Để theo dõi chi phí bán hàng trong kỳ, kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu chi ( mẫu số 01- VT)
- Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán lẻ
Và các chứng từ có liên quan khác: Bảng kê thanh toán tiền vận chuyển sản phẩm...
2.3.1.2. Thủ tục kế toán
Cuối ngày, kế toán căn cứ vào phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT kế toán tiến hành nhập liệu vào máy tính, sau đó máy sẽ tự động kết xuất ra các số liệu vào các sổ cái TK 641, sổ chi tiết TK 641 và các chứng từ ghi sổ tương ứng.
Ví dụ:
Trong tháng 3 năm 2010 có nghiệp vụ phát sinh như sau: Đ/c Trung thanh toán tiền tiếp khách : 200.000 đồng.
Kế toán căn cứ vào hoá đơn, giấy đề nghị thanh toán tiền tiếp khách đã có sự phê duyệt của lãnh đạo Xí nghiệp rồi tiến hành viết phiếu chi. Phiếu chi được viết thành 3 liên do kế toán thanh toán viết( viết tay, đặt giấy than viết 1 lần)
Liên 1: Lưu ở bộ phận kế toán
Liên 2, 3: giao cho thủ quỹ Ký nhận và chi tiền sau đó thủ quỹ dữ lại liên 2 làm căn cứ ghi sổ và giao liên 3 cho người nhận tiền.
Mẫu Số 2.4c:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 05 tháng 3 năm 2010
Mẫu số: 01/GTKT-3LL ED/2010-T
0075188
GV: TS Lê Kim Ngọc - 45 - SV: Nguyễn Thị Thu Hương
Công ty CP 26 PHIẾU CHI
Xí nghiệp 26.3 Số: 03 Nợ TK: 641
Có TK: 111 Ngày 07 tháng 03 năm 2010
Họ, tên người nhận tiền: Đ/c Trung Địa chỉ: Ban tổ chức sản xuất.
Lý do chi: Thanh toán tiền tiếp khách Số tiền: 200.000 đồng
Viết bằng chữ: Hai trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Giám đốc
( ký, họ tên )Kế toán trưởng ( ký, họ tên )Người lập phiếu
Đơn vị bán hàng: Công ty LD kháh sạn TNHH Hà Nội Hotel
ĐC: D8 Giảng Võ - Ba Đình - Hà Nội
Số tài khoản:... Điện thoại:………MST: 0100145591
Hộ tên người mua hàng:... Tên đơn vị: Công ty cổ phần 26 - BQP
Địa chỉ: Khu công nghiệp Sài Đồng - Phường Phúc Đồng – Q. Long Biên – Hà Nội Số tài khoản:... Hình thức thanh toán: TM MST: 0100108818
TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Tiếp khách 181.818
Cộng tiền hàng: 181.818
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 18.182
Tổng cộng tiền thanh toán 200.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
( Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Sau khi có hoá đơn tiếp khách thì người nhận thanh toán làm giấy đề nghị thanh toán trình Tổng giám đốc và kế toán trưởng xin duyệt thanh toán.
Mẫu số 2.25
GV: TS Lê Kim Ngọc - 46 - SV: Nguyễn Thị Thu Hương
Công ty CP 26 PHIẾU CHI
Xí nghiệp 26.3 Số: 03 Nợ TK: 641
Có TK: 111 Ngày 07 tháng 03 năm 2010
Họ, tên người nhận tiền: Đ/c Trung Địa chỉ: Ban tổ chức sản xuất.
Lý do chi: Thanh toán tiền tiếp khách Số tiền: 200.000 đồng
Viết bằng chữ: Hai trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Giám đốc
( ký, họ tên )Kế toán trưởng ( ký, họ tên )Người lập phiếu Công ty Cổ phần 26
Xí nghiệp 26.3
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Họ và tên : Trần Hoàng Trung Đơn vị : Ban tổ chức sản xuất
Số tiền: 200.000 đ (Hai trăm nghìn đồng chẵn) Lý do: Thanh toán chi phí tiếp khách hàng.
Duyệt Phụ trách bộ phận Ngày 06 tháng 3 năm 2010
Mẫu số 2.26:
Cuối ngày hoặc định kỳ kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành nhập liệu vào máy, quá trình nhập liệu được mô tả như sau:
Công ty CP 26 PHIẾU CHI
Xí nghiệp 26.3 Số: 03 Nợ TK: 641
Có TK: 111 Ngày 07 tháng 03 năm 2010
Họ, tên người nhận tiền: Đ/c Trung Địa chỉ: Ban tổ chức sản xuất.
Lý do chi: Thanh toán tiền tiếp khách Số tiền: 200.000 đồng
Viết bằng chữ: Hai trăm nghìn đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Giám đốc
( ký, họ tên )Kế toán trưởng ( ký, họ tên )Người lập phiếu ( ký, họ tên )Người nhận tiền
Từ màn hình nhập liệu của ADSOFT, vào "Nhập dữ liệu phát sinh". Tại ô chứng từ: Nhập "PC"- Phiếu chi tiền mặt.
Tại số chứng từ: Nhập số chứng từ Ngày chứng từ: Nhập ngày chứng từ. Diễn giải: Nội dung kinh tế của nghiệp vụ. TK nợ: TK641
Mã khách hàng: Nhập đối tượng chịu chi phí: GVAI – Xưởng giày vải. TK có: TK 1111
Thành tiền: 200.000 Các ô còn lại bỏ trống.
Màn hình nhập liệu được mô tả như sau:
Do Xí nghiệp chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng, sản xuất đến đâu là tiêu thụ đến đó mà sản lượng sản phẩm tiêu thu là lớn là ổn định, sản phẩm tồn kho cuối kỳ là rất ít. Vì vậy, xí nghiệp không phải tiến hành phân bổ chi phí bán hàng cho thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
Trong phạm vi chuyên đề này em xin giới thiệu một số mẫu sổ sau: