tin với ban giám khảo và nâng cao hiệu quả phỏng vấn.. Để đạt những yêu cầu trên, người đi phỏng vấn cần vận dụng thành thạo linh hoạt các quy tác ngữ pháp, trọng âm...Tuy nhiên, trong phần này, chúng tôi chỉ trình bày các dạng câu hỏi và những điều cần lưu ý khi tra lời phỏng vấn tuyển dụng chứ không đề cập đến ngôn ngữ khi trả lời phỏng vấn.
2.4.1. Các dạng câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn.
Thông thường, trong một buổi phỏng vấn tuyển dụng sẽ bao gồm 2 dạng câu hỏi chính:
- Câu hỏi đánh giá chuyên môn: Đây là những câu hỏi về lính vực hay kiên thức mà ứng viên đã được học ở trường hay kinh nghiệm chuyên môn từ những lần làm việc trước đó. Nếu muốn trả lời tốt những câu hỏi này, ứng cần phải học và nắm chắc kiến thức trước khi tham dự phỏng vấn.
Ví dụ: Đối với sinh viên mới ra trường, nhà tuyển dụng có thể hỏi một số câu hỏi như::
- Tại sao bạn lại chọn học ngành đó? Nói cho chúng tôi những điều về chuyên ngành của bạn?
- Bạn có thể sử dụng phần mềm x/ sử dụng máy tính thành thaọ hay không?...
Đối với vị trí tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng:
- Tại sao anh chị lại ứng tuyển vào vị trí nhân viên hành chính văn phòng? - Trách nhiệm của một nhân viên văn phòng là gì?
- Theo anh chị, những kĩ năng quan trọng nhất đối với nhân viên hành chính văn phòng là gì?
- ISO 9001 là gì? Làm thế nào để áp dụng ISO 9001 cho nhân viên hành chính văn phòng
Sau khi hỏi những câu hỏi trên, nhà tuyển dụng có thể hỏi thêm những câu hỏi chi tiết hơn về vấn đề đó để khai thác thông tin về kiên thức của người được phỏng vấn.
- Câu hỏi đánh giá kĩ năng: Đây là những câu hỏi nhà tuyển dụng đặt ra để đánh giá những kĩ năng của ứng viên như kĩ năng ứng xử, kĩ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc.... Câu hỏi đánh giá kĩ năng thường chia làm một số dạng câu hỏi chính:
+ Câu hỏi mang tính giả thuyết: Chúng có dang: Nếu...thì...., Giả sử...Đây là những tình huống được đưa ra để đánh giá khả năng giải quyết tinhg huống.
Ví dụ: Nếu bạn được tuyển dụng vào vị trí này, thì việc đầu tiên bạn làm là gì? - Nếu có khách đến đòi gặp lãnh đạo nhưng lãnh đạo bận và dặn không tiếp khách, bạn sẽ trả lời vị khách đó như thế nào?
+ Câu hỏi trực tiếp:
Ví dụ: Trong sơ yếu lí lịch anh chị có ghi mình là người có kĩ năng làm việc nhóm, điều đó thể hiện thế nào?
- Cho chúng tôi biết nguyên tắc làm việc của anh chị? - Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng anh chị?
- Câu hỏi áp lực: Có một số nhà tuyển dụng sẽ có ý gây khó chịu hay áp lực cho ứng viên để xem họ phản ứng như thế nào. Ví dụ: cố ý tỏ thái độ khó chịu, hỏi những câu hỏi cộc lốc hoặc chứa nhiều hàm ý....Nhiều người cho rằng những câu hỏi kiểu này đến từ những người khó tính và chúng ta không nên làm việc cho
những người như vậy. Tuy nhiên, qua những câu hỏi áp lực này thì ứng viên sẽ bộc lộ khả năng rõ ràng và chính xác hơn là đưa ra câu hỏi và trả lời thông thường.
Trên đây chỉ là một số dạng câu hỏi điển hình để đánh giá kĩ năng mà ững viên thường gặp trong quá trình phỏng vân xin việc. Do phạm vi đề tài có hạn nên chúng tối không đề cập đầy đủ mọi dạng câu hỏi mà chỉ nói tới một phần phổ biến nhất khi ứng viên tham gia tuyển dụng.
2.4.2. Cách trả lời phỏng vấn tuyển dụng.:
Trong một buổi phỏng vấn sẽ có rất nhiều câu hỏi dành cho ứng viên và tất nhiên chúng ta không thể chuẩn bị trước rồi học thuộc lòng những câu hỏi đó. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao câu trả lời nếu như nó rõ ràng, tự nhiên và thực tế. Nhưng trước khi có câu trả lời, các ứng viên cần phải hiểu nhà tuyển dụng muốn gì. Thông thường, các loại câu hỏi dù ở hình thức nào đều xoay quanh việc tìm thông tin những nội dung sau: Kỹ năng nghề nghiệp (ứng viên có phù hợp với nhu cầu của công ty hay không?); Những yếu tố thúc đẩy ứng viên trong quá trình công tác (Bạn có yêu thích công việc hay không và điều gì tạo nên điều đó, bạn có gắn bó với công việc hay không…); Kinh nghiệm làm việc và khả năng hoà nhập của ứng viên
Hiểu được những yêu cầu trên, mỗi ứng viên sẽ có cách trả lời hợp lý nhất đối với từng câu hỏi đưa ra. Sau đây, chúng tôi xin trình bày cách trả lời phỏng vấn tuyển dụng, những điều nên và không nên.
* Những điều nên làm khi trả lời phỏng vấn.
- Điều chỉnh giọng nói và âm điệu nói phù hợp với người phỏng vấn: Không nói lí nhí trong cổ họng đẻ không ai nghe được, nhưng cũng không nói quá to làm ảnh hưởng đến người khác và tạo ấn tượng không tốt. Nên giữ giọng nói vừa phải, thể hiện sự lịch sự, nhã nhặn
- Câu trả lời đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, đúng chủ đề và nên có ví dụ dẫn chứng. Đó có thể là những ví dụ về thành tích, thách thức và thành công của ứng viên trong quá trình học tập và làm việc..
- Không ngắt lời nhà tuyển dụng.
- Ngoại trừ việc hỏi lại câu hỏi nếu cần thiết, nên tránh hỏi nhiều, tối đa là vài câu hỏi ngắn gọn trong một buổi phỏng vấn vì đây là khoảng thời gian nhà tuyển dụng khai thác thông tin. Khi hỏi lại câu hỏi, ứng viên cần dùng câu nói lịch sự và
nhã nhặn. Ví dụ: “Tôi không chắc mình có thể hoàn toàn hiểu câu hỏi, anh/ chị có thể diễn đạt lại được không ạ?” Chính vì vậy, điều cần thiết là bạn phải biết lắng nghe và thể hiện rằng mình đang lắng nghe họ nói.
- Khi trả lời phải luôn nhớ về phần mô tả công việc và trả lời theo hướng nêu lên những đặc điểm liên quan đến công việc. Ví dụ: Khi họ hỏi về điểm mạnh của bạn là gì thì ứng viên nên trả lời những điểm mạnh liên quan đến yêu cầu cụ thể của công việc và có ví dụ minh hoạ.
- Sau khi nghe câu hỏi, chúng ta nên suy nghĩ rồi hãy trả lời để chọn từ ngữ và câu nói phù hợp, tránh trả lời ngay.
- Cần chú ý tới thái độ và sự phản ứng của nhà tuyển dụng bằng những câu hỏi như: Liệu tôi đã cung cấp đầy đủ thông tin chưa ạ? hoặc Liệu tôi đã đưa ra được những thông tin mà ông/ bà càn chưa ạ?
*. Những điều không nên làm khi trả lời câu hỏi:
- Không nên nói những điều mà mình không biết chắc về công ty: Những người phỏng vấn là người nắm chắc hoạt động, tổ chức của cơ quan hơn ai hết nên những vấn đề này nếu không chắc chắn thì bạn không nên nói và không thể hiện sự tán dương họ một cách thái quá.
- Không nên nói quá nhiều, nói dài dòng và nói lan man
- Không nói dối: Ứng viên nên đưa ra câu trả lời một cách trung thực. Khi trả lời câu hỏi, chúng ta có thể xê dịch sự thật theo hướng tích cực và có lợi cho bạn nhưng không thể thay đổi hoàn toàn thực tế.
- Khi nhà tuyển dụng đang nói thì không được chuyển chủ đề, không cắt ngang lời nói, không được đặt câu hỏi liên tục và không cười đùa một cách vô ý thức.
- Không đưa ra câu trả lời với vẻ do dự, đắn đo vì điều này thể hiện sự không tự tinn và không kiên định.
- Khí nói chuyện không nên dùng động tác để phụ hoạ cho lời nói.
- Không được dựa dẫm vào người có quyền thế (Ví dụ: Tôi có quan hệ mật thiết với anh X. trong công ty) vì cách nói này không chứng tỏ được điều gì về khả năng của bản thân.
- Không nên trả lời qua loa các câu hỏi vầ chỉ trả lời có hoặc không. Ngược lại, bạn nên cung cấp thông tin rõ ràng và đầy đủ để nhà tuyển dụng có thể hiểu bạn rõ hơn.
- Không chỉ trích ông chủ/ nơi làm cũ và không để lộ những bí mật của họ:
Đối với sinh viên, nếu lần đầu tiên đi làm, chúng ta không nên chê bai giáo viên hay ngành học ở trường. Nhà tuyển dụng sẽ cho bạn là người kén chọn và nghi ngờ về lòng trung thành của bạn.
- Không nên vội vàng hỏi nhà tuyển dụng về lương, thưởng: Vì đây là khoảng thời gian ứng viên đang trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng trả lời. Nếu ứng viên đề cập tới chuyện này quá sớm, họ nghĩ rằng người đó chỉ chú ý đến tiền. Nếu nhà tuyển dụng có hỏi về lương, chúng ta nên tránh đưa ra con số cụ thể về tiền lương mà thay vào đó là câu tả lời cho thấy chúng ta đang cẩn cơ hội nghề nghiệp hơn vấn đề về lương. Việc thoả thuận lương thưởng ứng viên sẽ có cơ hội trao đổi với họ khi tiến hành kí kết hợp đồng lao động.
- Nếu có những câu hỏi nhà tuyển dụng đưa ra khiên bạn không hài lòng thì bạn không được dùng lời nói không lịch sự để nói lại. Bạn cần phải từ chối bằng thái độ nhẹ nhàng lịch sự.