II. HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU ỦY THÁC Ở CƠNG TY
5. Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác (hay cịn gọi là hợp đồng nội)
* Thời hạn và địa điểm giao hàng - điều kiện giao nhận:
Thời hạn giao hàng được quy định trên cơ sở việc chuẩn bị hàng hố xuất khẩu của bên A như thế nào, và cĩ thể giao trong khoảng thời gian nào trong tương lai, như vậy sẽ được ghi vào hợp đồng ngoại.
Địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phịng.
* Điều kiện thanh tốn: banửg L/C trả ngay khơng huỷ ngang. * Điều kiện khiếu nại trọng tàu.
* Điều kiện bất khả kháng.
5. Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác (hay cịn gọi là hợp đồng nội) đồng nội)
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại xong, cơng ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội, các điều khoản của hợp đồng nội và hợp đồng ngoại cĩ mối liên quan chặt chẽ với nhau, cho nên việc ghi thiếu, hoặc bỏ qua mà khơng xem xét cẩn thận, đối chiếu với bản hợp đồng ngoại, đến khi xẩy ra tranh chấp thì sẽ rất nguy hại và làm mất uy tín cho Cơng ty, cho nên bản hợp đồng phải đề cập đến mọi vấn đề.
Cơng ty TOCONTAP sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội với bên uỷ thác.
Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu của Cơng ty TOCONTAP ký kết với bên uỷ thác được làm bằng văn bản do cơng ty soạn thảo trên cơ sửa được xem xét một cách kỹ lưỡng cẩn thận, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán, giao dịch trước đây. Hợp đồng nội là một cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm của hai bên.
Thơng thường nội dung của một hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu của Cơng ty TOCONTAP như sau
Phần đầu của hợp đồng ghi rõ tên của đơn vị uỷ thác, địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản tiền Việt Nam , tài khoản ngoại tệ do ai làm đại diện ký kết thơng thường bên uỷ thác được gọi tắt là bên A. Cịn về phía cơng ty thường được ghi.
Cơng ty xuất nhập khẩu tạp phẩm – TOCONTAP. Địa chỉ: 36 Bà Triệu – Hà Nội.
Điện thoại: 84 – 4 – 82536618 84 – 4 – 8253619 Fax: 84 - 4 – 8253614.
Số tài khoản 361.11.000.005 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và được gọi tắt là bên B.
Điều 1: Tên hàng số lượng, đơn giá, trị giá: giá cả thường được viết là
USD/CVR Hải Phịng hoặc USD/POB Hải Phịng và được ghi rõ giá của từng đơn vị hàng hố và tổng trị giá của chúng.
Điều 2: Quy cách phẩm chất.
Thường được quy định dựa vào mẫu mã và được quy định một cách chặt chẽ nhằm ràng buộc trách nhiệm của bên uỷ thác về chất lượng của hàng hố để giữ vững uy tín và hình ảnh của cơng ty, ở điều khoản này được ghi như sau:
- Bên A phải giao hàng theo đúng quy cách, theo mẫu bên B xác nhận. - Trước khi xác nhận lượng sản xuất, bên A phải giữ cho bên B 02 sản phảm mẫu để xác nhận mẫu hàng. Bên B phải chịu trách nhiệm cả về số lượng và chất lượng hàng hố tới tay khách hàng nước ngoài.
Điều 3: Bao bì đĩng gĩi, ký mã hiệu.
Thường được quy định tuỳ thuộc vào hợp đồng ngoại mà bên B đã ký với khách hàng nước ngoài, ví dụ:
- Bao bì đĩng gĩi: phụ lục với tiêu chuẩn xuất khẩu.
- Kỹ mã hiệu: mỗi một hộp phải cĩ etickét đính kèm. Nội dung etickét sẽ do bên B cung cấp cho bên A.
+ Trên mỗi kiện hàng phải ghi bằng mực khơng phai như sau: - Một mặt: (nơi đến).
- Một mặt: kiện số, mã hàng, sốlượng, trọng lượng.
Điều 4: Phương thức giao hàng.
Nội dung của nĩ thường là sự xác định thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thơng báo giao hàng. Trong hoạt động được quy định như:
+ Thời hạn giao hàng: từ ngày…. tháng…..đến ngày…..tháng….. + Địa điểm giao hàng tại kho bên B chủ định tại Hải Phịng (tại phân xưởng, trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác).
+ Phương thức giao hàng: hàng được giao nguyên đai, nguyên kiện. + Thơng báo giao hàng: Bên A cĩ trách nhiệm thơng báo cho bên B trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax hoặc bên B cĩ trách nhiệm thơng báo cho bên A trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax (trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác).
Điều 5: Phí uỷ thác.
Trong trường hợp này thơng thường quy định phí uỷ thức và tất cả các loại chi phí khác cĩ thể phát sinh. Trong điều khoản này thơng thường tuỳ vào từng lơ hàng mà cơng ty tính phí uỷ thác và các chi phí khác một cách khác nhau. Nếu lơ hàng cĩ giá trị lớn thì phí suất uỷ thác nhỏ. Nhưng thơng thường thì mức phí uỷ thác là 1% trị giá lơ hàng chưa kể các chi phí khác.
Điều 6: Thanh tốn.
Thơng thường trong điều kiện này hai bên xác định trước những vấn đề về đồng tiền thanh tốn, thời hạn trả tiền, phương thức trả tiền và điều kiện đảm bảo hối đối được quy định quy định như sau:
Bên A sẽ thanh tốn cho bên B phí uỷ thác nhập khẩu trước khi làm thủ tục nhập hàng (hoặc trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác là ngay sau khi nhận được báo cáo của ngân hàng trong vịng 7 ngày bên B sẽ thanh tốn bằng VNĐ theo tỷ giá của NHNT tại thời điểm thanh tốn cho bên A tồn
bộ số tiền bằng séc hoặc tiền mặt sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu, thơng thường là 0,5 – 2% trên tổng trị giá hợp đồng).
Điều 7: Trách nhiệm của mỗi bên.
Trách nhiệm của mỗi bên thơng thường được hai bên thoả thuận và ghi trong hợp đồng. Đây là điều khá quan trọng ràng buộc trách nhiệm trực tiếp của hai bên, nếu như vi phạm thì theo Thơng tư số 18/1998/TT – BTM sẽ đưa ra tồ án kinh tế để giải quyết và được quy định rõ ràng trách nhiệm của từng bên.
- Bên A: Thống nhất với bên B về chi tiết các điều khoản của hoạt động ngoại trước khi bên B ký với khách hàng nước ngoài.
Phải đảm bảo tuyệt đối về quy cách, phẩm chất, bao bì đĩng gĩi và thời hạn giai hàng đúng như quy định trong hợp đồng và phải chịu hoàn tồn trách nhiệm về số lượng, quy cách, phẩm chất, bao bì đĩng gĩi tới tay khách hàng nước ngoài nếu khơng phải hoàn tồn chịu trách nhiệm.
Thanh tốn đầy đủ, đúng hạn các khoản chi phí uỷ thác.
Cùng bên B hồn thành về nhận hàng và chịu mọi chi phí phát sinh như kiểm hố, hải quan, giám định và các chi phí trực tiếp khác (nếu cĩ).
Chịu trách nhiệm nộp thuế XNK nếu cĩ, theo thơng báo thuế của hải quan.
Nếu cĩ khiếu nại thì phải cùng bên B thương lượng, giải quyết với khách hàng nước ngoài trong thời gian quy định và tự chịu bồi thường toàn bộ mọi thiệt hại cùng mọi chi phí cĩ liên quan.
Trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác thì bên A phải hợp tác cùng bên B làm các thủ tục khiếu nại (nếu cĩ) trong vịng 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, cĩ xác nhận của TOCONTAP. Nếu quá thời hạn bên B khơng chịu trách nhiệm.
- Bên B: Thay mặt bên A giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài và thống nhất với bên A các điều khoản của hợp đồng ngoại.
Đơn đốc theo dõi khách hàng nước ngồi giao hàng đúng thời hạn, thơng báo cho bên A và cùng bên A chuẩn bị đầy đủ các thủ tục nhận hàng và giao hàng đúng thời hạn cho bên A.
Tiến hành hợp tác, giải quyết và làm các thủ tục khiếu nại (nếu cĩ) kịp thời.
Thương lượng và đấu tranh tích cực với khách hàng nước ngồi để bảo vệ quyền lợi của người uỷ thác.
Được hưởng phí hoa hồng nhập khẩu nĩi trên.
Điều 8: Thanh lý hợp đồng.
Hai bên cĩ trách nhiệm thanh lý hợp đồng trong vịng 10 ngày sau khi thanh lý xong tồn bộ lơ hàng.
Điều 9: Cam kết chung.
Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh và đẩy đủ các điều khoản của hợp đồng này. Mỗi sự thay đổi đều phải làm bằng văn bản cĩ xác nhận của hai bên mới cĩ giá trị .
Trong qúa trình thực hiện nếu cĩ tranh chấp xảy ra, hai bên cùng nhau thương lượng, giải quyết, nếu khơng tự giải quyết được thì bên bị thiệt hại cĩ quyền đưa ra tồn án kinh tế. Phán quyết của tồn án kinh tế cĩ giá trị bắt buộc đối với hai bên.
Hợp đồng cĩ hiệu lực từ ngày ký đến khi hai bên hồn thành mọi nghĩa vụ của mình. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản cĩ giá trị như nhau.